Fragen Sie sich auch woran Sie merken, dass Sie ein Intranet benötigen? Bei der Beantwortung genau dieser Frage helfen Ihnen die folgenden 12 Aspekte.
Sie möchten darüber hinaus mehr über den aktuellen „Zustand“ Ihres Intranets erfahren? Dann laden wir Sie herzlich zum Intranet Quick Check ein. Dieser verrät Ihnen den interaktiven Grad Ihres Intranets und liefert Ihnen erste Hilfestellungen.
1. Sie finden nicht die benötigten Informationen
Unabhängig von der Unternehmensgröße befinden sich oft große Mengen an Dokumenten im Umlauf. Ein Intranet ist in solchen Fällen die perfekte Lösung, weil es Ihnen einen zentralen Platz für das Dokumenten-Management bietet. Die intelligente Suchfunktion ermöglicht es den Nutzern zusätzlich nach Keywords zu suchen und Empfehlungen für ähnliche Dokumente bzw. Experten angezeigt zu bekommen.
2. Sie versinken in internen E-Mails
Die E-Mail trägt sicherlich ebenfalls ihren Anteil dazu bei, dass Unterlagen oftmals verloren gehen. Veraltete Unterlagen werden sowohl intern als auch extern fälschlicherweise verwendet. Durch die stetig steigende Anzahl an E-Mails besteht zusätzlich die Gefahr, dass Nutzer an der ‚falschen Stelle’ in eine bereits existierende Diskussion einsteigen. Eine bewährte Methode, um optimale Ergebnisse im Team zu erzielen, ist die Bereitstellung von Team- oder Projekträumen. Ideen werden transparent diskutiert, alle Mitglieder können sich aktiv einbringen und das Wissen aller Mitglieder des Teams wird optimal zur Zielerreichung genutzt. Mit der Interact Intranet Teams Funktion haben Sie genau hierzu die Möglichkeit.
3. Wissen wird ausgeblendet oder ist nur schwer zu finden
Kennen Sie das? Sie versuchen einen Kollegen zu finden, welcher Ihnen mit seinem spezifischen Fachwissen und seiner Expertise schnell weiterhelfen kann. Schnell und effizient die richtigen Informationen zur Verfügung zu haben spart nicht nur Zeit und Geld. Es kann auch positive Auswirkungen auf die Motivation Ihrer Mitarbeiter und deren Produktivität haben. Intranet-Nutzer haben mit Hilfe einer intelligenten Suche nach Stichwörtern und Phrasen einen schnelleren Zugriff auf Experten und deren Wissen.
4. Tätigkeiten werden ständig wiederholt
Es kann schon frustrierend sein, wenn man nach Projektabschluss feststellt, dass gleiche oder ähnliche Arbeiten bereits in anderen Projekten erledigt wurden. Die bekannte Redensart „Das Rad neu erfinden“ kommt in solchen Situationen immer wieder zum Tragen. Es ist neben der Verschwendung von Zeit und Mühe auch eine vergebene Möglichkeit durch eine effektivere Zusammenarbeit bessere Ergebnisse zu erzielen. Man muss „das Rad“ nicht immer wieder neu erfinden! Nutzen Sie Ihr Intranet um das gesamte Netzwerk oder bestimmte Kollegen mit Neuigkeiten Ihrer Arbeit zu versorgen. Zeigen Sie Ihren Kollegen/innen woran Sie gerade arbeiten. Teilen Sie Ideen und Wissen untereinander aus und profitieren Sie voneinander.
5. Informationen basieren auf Gerüchten
Gerüchte können einen negativen Einfluss auf Moral und Produktivität Ihrer Belegschaft haben. Wirken Sie diesen Umständen in der Unternehmenskommunikation pro-aktiv entgegen. Stellen Sie sicher dass Ihre Mitarbeiter immer wissen, was im Unternehmen passiert. Dann können Sie sicher sein, dass Diskussionen offen und ehrlich geführt werden.
