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Den digitalen, KI-gestützten Arbeitsplatz gestalten – mit HIRSCHTEC AI Workplace

Grafik symbolisiert einzelne Aspekte des Digital Workplace, wie z. B. Intranet und Microsoft Teams.
Mit dem einem sicher laufenden, topaktuellen AI Workplace als Herzstück moderner Arbeitsumgebungen sind Unternehmen bestens für die Zukunft aufgestellt und geben Mitarbeitenden Flexibilität sowie zeitgemäße, KI-gestützte digitale Werkzeuge, – sicher und topaktuell.
Was ist ein AI Workplace?
Was ist ein Digital Worklace?
AI Workplace as a Service
Digital Workplace as a Service
Erfolgsgeschichten unserer Kunden
AI Workplace mit Microsoft 365
Workplace Government und Security
HIRSCHTEC Analytics

Die nächste Stufe Ihres digitalen Arbeitsplatzes

Den demografischen Wandel und Arbeitskräftemangel meistern, Wissenstransfer und Zusammenarbeit produktiv gestalten und mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen sowie dem Einsatz von KI für mehr Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit sorgen:

Mit HIRSCHTEC AI Workplace den digitalen Arbeitsplatz von heute und morgen gestalten – genau dafür bietet HIRSCHTEC die passende Lösung.

Wir beraten Sie und führen gemeinsam eine Lösung ein, die sich nahtlos in Ihre Digitalstrategie integriert. Dabei haben wir Kosten und Ressourcen immer im Blick. Wir entwickeln Ihren AI Workplace auf Microsoft 365-Basis kontinuierlich weiter und sorgen so dafür, dass er jederzeit topaktuell und zukunftssicher ist.

Vom Digital Workplace zum AI Workplace

HIRSCHTEC AI-Workplace

Seit 2005 digitalisieren wir die interne Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen – vom klassischen Intranet über den Digital Workplace bis hin zum KI-gestützten AI Workplace von heute. Der Digital Workplace war dabei immer schon mehr als ein einzelnes Tool: die zentrale Plattform, auf der Kommunikation, Zusammenarbeit und Wissensmanagement zusammenlaufen.

 

Der AI Workplace ist die nächste Evolutionsstufe dieses Gedankens: KI kommt hier nicht als isoliertes Werkzeug zum Einsatz, sondern als integraler Bestandteil aller Handlungsfelder – und macht den digitalen Arbeitsplatz dadurch noch effizienter und wertvoller.

Der AI Workplace im Kontext des Digital Workplace – einfach erklärt

In diesem Video ordnet Khaled Thaler (Geschäftsführer bei HIRSCHTEC) den AI Workplace im Kontext des Digital Workplace ein: Warum wir bei KI heute nicht mehr von einem isolierten Tool sprechen, sondern KI als integralen Bestandteil aller Handlungsfelder betrachten – und welche drei Voraussetzungen Unternehmen dafür schaffen müssen.

Zitat von Khaled Thaler:

„Der AI Workplace beschleunigt den täglichen Arbeitsprozess  und ermöglicht durch Agenten zusätzlich Prozesse digital durch die Unterstützung von AI bereit zu stellen. Das heißt Unternehmen können in Zukunft unter Verwendung von AI Agenten mehr Outcome produzieren und Manpower an anderer Stelle fokussiert einsetzen.“

Die drei Bausteine für einen erfolgreichen AI Workplace

Damit KI im Unternehmen wirklich wirksam wird, braucht es mehr als nur die Einführung eines neuen Tools. Aus unserer Projekterfahrung sind drei Bausteine entscheidend:

  • Daten
    Daten sind der Kraftstoff für KI. Häufig liegen Unternehmensdaten zwar bereits digital vor, aber noch in proprietären, serverbasierten Strukturen. Für den AI Workplace müssen sie zunächst in die Cloud überführt, bereinigt und richtig berechtigt werden – zum Beispiel in SharePoint –, damit KI-Anwendungen darauf zugreifen können.
  • Governance
    Was früher über schriftliche IT-Policies geregelt wurde, muss heute tool-seitig digital mitgedacht werden. Nur so behalten Unternehmen die Kontrolle darüber, was im AI Workplace generiert und verarbeitet wird und stellen sicher, dass vereinbarte Richtlinien auch langfristig eingehalten werden.
  • Business Expertise
    Beim AI Workplace geht es um mehr als Copilot als smarten Such- und Schreibassistenten. Es geht ebenfalls um Agenten, die digitale Geschäftsprozesse mit KI beschleunigen. Dafür braucht es Business-Know-how aus dem Unternehmen selbst: Wer weiß am besten, welche Prozesse sich eignen und wie die Spielregeln dafür aussehen sollten?

