Intranet-Plattformen: Zielgruppen & Anforderungsbereiche

Was genau ist ein Intranet und was kann es leisten? Wie setze ich ein Intranet sinnvoll ein und mache meine Mitarbeiter zu aktiven Nutzern? Und vor allem: Welche Intranet-Plattform passt wohl am besten zu meinem Unternehmen?

Diese und weitere Fragen stellen uns unsere Kunden häufig zu Beginn eines Projektes. Damit ein neues Intranet zum Erfolg wird, sollten die Erwartungen und Ziele schon zu Beginn geklärt und festgelegt werden.

Nutzerzufriedenheit im Intranet | HIRSCHTEC

Was ist ein Intranet und was kann es leisten?

Ein Intranet ist eine unternehmensinterne Plattform, die die Mitarbeiter in einem geschützten Bereich miteinander verbindet. Unternehmensrelevante Informationen, wie z. B. Corporate News oder Abteilungsdarstellungen, gemeinsame Arbeit an Projekten oder auch News zu neuen Produkteinführungen, können in diesem geschützten Rahmen diskutiert und verbreitet werden. Durch Funktionen für digitale Interaktion und Zusammenarbeit kann ein Intranet deutlich mehr als ein schwarzes Brett mit Kantinenplan und Biete-Kaufe-Bereich oder eine klassische Mitarbeiterzeitung.

Welcher Nutzen ist mit einem modernen Intranet verbunden?

Vielfach wird die Frage nach dem konkreten Nutzen eines Intranet gestellt? „Was bringt uns das? Brauchen wir das überhaupt?“ Wer alle seine Mitarbeitenden zu wichtigen Entwicklungen im Unternehmen transparent informieren und dazu auch Feedback einholen möchte, wer Wissensaustausch fördern will und eine effiziente Zusammenarbeit anstrebt, kommt um eine moderne Intranet-Plattform nicht herum. Die Frage muss daher vielmehr lauten: „Was müssen wir tun, um eine attraktive digitale Arbeitsumgebung anzubieten und um digitale Talente an unser Unternehmen zu binden?“

Wie kann das Intranet im Unternehmen genutzt werden?

Die Ausgestaltung des Intranets bestimmt, was das Intranet leisten kann und wie es später von den Mitarbeitern genutzt wird. Viele ältere Intranets in Unternehmen wurden gemäß dem klassischen Ansatz der Informationsverteilung „top-down“ konzipiert. Das bedeutet, das hier der Fokus auf der Informationsverteilung von oben lag. Die Geschäftsleitung oder z. B. die Kommunikationsabteilung erstellte Unternehmensnews, die an die Mitarbeiter verteilt wurden. Die Mitarbeiter konnten diese Informationen nur passiv aufnehmen.

Doch die Zeiten haben sich geändert. Mittlerweile wird ein neuer Ansatz verfolgt, der den Fokus auf Interaktion legt. Die Mitarbeiter sollen nicht mehr nur passiv informiert werden, sondern auch aktiv zur Kommunikation beitragen und ihre Ideen, Meinungen und ihr Wissen einbringen. Nach dem Beispiel der privaten sozialen Netzwerke werden daher auch in Intranets immer mehr „Social Features“, wie Kommentieren, Liken und Share-Optionen, integriert.

Hierarchie-Kommunikation | HIRSCHTEC

ALT: Ausschließliche „top-down“-Kommunikation

Beteiligung der Mitarbeiter | HIRSCHTEC

NEU: Beteiligung der Mitarbeiter über „Social-Features“

HIRSCHTEC-HH-Innenansicht-breit | HIRSCHTEC

Und noch ein weiterer Trend ist in den modernen Intranets zu beobachten – die Entwicklung hin zu einem Fokus auf Kollaboration, also einer verbesserten, effizienteren Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Im Zuge dessen wird aktuell auch immer mehr vom sogenannten „Digitalen Arbeitsplatz“ gesprochen. Um eine verbesserte und effizientere Kollaboration (Zusammenarbeit) zu erreichen, müssen einerseits die richtigen Strukturen (d. h. Ablageorte im Netzwerk) geschaffen werden, um Dokumente und Informationen schnell finden zu können. Andererseits muss es Möglichkeiten geben, sich interaktiv mit den Kollegen beraten zu können. Es ist entscheidend, dass z. B. die Expertensuche schnell und einfach durchgeführt werden kann. Da eine Zusammenarbeit immer häufiger nicht nur in Vor-Ort-Meetings erfolgt, sondern flexibel von verschiedenen Standorten oder aus dem Home-Office heraus, muss es zudem einen virtuellen Ort des Austausches geben, wie z. B. eine Gruppe, ein Teams Team oder einen digitalen Workspace.

