– oder wie man lernt mit dem Panzer zum Einkaufen zu fahren

Hand aufs Herz: Waren Sie als Verantwortlicher für das Intranet-Projekt nicht auch irgendwann stolz auf sich, als Sie endlich verstanden haben, was sich hinter Web Applications, Site Collections, Masterpages und Content Types verbirgt? Und warum der Content Type Hub Ihnen unheimlich hilft,  nicht nur Vorlagen über die verschiedenen Sites zu verteilen? Und warum das Content Query Web Part zwar Inhalte aggregieren kann, aber sich bei übergreifenden Sammlungen (über verschiedene Web Applications, oder waren es schon Site Collections?) dann doch schwer tut? Und wieder Hand aufs Herz: Gehörte das wirklich zu Ihrem Job? Wollten Sie nicht viel lieber über Vernetzung, Inhaltsstrategien, Wandel im Kommunikationsverhalten und die Veränderung der sozialen Kollaboration zwischen den Mitarbeitern sprechen?

Sehen Sie! Und genau das ist die Crux bei Projekten mit MS SharePoint. Die Plattform ist mächtig, wunderbar in MS Office 2010 integriert, arbeitet hervorragend mit Listen und Dokumenten, ist aber Lichtjahre von modernen Web Standards für soziale Zusammenarbeit und Informationsdarstellung entfernt. Machen Sie sich einmal die Freude und legen Sie sich einen Demo-Account für z.B. Basecamp, Teamwork oder JustConnect an. Oder schnuppern Sie einmal in die neuen Funktionen eines Atlassian Confluence Wikis oder bei Lotus Connections hinein. Dort arbeiten Sie weitgehend ,Inplace‘, können an jedem Informationselement kommentieren, erhalten einen umfassenden Nachrichten-Feed zu allen Neuigkeiten auf der Plattform und können ohne Schulung mit wenigen Klicks neue Strukturen anlegen, Nutzer verwalten und Rechte vergeben. Und das beste daran: Das User Interface macht wirklich Spass!

In drei unserer zuletzt abgeschlossenen Evaluierungen für soziale Intranets wurden MS SharePoint und das SAP Netweaver Portal von scheinbar kleinen Plattformen deutlich geschlagen. In der ,total cost of ownership‘ und in der Funktion. Ein Student der FH Brandenburg, an der wir regelmässig Kurse zu Social Workplace mit SharePoint & Co. geben, hat es einmal treffend auf den Punkt gebracht: „Mit Sharepoint zu arbeiten ist wie mit einem Panzer zum Einkaufen zu fahren“. Das sitzt!! Und dabei unterstützen wir doch selbst unsere Kunden bei der Einführung großer SharePoint – Plattformen. Was ist zu tun? Hier 5 Tipps, die das Leben mit SharePoint aus Sicht des Informationsarchitekten eines sozialen Intranets einfacher machen:

Stärken stärken und Schwächen ersetzen

Analysieren Sie genau die Kern-Anwendungsfälle Ihrer Nutzer für das soziale Intranet. Einer dieser Anwendungsfälle wird ,Bearbeitung und Verteilen von Dokumenten‘ und ,Arbeiten im Team und Projekt‘ sein (in 90% aller Fälle würde ich hier die Wette gewinnen). Hier ist SharePoint mit seinen Teamsites und Dokumentenbibliotheken unschlagbar gut! Versuchen Sie aber nicht, mit SharePoint ein Unternehmens-Wiki aufzusetzen, oder dieses über ein Add-On in SharePoint zu ergänzen. Hier ist SharePoint unheimlich schwach und weit von den marktführenden Web-Standards entfernt. Nutzer honorieren hier eher den Link zu einer externen Plattform wie Confluence oder Media-Wiki inclusive eines evtl. vorhandenen SharePoint-Connectors.

Widerstehen Sie dem SharePoint Web Publishing

Auch wenn ich mir jetzt Stirnrunzeln bei bestehenden Kunden und Partnern einhandele: SharePoint ist kein vernünftiges System für die Erstellung von redaktionellen Inhalten. Wir haben es erlebt, dass für einen Bruchteil der technischen Konzeptionsarbeiten schon auf Basis von drupal ein fix und fertiges Redaktionswerkzeug für Unternehmensnachrichten und statische Seiten aufgebaut wurde. Eine gute Informationsarchitektur kann dann die SharePoint-Stärken (Teamsites) integrieren und einen geführten Übergang schaffen.

Machen Sie die mySite zum Cockpit für den Nutzer

Über die Vernetzungsfunktionen bei SharePoint kann man trefflich streiten. Zu starr, zu wenig erweiterbar sagen die einen, zu weitgehend und transparent die anderen. Wir glauben, dass hier der eigentliche Schatz des SharePoint liegt. Der Nutzer hat in der mySite ein wirklich zukunftsweisendes Werkzeug für die moderne vernetzte Kommunikation, das von der breiten Nutzerschar oft besser und schneller angenommen wird als jeder noch so einfach aufgebaute Teamraum. Leider wird die mySite in vielen Projekten beschnitten oder gar ganz abgeklemmt. Machen Sie das bitte nicht!

Widerstehen Sie tiefgreifenden Anpassungen – Nutzen Sie den Standard

Tiefgreifende Anpassung in Design, Layout und Struktur des SharePoint sind aufwändig, teuer und führen das Projekt oft in sehr technisches Fahrwasser. In den eben erwähnten Kursen an der FH Brandenburg hingegen können Studenten nach einem Tag technischer Einweisung mit den Standardfunktionen in kurzer Zeit hervorragende Lösungen für z.B. soziale Projekt-Teamräume aufsetzen. Darin enthalten sind ausgeklügelte Listen, Whiteboards, Teamübersichten etc. Das Feedback hier war immer (trotz Panzergefühl): „Wir hätten nicht gedacht, dass wir mit SharePoint so schnell eine Plattform schaffen können, mit der wir auch vernünftig arbeiten können“)

Von SharePoint lernen heißt schulen lernen

Und noch ein Klassiker: SharePoint führt sich nicht von selbst ein! Durch das ungewohnte (wenn auch Office-nahe) Nutzerinterface ist die Arbeit mit SharePoint für die Masse der Mitarbeiter eines Unternehmens ungemein sperrig. Dadurch entstehen Umgehungsstrategien und Ineffizienzen. Bieten Sie daher immer wieder ein Coaching zur digitalen Selbstorganisation mit SharePoint an und helfen Sie Nutzern mit kleinen Lernvideos über die Hürden des Alltags hinweg.

Soweit unsere kleine ,Fahrhilfe‘ und nun viel Spass bei Ihren Projekten!