Microsoft Teams

Moderne Zusammenarbeit am Digital Workplace

Viele Unternehmen führen zurzeit Microsoft Teams ein. Die auf Office 365 basierende Lösung ist dabei vielfältig einsetzbar und eignet sich hervorragend als Schaltzentrale für die übergreifende Projektarbeit und die Unterstützung des Tagesgeschäftes in Abteilungen. Aber nicht nur für diejenigen, die Microsoft Teams komplett neu einführen möchten, sind die folgenden Informationen relevant, sondern auch für alle Unternehmen, die zurzeit noch Skype for Business Online im Einsatz haben. Am 31. Juli 2021 wird Skype for Business Online eingestellt und durch MS Teams abgelöst. Spätestens dann sollte das Upgrade von Skype auf Teams abgeschlossen sein. Verlieren Sie also keine Zeit und besprechen Sie jetzt die nächsten Schritte mit uns. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf!

Überblick über die Features von Microsoft Teams:

  • Wissenstransfer und Dateiaustausch: Das Teilen von Informationen und Dateien ist in sogenannten „Teams“ einfach und unterstützt eine moderne Zusammenarbeit.
  • Chat-/ Videofunktion und Timeline: Direkter Austausch ist mit Kollegen in Einzelgesprächen oder Gruppen per Chat oder Videoanruf möglich. Zudem bietet jedes Team eine Art Timeline für eine zeitgemäße Interaktion zwischen Mitgliedern in einem Team.
  • Flexibilität und hohe Reichweite: Teams bietet einen zeit-, orts- und geräteunabhängigen Zugang zu und die Bündelung von Informationen. Mit der App fürs Smartphone bleibt der Nutzer immer informiert und kann an aktuellen Dateien mitarbeiten.

Microsoft Teams ist eine Applikation aus dem Office-365-Baukasten und als solche für ein integriertes Zusammenspiel mit weiteren Office-365-Elementen ausgelegt, wie z. B. OneDrive, OneNote oder Planner. Außerdem ist Teams leicht zu bedienen und bietet technisch gute Möglichkeiten für eine simple Einbindung von Bots und Apps von Dritt-Anbietern.

Wie bei allen neuen Tools, die man im Unternehmen einführt und die man richtig in der Nutzung etablieren möchte, ist es wichtig, die Mitarbeiter mitzunehmen. Wir bei HIRSCHTEC haben darin Erfahrung und beraten Unternehmen bei der Einführung von Microsoft Teams, denn klare Regeln und Leitplanken geben den Nutzern Hilfestellung und Orientierung. Dabei sehen wir grob drei Themenbereiche, die für die Etablierung von Microsoft Teams im Unternehmen wichtig sind, nämlich die Einführung, die Einordnung und das praktische Erleben von Teams.

Office-365-Applikationen | HIRSCHTEC

Teams und weitere Office-365-Applikationen
Grafik: Sandra Lupanava/Iflexion

Um Mitarbeitern bei der Einführung gleich von Beginn an mehr Orientierung in Microsoft Teams zu geben, ist es hilfreich, eine gewisse Struktur und Leitplanken vorzugeben. Hier ein paar erste Tipps für eine gute Nutzerführung:

