Ein erfolgreiches Social Intranet besteht aus drei Kernelementen: Gute Technik, aktuelle Inhalte, aktive Nutzer. Wenn eines dieser Elemente fehlt, ist das Intranet zum Scheitern verurteilt – egal wie perfekt die anderen beiden sind. Eine solide technische Grundlage und aktuelle Inhalte sind aus unserer Erfahrung im Projektverlauf recht schnell zu erreichen.

Nun bleibt der schwierigste Teil – aktive Nutzer. Hier 5 Tipps aus der Praxis:

Nutzer-Aktivitäten im Intranet

1. Promoten Sie Erfolgsgeschichten

Zeigen Sie den Nutzern, wie vielseitig das neue Social Intranet eingesetzt werden kann – und zwar sehr konkret an Hand von Beispielen aus Ihrem Unternehmen. Es ist immer einfach, theoretische Beispiele zu geben, doch es lohnt sich, mit den echten Nutzern zu reden (s. Punkt 2) und herauszufinden, inwiefern ihr Arbeitsalltag durch das Social Intranet einfacher / schneller/ effizienter geworden ist. Dies zieht Kollegen mit in die neue Plattform und ist viel glaubwürdiger als Beispiele anderer ‚Marktführer’. Wir nennen das ‚Intranet Leuchttürme schaffen’.

2. Holen Sie Feedback ein

Es gibt verschiedene Methoden, Nutzer-Feedback einzuholen. Am besten funktioniert eine Kombination aus quantitativen und qualitativen Methoden, zum Beispiel Nutzer-Interviews und Online-Umfragen. Wichtig ist, dass die Nutzer das Gefühl bekommen, dass ihre Meinung zählt. Bei einem unserer Kunden hat sich bei einer Online-Umfrage 12 Monate nach Go-Live ergeben, dass der Activity Stream als das Element mit dem größten Nutzen für den Arbeitsalltag empfunden wurde. Das Ergebnis liefert wertvolle Hinweise für die Feinjustierung der Homepage und die weitere Platzierung von Interaktionsfunktionen.

3. Ermutigen Sie die Nutzer, ihre Profile auszufüllen

Personen- und Experten-Suche zählt zu den Top-Anforderungen jedes Intranets. Unabhängig davon, wie gut Ihr Active Directory ist und wie viel Informationen Sie automatisiert in die Nutzer-Profile bringen können (erfahrungsgemäß eher wenig), der größte Mehrwert liegt in den ‚weichen’ Informationen, die Nutzer selbst einpflegen (Projekterfahrungen, Sprachkenntnisse, Produktwissen, etc.). Gestalten Sie die Pflege des Profils daher so einfach wie möglich, stellen Sie ein kurzes How-to-Video zur Verfügung, und machen Sie den Nutzern bewusst, wie wichtig ihre Profile sind. Ein Go-Live sollte immer mit einem Aufruf zur Profilpflege verbunden werden.

4. Machen Sie den Mehrwert sichtbar

Dokumente einfacher teilen, Projektkommunikation transparenter gestalten, Informationen schneller finden – das alles geht mit einem Social Intranet normalerweise schneller und einfacher. Zeigen Sie das Ihren Nutzern in Form von kleinen Screencasts, „Wussten-Sie-schon?“-Artikeln, Praxis-Beispielen von den Intranet-Ambassadoren. Der Mehrwert wird dann empfunden, wenn konkrete Abläufe in der Informationsarbeit herausgestellt werden. Und Achtung: ‚Interaktion’ ist an sich kein Mehrwert, ein Projekt schneller abzustimmen dagegen schon.

5. Social Intranet lebt von Innovation

Das gilt sowohl für Inhalte als auch für Funktionen. Schauen Sie, welche Inhalte bei den Nutzern gut ankommen und welche nicht, schreiben Sie um, sortieren Sie rigoros aus. Wenn Nutzer-Umfragen und Click-Raten zeigen, dass eine bestimmte Funktion nicht genutzt oder negativ bewertet wurde, überlegen Sie sich, ob sie vielleicht ganz abgeschaltet werden sollte oder mit einer anderen hilfreicheren Funktion ersetzt werden könnte.

Ein neues Intranet ist wie eine zarte Jungpflanze, die ohne regelmäßige Pflege und einen liebevollen „Gärtner“ sehr schnell die Blätter hängen lässt. Bleiben Sie dran, und Ihre Nutzer werden es Ihnen danken.