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In vielen Unternehmen, die auf die Microsoft-Landschaft setzen, ist SharePoint unverzichtbarer Bestandteil des Arbeitsalltages und ermöglicht Mitarbeitenden den Zugang zu relevanten Informationen und Dokumenten.

SharePoint: Was ist das?

SharePoint ist eine Webanwendungsplattform im Rahmen der Microsoft Office-Familie, die in der Regel für die Speicherung, Organisation, Freigabe und den Zugriff auf Informationen von jedem Gerät aus genutzt wird. Ursprünglich als Dokumentenmanagement- und Speichersystem konzipiert, ist SharePoint heute eine umfassende Lösung für den digitalen Arbeitsplatz, die sowohl Intranet- als auch Content-Management-Funktionen beinhaltet.

Funktionsweise von SharePoint

Microsoft SharePoint fungiert als zentrale Plattform für die Organisation von Informationen und die Zusammenarbeit in Unternehmen. Es ermöglicht die Erstellung von internen Websites, auf denen Teams Dokumente und Informationen austauschen können. SharePoint unterstützt:

Die Plattform ist sowohl On-Premises als auch in der Cloud verfügbar und lässt sich nahtlos in die Infrastruktur für den digitalen Arbeitsplatz integrieren. Häufig bildet SharePoint auch die Basis für moderne Intranets. Dann allerdings meist ergänzt um Add-ons (wie z. B. Powell), die die bestehende Basistechnologie verbessern. Einen Überblick zu gängigen Add-ons liefert die „Marktübersicht Digitaler Arbeitsplatz 2023.“

SharePoint On-Premises und SharePoint Online im Vergleich

In einer Zeit, in der der Digital Workplace zunehmend unverzichtbar wird, stehen Unternehmen vor der Entscheidung, ob sie SharePoint On-Premises oder SharePoint Online einsetzen sollten. Die Vor- und Nachteile beider Varianten im kurzen Überblick:

SharePoint On-Premises

Infrastruktur und Kontrolle

Bei einer On-Premises-Installation befinden sich alle Server und Daten physisch im Unternehmen. Dies stellt eine hohe Kontrolle über die Daten und die Systeme, die sie verwalten, sicher. Und das ist wiederum speziell für Unternehmen wichtig, die strengen Compliance- und Sicherheitsrichtlinien unterliegen.

Skalierbarkeit und Anpassbarkeit

Die On-Premises-Variante liefert maximale Flexibilität, da sie eine breite Palette an individuellen Anpassungen und tiefgreifenden Systemänderungen möglich macht.

Kosten

Die Anfangsinvestitionen in Hardware, Lizenzen und Personal können erheblich sein. Zusätzlich fallen Kosten für Wartung, Upgrades und Energie an.

SharePoint Online

Cloud-basierte Lösung

SharePoint Online ist eine Cloud-basierte Lösung, die als Teil des Microsoft 365-Abonnements angeboten wird. Die Verantwortung für Wartung, Updates und Skalierung liegt somit komplett bei Microsoft.

Mobiler Zugriff und Collaboration

Der Zugriff auf Daten und Systeme ist für das jeweilige Unternehmen, das SharePoint Online im Einsatz hat, von überall aus möglich. Das erleichtert Remote Working und digitale Zusammenarbeit deutlich.

Kosten

SharePoint Online kommt häufig mit einem Abo-Modell, was die anfänglichen Kosten reduziert. Jedoch können sich bei erweitertem Funktionsumfang und steigender Nutzerzahl die Kosten auch erhöhen.

Schlüsselunterschiede

  • Datenverwaltung: On-Premises bietet mehr Kontrolle, während Online mehr Flexibilität ermöglicht.
  • Kostenstruktur: Anfängliche Investitionen vs. monatliche/ jährliche Abonnementkosten.
  • Aktualisierungen: Bei On-Premises manuell und unternehmensgesteuert, bei Online automatisch durch Microsoft.
  • Anpassbarkeit: On-Premises ist flexibler in der individuellen Anpassung, während Online eine schnellere Implementierung von neuen Features bietet.

