Den Digital Workplace einführen mit dem Modell „House of Change”

Der Wirtschaftspsychologe Claes Janssen illustriert im „House of Change-Modell“ den Umgang von Menschen mit Veränderungen. Dieses Verständnis kann dabei helfen, im Rahmen einer digitalen Transformation den Veränderungsprozess zu gestalten.

Die Change-Phasen nach dem House of Change-Modell 

Laut dem House of Change-Modell durchlaufen Menschen in Veränderungsprozessen vier Zonen: 

1. Komfortzone: Hier geht eine Person ihren Gewohnheiten und Routinen nach. Sie fühlt sich geschützt und sicher. Ein plötzlich auftretendes Ereignis oder eine sich bewahrheitende Erkenntnis reißt die Person aus ihren Gewohnheiten und Routinen. Sie glaubt, die Veränderung gehe vorüber.
2. Verweigerungszone: Mit der Zeit wird die Veränderung zwar bewusst wahrgenommen, allerdings wird ihre Notwendigkeit in Frage gestellt. Zu diesem Zeitpunkt wird die Veränderung schlecht geredet und die Vergangenheit verteidigt. Wut und Ärger machen sich breit.
3. Verwirrungszone: Die Person hält nicht länger an der Vergangenheit fest und erkennt, dass sich etwas ändern wird oder muss. Noch herrscht Chaos. Die Person ist orientierungslos und irritiert. Es herrscht Frust.
4. Veränderungszone: Mit der Akzeptanz der Veränderung gewinnt die Person eine klare Sicht. Aus Chaos und Frust entwickeln sich Visionen und Zutrauen. Es entsteht ein Raum für konstruktiven Austausch und Hoffnung in die Veränderung.

Copyright: Janssen, Claes F.: The Four Rooms of Change (Förändringens fyra rum), Wahlström & Widstrand, 1996.

Wie sich das „House of Change-Modell“ nutzen lässt, um den Digital Workplace einzuführen

Die einzelnen Change-Phasen lassen sich auch auf Unternehmen bzw. deren Mitarbeitende übertragen.  

Die Komfortzone: Vor dem Digital–Change 

Bevor ein digitaler Workplace eingeführt wird, herrscht in vielen Unternehmen oft noch folgendes Szenario: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschicken eine Flut an E-Mails über Outlook, Dateien werden auf internen Laufwerken gespeichert und manche Dokumente sogar noch in Ordnern abgeheftet. Diese werden dann wiederum in Aktenschränken verstaut.

Der Arbeitsplatz der Mitarbeitenden ist das Büro. Dort stehen Computer und weiteres Equipment, das zum Arbeiten benötigt wird. Die Belegschaft trifft sich in Konferenzräumen für Meetings und präsentiert an Flip-Charts. Kolleginnen und Kollegen werden über das Telefon angerufen. Der Aushang wichtiger Informationen erfolgt am Schwarzen Brett.

Ein Arbeitsalltag, wie die Mitarbeitenden ihn seit jeher kennen und gewohnt sind. Kurzum: Sie befinden sich in der Komfortzone – noch. Denn unternehmensintern wurde die Entscheidung für die digitale Transformation getroffen und die Geschäftsführung kommuniziert nun die frohe Botschaft.

Zweite Change-Phase: Die Verleugnungszone 

Diese frohe Kunde kann jedoch bei manchen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – natürlich längst nicht bei allen – den Übergang in die Verleugnungszone einläuten. Die betroffenen Mitarbeitenden stellen infrage, wie sinnvoll es ist, den Digital Workplace einzuführen. Sie sind der Meinung, der digitale Arbeitsplatz würde die Zusammenarbeit verkomplizieren, sei neben der alltäglichen Arbeit zusätzlicher Stress und nicht notwendig.

Zu diesem Zeitpunkt werden die Möglichkeiten des digitalen Arbeitsplatzes klein geredet und der Aufwand, der mit der Digital-Workplace-Einführung einhergeht, größer empfunden als er in Wahrheit ist. Diese kritischen Mitarbeitenden wehren sich dann gegen die Einführung neuer digitaler Kommunikations- und Kollaborations-Tools und sehen in der Veränderung keine Verbesserung der bisherigen Kommunikationswege.