6. Sie finden die dringend benötigten Details nicht
Korrekte Kontaktdaten von Kollegen heraus zu finden ist oft schwerer als es klingt. Das muss nicht sein! Ihr Mitarbeiter-verzeichnis ist ein großartiges Tool um schnell und einfach eine Menge über Ihre Kollegen heraus zu finden. Dies kann die Telefon- oder Gebäudenummer sein, die Abteilungszugehörigkeit oder ob sie sich im Büro befinden. Sollten Sie sich nicht sicher sein nach wem Sie suchen müssen, können Sie mit Hilfe von Keywords oder der Suche in Teams den geeignetsten Ansprechpartner für Ihre Frage gezielt suchen.
7. Es bestehen Unklarheiten über Ihre Unternehmensziele
Sind sie sicher, dass all Ihre Mitarbeiter die Unternehmensziele kennen? Kennt jeder Ihrer Mitarbeiter seinen damit verbundenen Einfluss auf die Erreichung der Unternehmensziele? Können sich Ihre Mitarbeiter fortlaufend über die Unternehmensziele informieren? Ihre Ziele können Sie, neben der bereits praktizierten Bereitstellung im Intranet, Ihren Mitarbeitern auf unterschiedlichste Weise in Erinnerung rufen. Zum einen durch eine möglichst populäre Positionierung auf der Startseite Ihres Intranets oder mittels einer regelmäßigen Kommunikation.
8. Sie verschicken intern vermehrt Unterlagen
Ist ein Dokument nicht schon beim ersten Suchen einfach und schnell zu finden, werden Ihre Mitarbeiter kein zweites Mal danach suchen. Wie stellen Sie also sicher, dass alle Mitarbeiter die Informationen erhalten die sie benötigen? Oft werden Kollegen im Büro angerufen, mit der Bitte „mal eine kurze E-Mail“ mit benötigten Informationen zu schicken. Das wiederum hält andere Mitarbeiter, welche die E-Mail schicken und die Informationen suchen müssen, mehrmals am Tag von der eigenen Arbeit ab. Die Nutzung eines Intranets für das Dokumenten-Management ist ein effektiver Weg sicher zu stellen, dass Mitarbeiter immer Zugriff auf für sie relevante Dokumente haben.
9. Sie bekommen immer wieder die gleichen Fragen gestellt
Wie oft bekommen Sie oder Ihre Abteilungen die gleichen Fragen gestellt? Wie viele Urlaubstage habe ich noch? Wie rechne ich Reisekosten korrekt ab? All das sind vermeintlich einfache Fragen. Doch die hohe Anzahl solcher einfachen Fragen erschwert die zeitnahe Beantwortung und sorgt für Frust auf beiden Seiten. Sind all diese Informationen zentral im Intranet hinterlegt, lernen Ihre Mitarbeiter wo sie schnell und selbstständig an die gewünschten Informationen gelangen.
10. Formulare gehen verloren
Formulare in Papierform gehören oftmals bereits der Vergangenheit an. Sie sind schwer nach zu verfolgen und können verloren gehen. Intranets machen Prozesse smarter, indem sie Workflows und Formulare Online verfügbar machen (einschließlich Genehmigungen und Benachrichtigungen). Dies bedeutet, dass Prozesse schneller werden, Kollegen bei Vervollständigung von Formularen erinnert werden, Benachrichtigungen zur Freigabe von Formularen versendet werden und immer die aktuellsten Formulare zur Verfügung stehen.
11. Ihre Mitarbeiter möchten eine zentrale Plattform um Ideen auszutauschen
Mitarbeiter wollen gehört werden und sich am Arbeitsplatz wahrgenommen fühlen. Auch wenn die Realisierung eines solchen Wunsches in der Vergangenheit nicht immer einfach war. Ein Intranet gibt Ihren Mitarbeitern einen sicheren Ort um Ideen einbringen und diese gemeinsam weiterentwickeln zu können. Wenn erforderlich gibt es ihnen auch die Möglichkeit auf Ideen oder Fragen anderer zu antworten.
12. Ihre Kunden erhalten falsche Informationen
Wo Menschen arbeiten passieren Fehler. Gehen im geschäftlichen Umfeld falsche Informationen an Kunden, hat dies schwerwiegende und oftmals existenzielle Folgen. Eine intelligente Suche unterstützt Sie dabei, die relevantesten und aktuellsten Informationen populär zu platzieren und so schnelle Suchergebnisse zu liefern. Auf diesem Wege gehen immer korrekte und aktuelle Informationen an Ihre Kunden heraus.
