Art des Projektes: Social Intranet
Softwarelösung: Haiilo
„Informiert. Vernetzt. Mobil.“: Bei Vivantes können die über 18.000 Mitarbeiter*innen seit Oktober 2021 per App kommunizieren, Wissen austauschen und auf aktuelle News aus dem Unternehmen zugreifen. Mit dem Social Intranet „Vivanet“ sollte eine leistungsstarke, zeitgemäße Lösung bereitgestellt werden, damit sich Menschen über Standorte und Berufsgruppen hinweg vernetzen können, das Teamgefühl weiter gefördert und die Arbeitgeberattraktivität gestärkt wird.
Die zuvor genutzten zwei Zielsysteme Vivantes Intranet und das Mitarbeiter*innenportal vivaVivantes zur internen Kommunikation ermöglichten eine nur eingeschränkte Reichweite für jeweils heterogene Berufsgruppen, besaßen eine unzufriedenstellende Usabillity und deckten die Anforderungen und Bedürfnisse der unterschiedlichen Nutzer*innengruppen nicht ab. Gleichzeitig war es eine große kommunikative Herausforderung, das Bewusstsein für den Kommunikationswandel zu erzeugen und einen Change-Prozess hin zu mehr Transparenz, mehr Austausch und aktiver Teilhabe zu unterstützen.
Verbesserung der internen Kommunikation, mehr Kolleginnen und Kollegen erreichen (inkl. mobilem, privatem Zugriff)
Kolleg*innenaustausch verbessern, Informationsflüsse kanalisieren, mehr Möglichkeiten für Vernetzung
Ein zentrales digitales Portal für relevante Anwendungen schaffen, Zusammenarbeit erleichtern und Produktivität steigern
Mit Haiilo (ehemals: COYO) als vorab ermittelte passende Softwarelösung wurde gemeinsam mit HIRSCHTEC das Social Intranet konfiguriert, designt und inhaltlich aufgebaut. Die Bereitstellung einer White Label App ermöglichte zusätzlich den optimalen mobilen Zugriff. Zielgerichtete Kommunikationsmaßnahmen wie Schulungen der Nutzer*innen und Redakteur*innen, Erklärvideos, Handbücher, der Aufbau einer Hilfe-Community für alle User*innen, Printmedien, die Funktion und Nutzen erläutern und die Vorfreude auf das neue Intranet erwecken, unterstützten hierbei den Kommunikationswandel.
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