Townhall-Meeting, Strategie-Konferenz, Führungskräfte-Tagung – corona-bedingt werden auch diese Event-Formate zumindest hybrid organisiert werden müssen. Mit Microsoft Teams lassen sich Live-Ereignisse gut aufsetzen und an ein großes Online-Publikum übertragen.

Grundsätzlich sind Live-Events in Teams wie die bekannten Besprechungen ausgerichtet: Hierzu gehören z. B. die Webcam-Übertragung des Sprechers, geteilte Bildschirminhalte oder auch simples Einladungsmanagement inkl. Login-Link und Kalendereintrag via E-Mail.

Zurzeit gelten folgende Rahmendaten:

  • Bis zu 10.000 Teilnehmende
  • Bis zu 4 Stunden Aufzeichnung
  • Bis zu 15 Live-Ereignisse gleichzeitig.

Ab 1. Januar 2021 hat Microsoft folgende Parameter angekündigt:

  • Bis zu 20.000 Teilnehmende
  • Bis zu 16 Stunden Aufzeichnung
  • Bis zu 50 Live-Ereignisse gleichzeitig.

Je nach Konfiguration stehen Ihnen zur Orchestrierung eine Reihe praktischer Funktionalitäten zur Verfügung. Hierzu gehören z. B.:

  • Berechtigungen: Sie entscheiden, ob das Event nur für bestimmte, eingeladene Personen oder Gruppen freigeben wird, ob es organisationsweit stattfinden soll, oder ob es öffentlich – also auch für Teilnehmende außerhalb Ihrer Organisation – zugänglich ist.
  • Aufzeichnung: Wenn Sie es möchten, können Sie für den Produzenten bzw. Referenten bis zu 180 Tagen ein Screen-Recording anbieten. Selbige können Sie auch den Teilnehmenden Verfügbar machen. Hierbei muss der Zuschauer lediglich nochmal auf seinen Teilnahmelink klicken.
  • Interaktion: Falls gewünscht, können Teilnehmerdaten inkl. Zeitstempel für das Ein- und Ausloggen erfasst werden. Fragen & Antworten können durch den Referenten via Chat beantwortet und für alle transparent veröffentlicht werden. Auch die Integration eines Feedback-Formulars ist leicht möglich.
  • Dokumentation: Welche Fragen & Antworten wurden während des Live-Ereignisses im Chat gestellt? Wie war das Teilnehmerengagement? Hierzu können Sie Informationen via Excel-Export erhalten.

Unsere Top-3-Empfehlungen:

  1. Optionen und Einstellungen für die Event-Durchführung können nachträglich über den Kalendereintrag bearbeitet und geändert werden.
  2. Führen Sie ein Live-Event immer mit einem zusätzlichen Moderator durch.
  3. Schalten Sie zu Beginn die Mikrofone aller mgl. Co-Referenten stumm.

Ebenfalls nutzenstiftend sind die sogenannten „Breakout Rooms“ in Microsoft Teams, die gerade ausgerollt werden: Besprechungsleiter haben die Möglichkeit, bis zu 49 Nutzer einem separierten virtuellen Raum zuzuordnen. Zwischen diesen können die Menschen auch wechseln. Optional dabei sind Zeitlimits, nach deren Ende sich alle wieder in einem „Haupt-Event“ treffen. Diese Option ist praktisch, um klassische Workshop-Sessions und Gruppen-Arbeiten auch in der digitalen Welt abzuhalten.