  • Microsoft Teams dient der Kollaboration – Der Anwendungsfokus liegt bei Microsoft Teams klar auf den Bereichen individueller Austausch (z. B. zwischen Mitarbeitern oder im Team) sowie auf der direkten Zusammenarbeit. Microsoft Teams sollte aber nicht als (unternehmensweiter) News-Kanal oder als Publishing-Intranet genutzt werden. Für diesen Anwendungsfall eignet sich z. B. eher SharePoint Online in Kombination mit einem Add-On (z. B. Powell 365, Beezy, Valo oder Omnia).
  • Kleine und spezifische Teams – Die Mitgliederzahl in einem Microsoft Teams-Team sollte sich im Optimalfall an einem Thema, Projekt oder einer Abteilung orientieren. Je spezifischer und kleiner ein Team ist, desto größeren Mehrwert bietet der thematische Austausch und die Zusammenarbeit jedem der Team-Mitglieder.
  • Empfehlungen für Teams und Kanäle geben – Microsoft Teams bietet viele Möglichkeiten innerhalb eines Teams weitere Abschnitte/Registerkarten für untergeordnete Themen und Notizen anzulegen. In der Praxis hat es sich als hilfreich erwiesen, zu Beginn klare Empfehlungen zu geben, wann ein neues Team erstellt wird (z. B. pro Projekt oder Abteilung), wie eine mögliche Unterstruktur aussehen und welche weiteren Apps eingebunden werden sollten.
  • Kurze Team-Namen Um später die Teams leicht zu finden, sollte man kurze, sprechende Bezeichnungen festlegen. Wichtiger Hinweis dabei ist, dass zu lange Namen von Teams und/oder Kanälen auf mobilen Endgeräten nicht vollständig angezeigt werden und dadurch die Navigation in Teams erschwert wird.
  • Rechte-Management definieren Digitale Helfer und Services wie Apps und Bots können einfach für jedes Team eingebunden werden. Diese Anwendungen können sehr hilfreich sein, allerdings sollten nur ausgewählte Nutzer mit entsprechendem Knowhow die Rechte haben, diese Anwendungen zu integrieren.
  • Aktualität von Inhalten sicherstellen – Damit Microsoft Teams immer aktuelle Dateien enthält, ist es sinnvoll, sich Gedanken zu einem eindeutigen Lifecycle Management zu machen. Dieses legt dann für alle verbindlich fest, wo Dateien liegen, wie lange Inhalte verfügbar bleiben sollen und was wann archiviert bzw. gelöscht wird.

Das Thema Teams beschäftigt uns bei HIRSCHTEC schon seit längerem. Der Geschäftsführer von HIRSCHTEC, Lutz Hirsch, hat daher bereits mehrere Videos veröffentlicht, in denen er sich mit den Einsatzmöglichkeiten von Teams beschäftigt. Dabei geht er unter anderem auch darauf ein, warum Teams das Intranet nicht ersetzen kann und wo generell die Einsatzmöglichkeiten und Grenzen von Teams liegen.

Ein zentraler Punkt für uns ist natürlich auch die Integration und das Zusammenspiel von Microsoft Teams mit den anderen Tools aus dem Office-365-Umfeld. Darauf, wie man die Key Tools erklärt und mittels Use Cases dem Nutzer erläutert, geht Oliver Chaudhuri, Leiter des Team Communications bei HIRSCHTEC, in seinem Video ein.

Mehr Informationen zum Thema „Digital Workplace“ finden Sie auf unserer Unterseite Digital Workplace – Menschen im Mittelpunkt. Dort gehen wir auch nochmal gezielt auf unseren Ansatz „Kennen, Können, Wollen“ ein, mit dem wir Office 365 erfolgreich bei Unternehmen einführen.

Nach der Einführung von Microsoft Teams muss das neue Tool natürlich mit Leben gefüllt werden. Wir bei HIRSCHTEC arbeiten seit der Verfügbarkeit selber aktiv im täglichen Geschäft mit Teams und haben aus eigener Erfahrung sowie durch Kundenfeedback viele Use Cases zusammengetragen. Unsere Empfehlung ist es, sich zu Beginn ein paar Gedanken über die gewünschte Struktur der Teams und der damit verbundenen Dateiablage zu machen.

In unserem Blogartikel „MS Teams: 10 Tipps für die Schaltzentrale moderner Projektarbeit“ geben wir Ihnen erste praktische Tipps für die Bereiche „Struktur und Governance“ sowie für die Kommunikation.

HIRSCHTEC-Workshop zur modernen Zusammenarbeit mit Microsoft Teams

HIRSCHTEC ist Agenturpartner von Microsoft und Mitglied im Top-Partnerprogramm FastForward mit Fokus auf Change & Adoption. Daher bieten wir ein mit Microsoft entwickeltes Vorgehen für die Verankerung von Teams in Unternehmen an.

Inhalte des Workshops:

  • Status Quo von Office 365 und Intranet inkl. Zieldefinition, Anforderungen & Voraussetzungen
  • Basisstruktur, Guidelines und Governance
  • Templates und Anwendungsfälle in Microsoft Teams
  • Beispielmaßnahmen und Best Practices rund um die Themen Kommunikation, Verankerung und Nutzerbefähigung
  • Roadmap und Roll-out-Plan

Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen bei der kommunikativen Einführung von Microsoft Teams. Bei Fragen steht Ihnen Ihr persönlicher Ansprechpartner sehr gern zur Verfügung.

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Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

Oliver Chaudhuri | HIRSCHTEC
Ansprechpartner
Oliver Chaudhuri
Leiter Team Communications
+49 160 99 79 62 19

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