Wie kann man alle Mitarbeiter erreichen und zur aktiven Nutzung des Intranets motivieren?

Um alle Zielgruppen erreichen zu können, muss man sich im ersten Schritt zunächst einmal bewusst werden, welche Zielgruppen man erreichen will und ob diese Gruppen nur informiert werden oder auch aktiv interagieren sollen. Alle erreichen, heißt auch die Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz einzubinden – sogenannte „Blue Collar Worker“ wie z. B. Mitarbeiter im Außendienst, Verkäufer oder Produktionsmitarbeiter. Wie kann das gelingen?

HIRSCHTEC-Mitarbeiter-erreichen | HIRSCHTEC

Mobile Lösungen müssen her!

Extra Mitarbeiter-Apps oder Intranet-Plattformen, die komplett responsiv und somit auch mobil einfach bedienbar sind, bieten sich als Lösungen an.

Damit Mitarbeiter später das Intranet auch nutzen und es zu Effizienzgewinnen bei internen Prozessen und der Zusammenarbeit kommen kann, muss eine hohe Nutzerakzeptanz sichergestellt werden. Außerdem sollte die Einführung eines Intranets kommunikativ begleitet werden. HIRSCHTEC unterstützt mit seinem Team „Communications“ die Kunden bei der Einführung und Aktivierung des Intranets. Mit unserem Credo „Kennen-Können-Wollen“ machen wir Ihr Intranet und seine Vorteile bei den Zielgruppen bekannt, befähigen die Nutzer zu einer aktiven Nutzung von Tag 1 an und etablieren eine Kultur der positiven Neugierde und Teilhabe. Mehr Informationen zu diesem Ansatz finden Sie unter „Kommunikation und Verankerung“.

Welche Anforderungsbereiche gibt es im Intranet bzw. für den modernen digitalen Arbeitsplatz? Und mit welchen Plattformen lassen sich diese Bereiche abdecken?

Zusammengefasst gibt es vier große Bereiche, die in einem modernen Intranet eine wichtige Rolle spielen: Information, Kollaboration (Zusammenarbeit), Mobile & Prozesse.

Information:

Einsatz von Blog- & Microblog-Funktionen für Corporate News und Informationen aus Abteilungen oder Standorten sowie Wissensspeicher (z. B. Wikis)

Mobile:

Mobile Intranet-Lösungen (Mitarbeiter-Apps oder mobile optimierte Intranet-Portale), um Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz auf ihren privaten Smartphones zu erreichen

4 Anforderungsbereiche für Intranet-Plattformen | HIRSCHTEC

Kollaboration:

Zusammenarbeit von Mitarbeitern durch digitale Kommunikation (Chat, Video etc.) & gemeinsame Arbeit an Dokumenten

Prozesse:

Spezielle Anwendungsfälle automatisiert abbilden, z. B. Rechnungsfreigaben, Urlaubsanträge & Datenbankabfragen

Vier wichtige Anforderungsbereiche, die in unterschiedlicher Zusammensetzung ein modernes Intranet bestimmen.

Der individuelle Schwerpunkt eines Intranets verteilt sich in der Regel auf diese Bereiche, also z. B. „Mobile + Information“ oder „Information + Kollaboration“. Die möglichen Intranet-Varianten und Plattformansätze sind vielfältig und müssen konkret auf den unternehmensspezifischen Schwerpunkt und die eigene Zielsetzung abgestimmt werden. Dazu führen unsere HIRSCHTEC-Experten einen Analyseworkshop zusammen mit dem Projektteam des Kunden durch, bei dem alle Anforderungen und Ziele detailliert aufgenommen werden. Basierend auf unserer Erfahrung aus 450 Intranet-Projekten und Best-Practice-Checklisten empfehlen wir dann geeignete Plattformansätze.

Mit Hilfe der HIRSCHTEC-Methodik gelingt es uns, Intranet- und Digital Workplace Projekte im Standard schnell und kostengünstig umzusetzen. Das hat für Sie als Kunden den Vorteil, dass Sie bereits nach wenigen Monaten eine funktionsfähige Grundversion Ihres neuen Intranets bzw. Digitalen Arbeitsplatzes live im Einsatz haben. Diese Grundversion bauen wir dann agil und flexibel nach Ihrem Bedarf weiter aus. Seien Sie sich sicher, wir finden auch für Sie das passende Intranet-Konzept.

Eine detaillierte Übersicht zu den 21 Intranet-Softwarelösungen, die HIRSCHTEC im Portfolio hat, finden Sie unter „Intranet-Lösungen“.

Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, unsere Experten aus dem Team Strategie beraten Sie umfassend und herstellerunabhängig.

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