Migration

Sie sind der Schlüssel zum Erfolg von Intranets: Relevante Inhalte. Und trotzdem kommt ein Moment in Intranet-Projekten oft zu spät – der, in dem es heißt: „Welchen Content brauchen wir eigentlich auf der neuen Plattform?“. Zwar kann die Migration, das Überführen von Inhalten aus dem alten in ein neues Intranet erst dann durchgeführt werden, wenn dieses konzipiert und umgesetzt ist. Der richtige Zeitpunkt, um sich Gedanken über die Migration zu machen, kommt jedoch bereits in der Strategiephase: Dann, wenn überlegt wird, welche Ziele mit dem Intranet erreicht werden sollen. Denn zu guter Letzt sind es die Inhalte, die über Erfolg oder Misserfolg einer modernen Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit entscheiden.

Intranet-Inhalte sind ein Abbild der Firmenkultur

Warum das so ist? Weil die Inhalte das wichtigste Arbeitsmittel der Mitarbeiter sind. Außerdem spiegelt der Stil des im Intranet veröffentlichten Inhalts immer auch die Unternehmenskultur wider. Die Intranet-Inhalte haben damit maßgeblichen Einfluss darauf, mit welchem Gefühl die Mitarbeiter ihre tägliche Arbeit erledigen und wie zufrieden sie sind, weil sie alle relevanten Inhalte schnell und einfach finden. Außerdem entscheidet der Content mit darüber, wie stark sich Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber identifizieren, weil sie sich von ihm angesprochen fühlen. An einem Beispiel verdeutlicht, heißt das: Ein Unternehmen, das sich durch Offenheit, Transparenz und Nähe zum Mitarbeiter auszeichnen möchte, sollte dies auch über den Inhalt im Intranet zum Ausdruck bringen – durch relevante, aktuelle und nutzbare Inhalte sowie eine moderne Text- und Bildsprache inklusive interaktiver Elemente, via „Du/Ihr“-Anrede oder mittels „Mitmach“-Formaten wie Meinungsbarometer oder Blitzumfragen.

Rezept für eine erfolgreiche Migration

Doch wie gelangen diese zum Unternehmen, seiner Kultur und Zielen passenden Inhalte nun ins neue Intranet? Wer denkt, die Inhalte der alten Plattform lassen sich automatisch „einpacken“ und im neuen System wieder „auspacken“ und einsortieren, der irrt. Denn so funktioniert die Migration nur in den seltensten Fällen. Meist wird ein komplett neues System aufgebaut, in das die Inhalte ausschließlich via „Copy and Paste“-Funktion eingefügt werden können. Das bedeutet: Jeder Text, jede Überschrift, jedes Bild und jeder Link müssen einzeln ausgeschnitten und in das aktuelle System integriert werden. Zudem muss konzeptionell am Inhalt gearbeitet werden („Wie bringe ich die alten Inhalte in das neue Layout?“). Da wäre es reine Zeitverschwendung dies für Inhalte durchzuführen, die niemand braucht und keiner anschaut.

Bevor Inhalte aus dem alten in ein neues Intranet migriert werden, sollten Intranet-Verantwortliche den existierenden Inhalt daher kritisch unter die Lupe nehmen und sich die Fragen stellen: „Was will ich eigentlich mit meinem neuen Intranet erreichen? Und unterstützen meine Inhalte dieses Ziel?“ Wenn die Antwort auf die zweite Frage „nein“ lautet, so heißt es zum einen: „Wie wäre es mit einer neuen Content-Strategie?“ Und zum anderen: „Ausmisten“.

Um hierbei relevanten von irrelevantem Inhalt zu trennen, sollten die am Intranet-Projekt Beteiligten zunächst eine Vorstellung von der Menge aller Inhalte bekommen. Sie sollten sich zudem einen Überblick darüber verschaffen, welche Inhalte welchen Fachbereichen zugeordnet werden können. Im Anschluss gilt es Kontakt zu den jeweiligen Inhaltsverantwortlichen aufzunehmen. Gemeinsam wird dann darüber entschieden, welche Inhalte 1:1 übernommen werden können, welche thematisch erhalten bleiben, aber – entsprechend der neuen Content-Strategie – überarbeitet werden müssen und welche gänzlich entfallen können.

Dabei gilt immer: Eine umfassende Auflistung all dieser Informationen und Erkenntnisse ist das A und O. Wer dies beherzigt, ist bestens dafür gerüstet auch wirklich nur relevante Inhalte in das neue Intranet zu migrieren und mit der Plattform Erfolgsgeschichte zu schreiben!