Gib hier deine Überschrift ein

Knowledge Worker

Für klassische PC-Mitarbeitende

Der AI Workplace beschleunigt, was im Digital Workplace bereits gut funk­tio­niert hat. Mitarbeitende können eigen­ständig kleine Agenten für wieder­kehrende Aufgaben nutzen und erhalten proaktiv Vorschläge, wie sich ihre Arbeitsweise mit KI weiter optimieren lässt.

Frontline Worker

Für Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz

Durch KI wird der Workplace zusätzlich auf mobilen Endgeräten nutzbar – etwa über eine Mitarbeiter-App, die nicht nur Informationen bereitstellt, sondern auch echte Prozesse abbildet: Urlaubs­anträge, Schichtpläne, Lohnabrech­nungen, Zeiterfassung, Unterstützung im Qualitätsmanagement oder auch bei (Onboarding-)­Schu­lungen/Trai­nings. Dabei beschleunigen KI-­gestützte Prozesse, z. B. durch Spracheingabe in der eigenen Muttersprache, die Arbeitsabläufe für alle Mitarbeitenden.   Gerade vor dem Hintergrund des demografischen Wandels wird genau das entscheidend: Mit weniger verfügbaren Arbeitskräften müssen Unternehmen ihre Technologie so einsetzen, dass sie mit weniger Menschen mehr erreichen können.

Die fünf Handlungsfelder des AI Workplace als Basis

Nur ein digitaler Arbeitsplatz, den Mitarbeitende gern und nachhaltig im Arbeitsalltag nutzen, entfaltet auch sein volles Potenzial. Daher denken wir die fünf Handlungsfelder Leadership & Organisation, KI & Automatisierung, Kommunikation, Zusammenarbeit und hybrides Arbeiten stets mit und sehen sie eng miteinander verbunden.

Leadership & Organisation

  • Workplace-Strategie als Grundlage für hohe Nutzungsraten und Zufriedenheit entwickeln
  • Tool-Landschaft sortieren und auf wichtigste Kerninstrumente reduzieren
  • digitale Unternehmenskultur vorleben & aktiv gestalten
  • auf begleitende Kommunikations- und Adoption-Maßnahmen setzen
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KI & Automatisierung

  • Use Cases für den Einsatz von KI und Automatisierungen identifizieren

  • Routine- und Freigabeprozesse automatisieren mit Microsoft Power Platform

  • KI-Funktionen wie Microsoft Copilot sinnvoll nutzen

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Kommunikation

  • Modernes Intranet als zentrale Plattform für Information & Interaktion verankern

  • Mitarbeiter-Apps für mobile Nutzung und Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz einführen

  • auf aufwendige Eigenentwicklungen verzichten und stattdessen auf Tools wie Haiilo, Staffbase, LumApps, Flip, Colibo oder SharePoint-basierte Add-ons (Powell, Ichicraft) setzen

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Zusammenarbeit

  • effizientes Dokumentenmanagement mit SharePoint und OneDrive betreiben

  • Microsoft Teams für produktive, team-, abteilungs- und standorübergreifende Zusammenarbeit nutzen

  • klare klare Governance für Teams in MS Teams sowie für Kanäle, Dateien und Berechtigungen etablieren

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Hybrides Arbeiten

  • Arbeitsumgebung analysieren und tatsächlichen Bedarf ermitteln

  • Flexibilität und Effektivität in der Nutzung sowie passende technische Ausstattung von Arbeitsräumen sicherstellen

  • Microsoft Places für die intelligente Raumbuchung nutzen

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Unsere Webinare

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Digital Workplace und Arbeitgeberattraktivität
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Kein Problem! Wir unterstützen Sie dabei.
Und übrigens: Im Digital-Workplace-as-a-Service -Modell können Sie den Betrieb Ihres digitalen Arbeitsplatzes sogar vollständig an uns auslagern.