Die Wahl zwischen SharePoint On-Premises und SharePoint Online sollte sorgfältig – und entsprechend der individuellen Anforderungen eines Unternehmens – getroffen werden. Beide Varianten bieten robuste Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz. Allerdings können ihre Unterschiede in der Implementierung und im laufenden Betrieb signifikant sein. Hinzukommt, dass heute immer mehr Unternehmen den Gang in die Cloud wagen, um bestmöglich auf ortsunabhängige, digitale Zusammenarbeit eingestellt zu sein und ihren Mitarbeitenden mehr Flexibilität zu bieten.

SharePoint im Microsoft 365-Umfeld

Im Kontext von Microsoft 365 fungiert SharePoint als Grundlage für das Speichern von Dokumenten und die Zusammenarbeit. Es integriert sich nahtlos in andere Microsoft Tools wie Teams für die Kommunikation und OneDrive für die persönliche Datenspeicherung. In diesem Sinne ist SharePoint ein entscheidender Bestandteil des Modern-Workplace-Konzepts, das den digitalen Wandel in Unternehmen vorantreibt.

Unterschied zwischen Microsoft SharePoint und OneDrive

Während sowohl SharePoint als auch OneDrive zur Speicherung von Dateien verwendet werden können, dienen sie unterschiedlichen Zwecken:

  • SharePoint: Fokus auf Teamarbeit und Unternehmensdaten, einschließlich erweiterter Funktionen wie Workflows und Metadaten.
  • OneDrive: Persönlicher Cloud-Speicher, der vorrangig für die Speicherung individueller Dateien ausgelegt ist.

Beide Dienste sind in Microsoft 365 integriert, aber SharePoint bietet umfangreichere Funktionen für die Unternehmenszusammenarbeit.

Einrichten von SharePoint

Die Einrichtung eines SharePoint-Servers oder die Konfiguration der Cloud-Version erfordert sowohl technisches als auch organisatorisches Know-how. Unternehmen müssen:

  • Server-Ressourcen bereitstellen (für On-Premises)
  • Benutzerberechtigungen definieren
  • Datenmigration durchführen
  • Websites und Bibliotheken erstellen
  • Workflows einrichten

Exkurs: SharePoint-Seite erstellen

Um eine Website in SharePoint zu erstellen, navigiert man auf der SharePoint-Startseite zum gewünschten SharePoint-Bereich und klickt auf „+ Website erstellen“, wie auch der Microsoft Support schreibt. Anschließend wählt man aus, ob man z. B. eine Teamwebsite oder Kommunikationswebsite erstellen möchte und fügt dann die gewünschten Webparts wie Textfelder, Bilder oder Dokumente hinzu. Nach dem Anordnen und Gestalten der Elemente kann die Seite veröffentlicht werden, sodass sie für andere Nutzerinnen und Nutzer sichtbar ist. Änderungen sind nach der Veröffentlichung möglich und Versionen können verwaltet werden.

SharePoint Trainings

SharePoint ist sehr schulungsintensiv und der Einsatz im Arbeitsalltag muss den Nutzerinnen und Nutzern von Beginn an immer wieder vermittelt werden. Auch umfassende Schulungen für Administratorinnen und Administratoren sind ratsam. Trainingsprogramme bieten in der Regel Module zu verschiedenen Aspekten wie Administration, Datenmanagement und die Einrichtung spezifischer Funktionen für Social Collaboration.

Zusammenfassung: SharePoint in 3 Sätzen

  • SharePoint ist eine vielseitige Plattform für die Speicherung, Organisation und Zusammenarbeit rund um Unternehmensdaten, die sich tief in die Microsoft-365-Umgebung und damit in den digitalen Arbeitsplatz integriert.
  • Mit umfangreichen Funktionen für das Dokumenten- und Projektmanagement ist es ein Schlüsseltool für modernes Daten- und Informationsmanagement.
  • Kosten- und Schulungsbedarf können variieren, sind jedoch oft unvermeidliche Investitionen, um die vielseitigen Funktionen voll auszuschöpfen.

Redaktioneller Hinweis: Dieser Text wurde mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) erstellt und redaktionell bearbeitet sowie geprüft.

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