Digital Workplace – Menschen im Mittelpunkt

Was versteht man eigentlich unter einem Digital Workplace?

Als Digital Workplace (digitaler Arbeitsplatz) wird eine digitale Arbeitsplattform bezeichnet, die als zentraler Ort alle für die Mitarbeiter wichtige Informationen, Dokumente und Instrumente für die Zusammenarbeit gebündelt zur Verfügung stellt. Der große Vorteil dabei ist, dass auf diese Plattform flexibel zugegriffen werden kann.

Welche Vorteile hat ein Digital Workplace?

Ohne Digital Workplace keine digitale Transformation! Als Kollaborations- und Informationsplattform liegt einer seiner Hauptvorteile in der niedrigschwelligen Informationsweitergabe. Die schnelle Verfügbarkeit zu Grunde liegender Cloud-Dienste und hohe Reichweite z. B. über mobile Endgeräte haben einen positiven Einfluss auf agile Arbeitsweisen und unterstützen die Innovationsfähigkeit und das digitale Mindset.

Wie kann man den Digital Workplace einrichten und welche Rolle spielt dabei Office 365?

Viele Unternehmen starten den Aufbau ihres Digital Workplace auf der Basis von Office 365. Im ersten Schritt werden z. B. häufig genutzte Office-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint in eine cloud-basierte Variante umgewandelt. Diese „Cloud-Varianten“ der Programme haben die gleichen Funktionalitäten, aber den entscheidenden Vorteil, dass nun eine zeit-, orts- und geräteunabhängige Zusammenarbeit sowie das parallele Bearbeiten von Dokumenten mit Kollegen möglich wird.

Office 365 schnell & erfolgreich einführen | HIRSCHTECIm zweiten Schritt wird oftmals Microsoft Teams als Schaltzentrale für die moderne Projektarbeit eingeführt. In Microsoft Teams werden projekt- und abteilungsbezogene Gruppen gebildet, in denen Dateien abgelegt werden können. Zusätzlich können alle Gruppenmitglieder innerhalb einer Gruppe (eines Teams) themenbezogen miteinander kommunizieren. Häufig wird MS Teams noch ergänzt um OneDrive, Planner oder OneNote. Für die niedrigschwellige Kommunikation und das Community Building fungiert Yammer als soziales Netzwerk im Unternehmen. Mit Yammer haben die Mitarbeiter die Möglichkeit sich abteilungs- und teamübergreifend auszutauschen und zu vernetzen. Dies unterstützt eine transparente Unternehmenskultur und die Entwicklung von neuen Ideen.

Im dritten Schritt werden häufig aufwendige Prozesse, wie Urlaubsanträge, Reiseabrechnungen oder die Rechnungsabwicklung digitalisiert, z. B. mit Tools wie Flow, Planner oder Power BI.

Moderne Kollaboration in Unternehmen basiert damit häufig auf Office 365. Welches Werkzeug aber für welchen Anwendungsfall nutzen? Wo finde ich jetzt welche Informationen? Die Vielzahl der angebotenen Tools erfordern aus Nutzersicht daher eine konsolidierte Sicht und einen geführten Zugang. Dies wird z. B. durch Intranet-Softwarelösungen (wie z. B. COYO oder Staffbase) oder Intranet-Add-ons  (wie z. B. Omnia, Wizdom, BeezyPowell 365) und deren Hub- oder Dashboard-Technologien realisiert.

HIRSCHTEC – Die Nutzung von Office 365 steigern

Wir aktivieren Ihre Office-365-Umgebung! Das HIRSCHTEC-Team berät Sie bei der Einführung und Optimierung von Digital Workplace-Lösungen. Sie wollen Office 365 erfolgreich einführen und brauchen Unterstützung bei der Begleitung der Mitarbeiter auf dem Weg zum vernetzten Arbeiten? Wir helfen Ihnen, egal ob Sie bereits eine bestehende “Digital Workplace”-Tool-Landschaft besitzen oder sich komplett neu entscheiden möchten. Wir empfehlen Ihnen passende Lösungen, die sich gezielt daran orientieren, was Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen.

Wir „sprechen“ die Sprache der Kommunikations- und IT-Verantwortlichen und verbinden das Beste aus diesen beiden Welten. Unsere Digital Workplace-Experten unterstützen Sie dabei, die neuen Tools im täglichen Geschäft zu etablieren und Schwellen auf dem Weg zum Digital Workplace abzubauen. Denn nur, wenn neue Instrumente und Arbeitsweisen akzeptiert werden, entstehen blühende, produktive Communities und werden technologische Investitionsruinen vermieden.

Hierfür setzen wir auf einen abgestuften Prozess, der die Mitarbeiter durch die drei relevanten Phasen „Kennen“, „Können“ & „Wollen“ begleitet.

Mit „Kennen, Können, Wollen“ den Digital Workplace und Office 365 erfolgreich einführen.

1) Benefits herausstellen & „Buy-in“ der Stakeholder sichern

„Welche konkreten Vorteile liefert der digitale Arbeitsplatz für mich und meine täglichen Aufgaben?“ bis hin zu „Warum hilft uns der digitale Arbeitsplatz, unsere strategischen und geschäftlichen Ziele zu erreichen?“ – Verschiedene Zielgruppen bewegen verschiedene Fragestellungen. Wir beantworten sie für Sie mit einer überzeugenden Projektstory in Wort & Bild.

2) Digitalen Arbeitsplatz wie ein Produkt einführen

Bei der Einführung von Office 365 sollten alle Mitarbeiter von Anfang an transparent informiert werden. Office 365 sollte als positive und hilfreiche Verbesserung positioniert werden. Wie macht man das am besten? In dem man eine klassische „Launch-Kampagne“ aufsetzt und die Einführung mit Begleitmedien (Print-, Digital- & Live-Formaten) ergänzt.

3) „Leitplanken“ setzen & Basisfunktionalitäten erla?utern

Wer darf was sehen, herunterladen oder eröffnen? Wo genau liegen welche Dateien ab und wer hat darauf Zugriff? Wann wird was von wem wo veröffentlicht? Wir klären es – und vermeiden gefühlte digitale Überlastung und Wildwuchs.

4) Tool-Landschaft ordnen & visualisieren

Die Office 365 Tool-Landschaft ist vielseitig. Die Aufgabe der IT- & Kommunikationsmanager ist es, einen Überblick über die digitale Landschaft in Form eines Use-Case-Atlas zu geben, so dass jeder Mitarbeiter Empfehlungen an die Hand bekommt, welches Tool für welche Aufgabe am besten benutzt werden kann.

5) Nutzer coachen & unterstützen

Ob in Web-Sessions oder persönlich – wir reichen virtuell oder ganz real eine helfende Hand und unterstützen Menschen, sich rasch mit neuartigen digitalen Instrumenten vertraut zu machen und neue Arbeitsweisen zu verinnerlichen.

6) Austausch & Feedback-Schleifen ermöglichen & moderieren

Ermöglichen Sie digitale und persönliche Treffpunkte, in denen sich Mitarbeiter gegenseitig über Office 365 austauschen können (z. B. eine „Hilfe-Community“ auf Teams, eine Feedbackgruppe in Yammer oder auch ein realer „Anwender-Stammtisch“). Durch diese Möglichkeiten verinnerlichen die Mitarbeiter bereits kollaborative Arbeitsweisen und helfen sich gegenseitig.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

Oliver Chaudhuri | HIRSCHTEC
Ansprechpartner
Oliver Chaudhuri
Leiter Team Communications
+49 160 99 79 62 19

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