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Governance & Security am Digital Workplace

Microsoft Teams hat die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen stark verändert und ist heute vielerorts die Basis für den digitalen Arbeitsplatz.

Jedoch zeigt sich auch immer wieder: Unstrukturiert angelegte Teams-Teams, zu viele Kanäle, doppelte Dateiablagen oder auch unklare Berechtigungsstrukturen können schnell zu Wildwuchs in Microsoft Teams führen.

Umso wichtiger ist eine klare Governance, die für mehr Übersicht und Orientierung sorgt. Dazu gehört z. B., Policies für die Nutzung von MS Teams zu entwickeln, auf ein Lifecycle Management zu setzen, das nicht mehr genutzte Teams aussortiert/archiviert, Teams-Namenskonventionen vorzugeben oder auch Templates bei der Teams-Erstellung zu verwenden.

Mindestens genauso wichtig: Eine hohe Datensicherheit zu gewährleisten. Damit vertrauliche und sensible Daten im Microsoft 365-Kosmos nicht versehentlich in die falschen Hände geraten, braucht es effektive Sicherheitsmechanismen.

Das bedeutet z. B., Daten mit Sensitivity Labels (Vertraulichkeitsbezeichnungen) und Retention Labels (Aufbewahrungsbezeichnungen) zu versehen und dank Data Loss Prevention den Verlust sensibler Daten zu verhindern.

Ein sicherer Zugang zum digitalen Arbeitsplatz durch eine optimierte Tenant-Architektur sowie die Verwendung von Sicherheitsmechanismen wie Multi-Faktor-Authentifizierung und Single-Sign-On runden das Benutzererlebnis ab.

Das sind unsere Leistungen im Überblick

Analyse

  • Analyse der kundenseitigen IT-Infrastruktur und Geschäftsprozesse
  • Sortierung und Visualisierung Tool-Landschaft
  • Entwicklung passendes Digital-Workplace-Szenario

Beratung und Planung

  • Speicherstrukturen und Datei-Handling in Teams, SharePoint und OneDrive
  • Microsoft Teams-Check
  • Microsoft 365-Konfiguration und -Evergreening
  • Integration von Drittsystemen in Microsoft Teams

Implementierung und Tool-Integration

  • Verknüpfung von SharePoint, Microsoft Teams, Viva Engage und Intranet
  • Fileserver-Migration in die Cloud
  • KI-basierte Enterprise Search für das schnelle Finden von Dokumenten

Schulungen und Support​

  • Trainings/Remote-Schulungen zur Tool-Nutzung und cloudbasierten Arbeitsweisen
  • Workshops zur Tool-Matrix
  • Kommunikations- und Change-Maßnahmen
  • Hilfe-Communities am Digital Workplace

Wartung und Aktualisierung

  • Erfolgsmessung Digital Workplace und kontinuierliche Optimierung/Weiterentwicklung
  • Sicherheit der Daten und IT-Infrastruktur (z. B. Verschlüsselung, Firewalls, Zwei-Faktor-Authentifizierung)
  • Rollen, Rechte und Governance in Microsoft 365
Ich freue mich, dass unsere Strategie aufgegangen ist - eine Hilfe-Community als zentraler Ankerplatz, hauseigene Lern- & Erklärmedien sowie aktives Community Management durch unsere DTM (Digital Transfer Manager-) Coaching-Sessions, die Feedbacks und neue Impulse als Erfolgskreislauf liefern.

Das alles ist nur durch das Zusammenspiel von Kommunikation, HR und IT mit toller Unterstützung durch HIRSCHTEC möglich.
andre-willems-2
André WillemsDigital Transfer Manager | NEW AG
Erfahrungen unserer Kunden mit den Digital-Workplace-Lösungen von HIRSCHTEC
Ihre Zufriedenheit ist unser Antrieb.

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