Der Aufwand wird höher bewertet als der Nutzen. Die Betroffenen werden von Gefühlen der Wut übermannt und fragen sich, warum sie aus ihrem gewohnten Arbeitsalltag herausgerissen werden müssen. Nicht selten besteht auch Sorge um den eigenen Arbeitsplatz. Die Mitarbeitenden fürchten, dass sie dem digitalen Arbeitsplatz nicht gerecht werden, zu wenig Erfahrung im Umgang mit modernen Arbeitsinstrumenten haben und nicht die Fähigkeiten besitzen, um diesen zu erlernen.

Dritte Change-Phase: Die Verwirrungszone 

Dennoch wird der Digital Workplace in die Praxis eingeführt. Mit Hilfe von kommunikativen Maßnahmen, die oft auch extern eingekauft werden, wird der Veränderungsprozess kommunikativ begleitet. Die skeptischen unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern haben nun das Gefühl, der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes nicht mehr entrinnen zu können.

Mit Hilfe von zielgerichtetem Change Management wie Videostatements der Geschäftsführung, How-to-Videos und Screencasts wird der digitale Arbeitsplatz aber bei den Mitarbeitenden „promotet“. Dadurch werden Emotionen der Freude und Neugierde geweckt, Ängste und Zweifel abgebaut. Z-Cards laden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu ein, die Tools am digitalen Arbeitsplatz für die Erledigung ihrer täglichen Aufgaben zu nutzen, sich virtuell miteinander zu vernetzen und im Intranet zu surfen, um sich über Unternehmens-News zu informieren.

Die Mitarbeitenden fangen an, der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes einen Nutzen beizumessen und sind der Veränderung der Kommunikationswege gegenüber offener eingestellt. Dennoch wird die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes immer noch als eine große Herausforderung wahrgenommen. Die Betroffenen befinden sich folglich in der Verwirrungszone. Es herrscht Unklarheit darüber, zu welchem Zeitpunkt welche Tools eingeführt und für welchen Anwendungsfall diese genutzt werden sollen. Sie fragen sich, wie viel Arbeitszeit dafür aufgewendet werden darf, sich am digitalen Arbeitsplatz bzw. im Social Intranet mit den Kolleginnen und Kollegen auszutauschen. So viele Fragen und noch so wenige Antworten.

Vierte Change-Phase: Die Veränderungszone

Wieder wird nun im Rahmen des Change-Managements Kommunikation dafür genutzt, um Klarheit zu schaffen. Eine Infografik fasst etwa zusammen, welches Tool ganz konkret für welchen Anwendungsfall genutzt werden sollte. Tipps zum richtigen Verhalten im Intranet und am Digital Workplace liefert eine Netiquette. In einem FAQ-Katalog oder in virtuellen Hilfe-Communities finden Mitarbeitende schnell und einfach Antworten auf ihre Fragen. Schulungen und Leitfäden ermutigen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu, den digitalen Arbeitsplatz zu nutzen und Dinge auch einfach einmal auszuprobieren.

Und diese Maßnahmen zeigen im Rahmen der digitalen Transformation ihre Wirkung. Die zuvor noch sehr kritisch eingestellten Mitarbeitenden sehen die Chancen, die der Digital Workplace für die Optimierung der internen Kommunikation und Zusammenarbeit mitbringt. Am digitalen Arbeitsplatz wird nun über Microsoft Teams gechattet, wichtige Informationen sind im Intranet zu finden, Dokumente liegen in der Cloud ab. Mit dem Microsoft 365-basierten Digital Workplace können die Mitarbeitenden jederzeit, an jedem Ort und von jedem Gerät aus zusammen an Dokumenten arbeiten, sich virtuell zu bestimmten Themen austauschen und auf für sie relevante Informationen zugreifen.  Sie befinden sich jetzt in der Veränderungszone – und setzen große Hoffnungen in den Digital Workplace.

Weitere Informationen über die digitale Arbeitswelt mit ihren Chancen und Herausforderungen sind in unserer Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2023“ zu finden.