Weleda – Intranet-Einführung

 

Unternehmen

Die Weleda AG mit Hauptsitz in Arlesheim, Schweiz, ist eine in über 50 Ländern tätige Unternehmensgruppe und weltweit führende Herstellerin von zertifizierter Naturkosmetik und Arzneimitteln für die anthroposophische Therapierichtung. Weleda beschäftigte im Geschäftsjahr 2015 weltweit rund 2.400 Mitarbeiter.

Auftrag an HIRSCHTEC

Was es bisher bei Weleda noch nicht gab: ein Intranet. Genau das sollte aber eingeführt werden, um den Mitarbeitern eine ganz neue Arbeitsplattform zu bieten. Damit hatte HIRSCHTEC den Auftrag, die Informationsarchitektur und Struktur für ein Weleda-Intranet zu entwickeln, Anwendungsfälle zu definieren und die Projektleitung zu unterstützen. Zudem war es Aufgabe der Full-Service Intranet Agentur, die Kommunikationsabteilung bei der Verankerung des neuen Intranets zu begleiten.

Herausforderungen

Die besonderen Herausforderungen ergaben sich daraus, dass es zuvor noch kein Intranet gab. Es existierte folglich keine gemeinsame Zusammenarbeitsplattform der drei Gesellschaften in den deutschsprachigen Ländern, sondern lediglich Fileserver, die nur begrenzt länderübergreifend nutzbar waren. Zudem führte Weleda für die Intranet-Nutzer parallel auch andere neue Kommunikationswerkzeuge über Office365 ein. Um den Nutzern den Einstieg in die neuen Technologien zu erleichtern, war es Aufgabe des Change Managements durch die richtigen Kommunikationsmaßnahmen für die Akzeptanz des Cloud-basierten Intranets zu sorgen. Auch aufgrund der Tatsache, dass Weleda als produzierendes Unternehmen eine eher heterogene Mitarbeiterschaft (Rohstoffanbau, Produktion, Labore, Verwaltung, Logistik, etc.) besitzt und mittelfristig eine internationale Intranet-Einführung plant, galt es in besonderem Maße, Verständnis zu schaffen, Hürden abzubauen und den Weg für eine internationale Zusammenarbeit zu ebnen.

Intranet-Plattform/Technologie

Basis des neuen Intranets ist Office365 mit MS SharePoint Online, Delve und Yammer. Über ein Hybrid-Szenario werden auch lokale Quellen angebunden.

Wesentliche Inhalte und Funktionen

  • Redaktionelle Inhalte
  • Informationen, Dienste, Vorlagen
  • Vernetzte Kommunikation und Austausch über Yammer als Teil des Intranets
  • Ablösung der Ordnerlaufwerke
  • Suche

 

Die Konzeptionsphase für das Intranet dauerte circa ein Jahr. Die Umsetzung und Einführung begannen im April 2015 und endeten mit dem Go Live im November 2015. Das Release 1.0 legt den Schwerpunkt auf ein gut strukturiertes Informations- und Serviceangebot sowie auf eine intelligente Suche. Die Einführung virtueller Arbeitsräume erfolgt im September 2016, die Integration der ersten Ländergesellschaften außerhalb der DACH-Region in 2017.

Nutzen und Ziele

Weleda hatte innovative Ideen für eine moderne Arbeitsplattform und brauchte deshalb einen erfahrenen und ebenfalls innovativen Partner an seiner Seite. Durch das gemeinsam mit HIRSCHTEC konzipierte Intranet, konnte Weleda den internen Dialog verbessern und die Basis für einen transparenten Wissenstransfer schaffen.

Die Hamburger Intranet-Experten begleiteten das Projekt von der Entwicklung des Erstkonzepts bis hin zur kommunikativen Einführung des Intranets.

Der globale Roll-Out in die Ländergesellschaften außerhalb des deutschsprachigen Raumes hat 2016 begonnen. Jedes Land erhält ein lokales Intranet in seiner jeweiligen Sprache, die alle durch eine englischsprachige globle Seite verbunden werden.

Change Management

Die Intranet-Einführung wurde von einem umfassenden Change Management begleitet, das sich durch eine Kombination aus Digital- und Print-Kampagne und speziellen Change-Maßnahmen wie Coaching-Formate auszeichnete. Dabei zielten alle Aktivitäten darauf ab, die Mitarbeiter technisch zu befähigen und emotional zu erreichen sowie einen persönlichen Bezug zum Intranet herzustellen – sei es durch Flyer und Postkarten, Informationsbroschüren, Weleda Hoodies für Intranet-Botschafter oder auch eine Willkommenstüte. Eine besondere Rolle spielte das Intranet-Maskottchen, die Biene Clara, die eine Verbindung zwischen der Weleda-Themenwelt und der neuen digitalen Arbeitsumgebung schuf. Zudem gab es von Beginn der Intranet-Umsetzung an zwei Communities: Pioniere und Piloten. Erstere pflegten Inhalte ins Intranet ein, Letztere beteiligten sich an ersten Tests zur Nutzung und gaben wichtiges Feedback.

Flyer
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