Die digitale Transformation, die stetig voranschreitet, hat sowohl unsere Arbeitsweise als auch die Tools, die für den Erfolg in der heutigen Geschäftswelt notwendig sind, verändert. In der modernen, digitalen Kommunikation innerhalb von Unternehmen nimmt das Intranet eine Schlüsselposition ein.
Was ist ein Intranet?
Das Intranet bildet das Herzstück der internen Kommunikation, Kollaboration und digitalen Zusammenarbeit in modernen Unternehmen. Es handelt sich um ein privates, internes Netzwerk von Webseiten, Anwendungen und Ressourcen, das den Mitarbeitenden den Zugang zu relevanten Informationen, Dokumenten und Tools ermöglicht. Im Kontext des Digital Workplaces fungiert das Intranet als digitales Zentrum für den Zugriff auf unternehmensweite Ressourcen.
Kernelemente des Intranets
Ein leistungsstarkes, modernes Intranet zeichnet sich durch eine Vielzahl von Kernelementen aus:
- Dokumentenmanagement: Dies ermöglicht die zentrale Speicherung, Organisation und Freigabe von Dokumenten, wodurch die Effizienz der Informationsverwaltung verbessert wird.
- Kollaborationstools: Durch die Integration von Werkzeugen wie z. B. Chats wird eine effektive, digitale Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden gefördert.
- Interne Kommunikation: Dieses Element ermöglicht die Veröffentlichung von Unternehmensnachrichten, Updates und Ankündigungen, um alle Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu halten und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.
- Personalisierung: Eine anpassbare Benutzeroberfläche, basierend auf den Nutzerrollen, stellt sicher, dass jeder Mitarbeitende Zugriff auf für ihn relevante Informationen und Werkzeuge hat.
- Suchfunktion: Leistungsstarke Suchmöglichkeiten ermöglichen es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, schnell und effizient auf benötigte Informationen zuzugreifen.
Zusätzlich zu diesen Kernelementen sind auch Mobile Zugänglichkeit, die sicherstellt, dass Mitarbeitende jederzeit und von überall auf das Intranet zugreifen können sowie Sicherheit und Datenschutz, die gewährleisten, dass Unternehmensinformationen sicher aufbewahrt und übertragen werden, von entscheidender Bedeutung. Integration mit externen Applikationen kann ebenfalls die Produktivität steigern, indem es eine nahtlose Interaktion mit anderen, für die tägliche Arbeit benötigten, Tools ermöglicht.
Analytik und Berichterstattung sind weitere wichtige Elemente, um die Nutzung des Intranets zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Sie helfen dabei, Einblicke in die Bedürfnisse der Benutzer und Benutzerinnen zu gewinnen und das System entsprechend anzupassen.
Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die Benutzerfreundlichkeit. Ein intuitives und leicht zu bedienendes Intranet fördert die Akzeptanz und Nutzung durch die Mitarbeitenden, was wiederum die interne Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert.
Schließlich spielt auch die Skalierbarkeit eine Rolle. Das Intranet sollte in der Lage sein, mit dem Unternehmen zu wachsen und sich an veränderte Anforderungen anzupassen, um stets den maximalen Nutzen zu bieten.
Das Intranet im Kontext des Digital Workplaces
Als Fundament der modernen Arbeitsumgebung spielt das Intranet eine entscheidende Rolle im Digital Workplace. Dabei dient es als Drehscheibe für den Zugang zu internen Informationen und digitalen Tools. Der Digital Workplace umfasst eine Reihe von Technologien und Lösungen, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, in einer zunehmend digitalisierten Arbeitsumgebung hybrid zu arbeiten. Zudem können Intranets beispielsweise in Microsoft Teams integriert werden, wodurch eine ganzheitliche, kollaborative Systemlandschaft entsteht. Des Weiteren können Drittsysteme – sprich, wichtige digitale Arbeitstools, auf die die Mitarbeitenden täglich zugreifen müssen – mithilfe einer Tool-Integration in das Intranet integriert werden.
Während das „klassische“ Intranet eher auf Top-down-Kommunikation fokussiert war, haben moderne Intranets auch einen sozialen Aspekt. Durch Funktionen wie soziale Feeds, Kommentarfunktionen und Diskussionsforen bieten bspw. Social Intranets den Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen, Meinungen auszutauschen und Ideen zu teilen. Diese interaktiven Elemente schaffen eine offene und transparente Kommunikationskultur, in der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sich gehört und wertgeschätzt fühlen.
Was für Intranet-Anbieter gibt es?
Es gibt eine Vielzahl von Intranet-Anbietern. Die Wahl des richtigen Intranet-Anbieters hängt von den individuellen Anforderungen und Zielen eines Unternehmens ab. Es ist wichtig, die Funktionen und Möglichkeiten jedes Anbieters sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass die gewählte Lösung den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und der Organisation insgesamt entspricht. Hier ein paar Beispiele:
- Staffbase legt besonderen Wert auf mobile Kommunikation und Engagement der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Plattform ermöglicht Unternehmen, relevante Informationen und Updates über mobile Geräte zu verteilen, was in einer zunehmend mobilen Arbeitswelt von entscheidender Bedeutung ist.
- Haiilo bietet eine kollaborative und interaktive Plattform, die darauf abzielt, die Mitarbeiterbindung und das Teilen von Wissen innerhalb des Unternehmens zu fördern. Es erleichtert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch auf intuitive Weise.
- Powell Software konzentriert sich auf die Integration und Anpassbarkeit innerhalb von Microsoft 365 und SharePoint. Es ermöglicht Unternehmen, ihre bestehenden Microsoft-Tools effektiv in das Intranet zu integrieren und zu erweitern.
- LumApps bietet eine umfassende Social Intranet-Lösung, die auf die Stärkung der Unternehmenskultur und die Förderung der internen Kommunikation abzielt. Die Plattform ist bekannt für ihr ansprechendes Design und ihre Benutzerfreundlichkeit.
- Flip bietet eine vielseitige Plattform für die interne Kommunikation und Kollaboration. Mit Tools zur Projektverwaltung, Dokumentenfreigabe und Zusammenarbeit erleichtert es die Arbeit der Mitarbeitenden.
- SharePoint ist eine weit verbreitete Plattform für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement. Sie integriert nahtlos mit anderen Microsoft-Tools wie Teams und Outlook und bietet eine breite Palette von Anpassungsoptionen.
Zusammenfassung: Intranet in 3 Sätzen
- Das Intranet bildet das Herzstück des Digital Workplace, indem es eine zentrale Plattform für interne Kommunikation, digitale Zusammenarbeit und Informationsfreigabe bietet.
- Die Integration eines gut gestalteten Intranets in den Digital Workplace ist unerlässlich, um die Effizienz, Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen zu fördern und den Anforderungen er modernen Arbeitswelt gerecht zu werden.
- Die nahtlose Verbindung von Intranets und z. B Microsoft 365-Tools oder auch anderen Drittanbieter-Programmen, schafft eine optimale Grundlage für hybrides Arbeiten und folglich eine erfolgreiche Digitale Transformation in Unternehmen.
Redaktioneller Hinweis: Dieser Text wurde mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) erstellt und redaktionell bearbeitet sowie geprüft.
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