So lässt sich die tägliche Arbeit auch ohne E-Mail und File Server organisieren

Wandel im Arbeitsablauf

Sie stellt für alle Projektbeteiligten stets eine große Herausforderung dar: Die „Revitalisierung“ oder Neueinführung von Intranet-Plattformen. Gerade in Unternehmen, in denen bisher kein zentraler Kanal für die Kommunikation und Zusammenarbeit existierte, geht es während der Analysephase eines Intranet-Projektes nicht nur um Ziele, Architekturen, funktionale Anforderungen oder technische Rahmenbedingungen. Vielmehr gilt es auch tägliche Arbeitsabläufe zu untersuchen und Anwendungsfälle im Einzelnen exemplarisch aufzuzeigen.

Ein Beispiel hierfür ist das Arbeiten an und Bereitstellen von Dokumenten. Fragen wie „Muss ich jetzt das Dokument zusätzlich im Intranet ablegen?“ oder „Wer pflegt das Ganze nun?“ stellen Teilnehmer von Intranet-Workshops immer wieder. Und zwar dann, wenn Informationsarchitekten ihnen vorschlagen Dokumente (z. B. Präsentationsvorlagen oder Antragsformulare) nicht nur zentral im Intranet bereitzustellen, sondern diese Dateien in Gruppen- oder Arbeitsräumen gemeinsam zu erarbeiten oder weiterzuentwickeln – sprich, auch zu pflegen.

Genau das ist aber für viele Mitarbeiter in Unternehmen oft noch ungewohnt, gab es doch zuvor meist einen oder mehrere File Server mit umfangreichen Berechtigungsstrukturen für die Bearbeitung von Dokumenten. Was folglich gelernt ist: Die Versionierung von Arbeitsständen auf dem File Server, da so auch die Änderungshistorie jederzeit nachvollziehbar bleibt. Ebenfalls vor der Einführung einer modernen Intranet-Plattform oft Bestandteil des Arbeitsalltages: Die interne Abstimmung zu Änderungen und der Versand von Arbeitsständen sowie finalen Dokumenten per E-Mail an den relevanten Empfängerkreis.

Zeigt ein Informationsarchitekt hier nun alternative Wege auf – wie z. B. das Kommentieren und Versionieren von Dokumenten innerhalb von Projekt- oder Arbeitsräumen oder den inhaltlichen Austausch zu Dokumenten im Microblog eines solchen Raumes – so erntet er hierfür nicht automatisch Applaus und erzeugt einen Aha-Effekt. Damit Mitarbeiter den Nutzen dieser alternativen Vorgehensweisen erkennen, ist es daher umso wichtiger, den Arbeitsablauf einmal von A bis Z zu skizzieren.

Für das bereits erwähnte Beispiel „Arbeiten an und Bereitstellen von Dokumenten“ bedeutet das: Die Mitarbeiter stehen beispielsweise vor der Herausforderung, von einer Idee oder Aufgabe zu einem Ergebnis (z. B. finales Dokument) zu gelangen und dies auch an den relevanten Personenkreis zu kommunizieren.

Der Arbeitsablauf sieht dann wie folgt aus:

Ein oder mehrere Mitarbeiter möchten an einem Thema arbeiten. Sie nutzen die Suchfunktion des Intranets, um zu prüfen, ob zur Thematik bereits Dokumente, Kommentare, Unternehmensnachrichten, Expertisen innerhalb der Firma oder eine entsprechende Arbeitsgruppe existieren. Ist eine solche nicht vorhanden, so gründen die Mitarbeiter eine passende Gruppe, laden alle potenziellen Mitstreiter hierzu ein und organisieren sich innerhalb des Gruppenraumes individuell oder im Rahmen der technischen Vorgaben.

Je nach Thematik kann es sich dabei um eine offene oder geschlossene Gruppe handeln. Somit können andere Nutzer entweder jederzeit beitreten, ihren Beitritt anfragen oder, handelt es sich um eine geheime Gruppe, den Raum weder betreten noch finden. Im Rahmen dieses Gruppenraumes werden dann gemeinsam Dokumente zu dem jeweiligen Thema angelegt, Ideen hierzu ausgetauscht und die Dateien schnell und flexibel kontinuierlich bearbeitet und weiterentwickelt.

Selbstverständlich ist der hier umrissene Arbeitsablauf nur einer von vielen. Fakt ist aber:  Es braucht diese Skizzierungen. Sie helfen dabei, die Fragezeichen über den Köpfen der Workshop-Teilnehmer nach und nach aufzulösen und das Projektteam in der Konzeptionsphase zu aktivieren. Das Ergebnis: Eine Intranet-Plattform, die eben gerade nicht nur eine weitere Software im Arbeitsalltag, sondern elementarer Bestandteil einer neuen Arbeitswelt ist.