Wo stehen Sie aktuell mit Ihrem Intranet? Und fühlen Sie sich gut dabei? Diese Fragen richtete Oliver Chaudhuri, Principal Consultant Kommunikation bei HIRSCHTEC, gleich zu Beginn an die Teilnehmer der Lotsenrunde Intranet am Dienstagabend, 18. Oktober 2016, in Stuttgart. Dabei wurde schnell klar, dass die anwesenden Experten aus IT und interner Kommunikation sich vor allem in einem Punkt einig sind: Auf dem Weg zu einem erfolgreichen Intranet heißt es auch immer wieder Rückschläge erleiden, stolpern und auf Hürden stoßen, die überwunden werden müssen.

Aber wie schaffen es Unternehmen im digitalen Zeitalter diese Stolpersteine zu umgehen? Warum ist innere Vernetzung heute die Basis für den Erfolg von Unternehmen? Und was bedeutet das für die Rolle der internen Kommunikation? In seinem Impulsvortrag erläuterte Oliver Chaudhuri, dass Unternehmen heute vor allem vor einer Herausforderung stehen: Wenn sie sich langfristig im Markt positionieren möchten, dann genügt der reine Digitalisierungsfokus auf die Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern nicht. Wer heute erfolgreich sein und bleiben will, der muss auch seine interne Zusammenarbeit und Vernetzung konsequent digitalisieren.

Für Unternehmen heißt das: Sie müssen die „digitale Schere“ zwischen ihrer externen Selbstdarstellung und der tatsächlichen internen Arbeitsumgebung so weit wie möglich schließen. Social Intranets können hierbei ein zentraler Erfolgsfaktor und Katalysator sein. Sie helfen das Silodenken in Unternehmen zu überwinden, fördern Kommunikation und Informationsaustausch in Echtzeit sowie über Hierarchiegrenzen hinweg. Zudem beschleunigen und stärken diese modernen Kommunikations-Tools die Zusammenarbeit in Unternehmen. Für die Rolle der internen Kommunikation bedeutet das: Sie durchläuft einen radikalen Wandel. Wo Intranet-Manager früher noch in erster Linie an die Mitarbeiter kommuniziert haben, kommunizieren sie heute und zukünftig mit ihnen. Die interne Kommunikation entwickelt sich damit zu Coach und Berater der Fachabteilungen. Sie orchestriert den Wissensaustausch zwischen verschiedenen Organisationseinheiten. Darüber hinaus nutzt sie das Social Intranet als Themenradar und Seismograph, um den Mitarbeitern genau die Informations- und Kollaborationsangebote zu bieten, die sie sich wünschen. Damit treibt die interne Kommunikation maßgeblich den mit der Digitalisierung verbundenen kulturellen Wandel.

Lotsenrunde Stuttgart

Doch funktioniert so etwas auch wirklich in der Praxis? Ja, die Weleda AG – führende Herstellerin von ganzheitlicher Naturkosmetik und anthroposophischen Arzneimitteln – ist ein gutes Beispiel. Im Rahmen der Lotsenrunde Intranet stellte Tobias Jakob, Corporate Communications Manager, Weledas Weg von einem Unternehmen ganz ohne Intranet hin zu einer Organisation mit einer modernen, interaktiven Arbeitsplattform vor. Denn was schon lange vor dem Go-Live des Weleda Intranets für 1.400 Mitarbeiter in der DACH-Region im November 2015 feststand, war: Das Schweizer Unternehmen wollte den Schritt in die Digitalisierung wagen und musste effizienter arbeiten. Schnell war man sich bei Weleda einig: Hierfür braucht es zunächst intern eine bessere Zusammenarbeit, eine moderne Arbeitsplattform und einen kulturellen Wandel. Erst dann kann man sich auch nach außen hin besser vernetzen.

Eine besondere Herausforderung jedoch war, dass es bei Weleda vor der Einführung des Intranets, basierend auf Office365 mit MS SharePoint Online, Delve und Yammer, keine gemeinsame Zusammenarbeitsplattform für die DACH-Gesellschaften gab. Von Anfang an zielte daher alles darauf ab, dass das Intranet als moderne Kommunikationsplattform eine klare Nutzenorientierung aufweist. Getreu dem Motto „Finden statt suchen“ sollte es sich um ein gut strukturiertes Informations- und Serviceangebot mit einer intelligenten Suche handeln. Um dies zu gewährleisten, wurde das Intranet nicht nur „in Paketen“ Schritt für Schritt erweitert. Es gab auch seit Beginn der Intranet-Umsetzung zwei Communities: die Pioniere und die Piloten. Erstere pflegten Inhalte ins Intranet ein. Letztere beteiligten sich an Tests zur Nutzung und gaben wertvolles Feedback. Auch spielten speziell die interne Kommunikation und das Change Management eine zentrale Rolle. Ihre Aufgabe war es, für eine breite Akzeptanz des Cloud-basierten Intranets bei allen Mitarbeitenden zu sorgen und zwar durch die richtigen Kommunikationsmaßnahmen: Willkommenstüten, Flyer, Postkarten, Informationsbroschüren, Erklärvideos und Imagefilme sowie Weleda Hoodies für Intranet-Botschafter sind nur ein paar Beispiele. Wichtig war auch das Intranet-Maskottchen, die Biene Clara, die eine Verbindung zwischen der Weleda-Themenwelt und der neuen digitalen Arbeitsumgebung schuf.

All diese – und noch viel mehr – Maßnahmen waren es, die letztendlich den internen Dialog bei Weleda deutlich verbesserten und die Basis für einen transparenten Wissenstransfer schufen.

Heute arbeitet Weleda schon sehr digital vernetzt und der Prozess ist noch längst nicht abgeschlossen: Gestartet als Weleda-Intranet für Deutschland, Österreich und die Schweiz, erfolgt in 2017 die Integration der ersten Ländergesellschaften außerhalb der DACH-Region.