Ihnen werden immer wieder die gleichen Fragen gestellt? Unterschiedliche Teams finden verschiedene Lösungen für das gleiche Problem? Ihre Mitarbeiter wissen nicht, welche Version eines Dokumentes eigentlich die aktuelle ist? All diese Fragen stellen Unternehmen vor eine große Herausforderung: Sie müssen das intern vorhandene Wissen irgendwie an einem für alle Mitarbeiter zugänglichen Ort zu bündeln, Guidelines festlegen oder auch Begrifflichkeiten definieren. Was hierbei helfen kann? Die Einführung eines Unternehmenswikis oder einzelner Teamwikis. Denn sie erleichtern und verbessern die interne Zusammenarbeit.
Doch was ist der Vorteil von solchen Hypertextsystemen? Zum einen können Sie sich das kollektive Wissen Ihrer Mitarbeiter zunutze machen. Zum anderen wird das vorhandene Know-how konsolidiert gespeichert und ist so für jeden zugänglich. Außerdem gilt: Je mehr Kollegen an dem Wiki mitarbeiten, desto mehr wird es auch zu dem Wissensschatz in Ihrem Unternehmen. Allerdings ist ein solcher Wissensspeicher kein Selbstläufer, sondern seine Einführung will gut geplant sein. Bevor Sie die Plattform für Ihr Team oder Unternehmen starten, sollten Sie sich einen Überblick über Aufwand und Nutzen verschaffen. Hierbei helfen folgende Fragen:
- Was ist das Ziel des Wikis?
- Wer sind die Zielgruppen?
- Wie lässt sich die Wissensplattform in die bestehende Informations- und Kommunikationsstruktur einbinden?
- Welche personellen und zeitlichen Ressourcen stehen zur Verfügung und werden benötigt?
- Welche Inhalte sollen im Wiki abgebildet werden?
Die Nutzer als erfolgskritischer Faktor
Der Erfolg eines Wikis hängt vom Engagement und der Aktivität der Nutzer ab. Daher ist es besonders wichtig, hier Überzeugungsarbeit zu leisten und die Vorteile für die Nutzergruppen klar zu kommunizieren. Im Team definierte Ziele sollten aber immer auch mit dem jeweiligen Vorgesetzten abgestimmt werden.
Content is King
Die Parole Bill Gates’ „Content is King“ gilt auch heute noch. Eine Wissensplattform, die den Nutzern von Beginn an aktuelle und relevante Inhalte bietet, wird diese auch schnell einen Mehrwert erkennen lassen. Daher gilt: Planen Sie die Struktur des Wikis und befüllen Sie es bereits vor der Einführung mit Content, der für Ihre Zielgruppe relevant ist.
Sie sind nicht allein
Der Aufbau eines Wikis nimmt Zeit in Anspruch. Sie müssen und sollten jedoch nicht alles alleine machen. Um ein attraktives Tool aufzubauen, müssen Aufgaben definiert und Verantwortliche benannt werden. Hier sind einige Beispiele, welche Nutzerrollen Sie einführen können:
Poweruser
Ist besonders aktiv bei der Einführung des Wikis. Erstellt die grundlegende Struktur und Inhalte.
Wiki-Gärtner
Verantwortet den Aufbau und Erhalt der Struktur.
Writer
Erstellt Wiki-Seiten und Inhalte regelmäßig und langfristig.
Editor
Führt inhaltliche Korrekturen durch. Prüft Rechtschreibung und Ausdruck.
Langfristigen Erfolg sichern
Ein neues Tool in die tägliche Arbeit zu integrieren erfordert kontinuierliche Arbeit und Kommunikation. Damit das Wiki von vielen Kollegen genutzt wird und seinen vollen Mehrwert entwickeln kann, suchen Sie gezielt Experten, die als Writer wertvolle Inhalte beitragen. Werden Ihnen Fragen gestellt, die die Plattform beantwortet, weisen Sie auf das Wiki hin und verschicken Sie Links zu den entsprechenden Seiten. Nutzen Sie Meetings, um das neue, digitale Arbeitsinstrument zu promoten und besprechen Sie, wie es genutzt werden kann. Achten Sie darauf, dass die Inhalte regelmäßig aktualisiert werden.
Strategische Planung, inhaltliche und personelle Konzeption, langfristige Nutzung – das sind Grundelemente eines erfolgreichen Wikis!
