Case Study – Union Investment

Im Sog des UniVersum:
Das Social Intranet von Union Investment

Art des Projektes: Social Intranet
Softwarelösung: Haiilo

Hauptsitz des Unternehmens:
Frankfurt am Main

Branche: Finanzdienstleistungen

Anzahl der Mitarbeitenden: 4.000 

Welche Anforderungen/Erwartungen gab es?

Union Investment mit Hauptsitz in Frankfurt am Main ist die Fondsgesellschaft der DZ Bank und Teil der genossenschaftlichen FinanzGruppe. Das bisherige, 2014 gestartete SharePoint-Intranet benötigte eine neue technische Plattform. Zudem entsprach es nicht mehr den Anforderungen von Management, Mitarbeitenden und Inhaltsverantwortlichen. Für die Zusammenarbeit und den Austausch innerhalb einzelner Teams und Projektgruppen wurde 2020 mit der Einführung von Microsoft Teams eine zentrale Umgebung eingeführt.

HIRSCHTEC Case Study: Union Investment - Altes Intranet
HIRSCHTEC Case Study: Union Investment - Intranet

Was bis Juni 2022 fehlte, war eine zeitgemäße Plattform für interne Nachrichten des Unternehmens sowie Möglichkeiten zur Interaktion, Dialog und Wissenstransfer für die gesamte Organisation.

In anderen Worten:

Eine attraktive „Startrampe“ für alle Mitarbeitenden in ihre digitale Arbeitsumgebung.

Welche Herausforderungen galt es zu meistern?

Relevanz statt Redundanz

Nicht jeder soll und muss alles mitlesen. Stattdessen können die Nutzerinnen und Nutzer gezielt Themen abonnieren bzw. folgen und ihnen mehr Eigenverantwortung bei eben dieser Auswahl zugetraut werden.

Höhere Nahbarkeit und digitale Teilhabe

Kommentieren, liken, empfehlen: Das neue Social Intranet gibt Mitarbeitenden und Führungskräften mehr Raum und Struktur für ihre persönliche, nahbare Kommunikation mit ihren Teammitgliedern (neben top-down auch bottom-up) und ist Themen-Bühne für Meinungen und Ansichten.

Community Building

Dazu gehört auch die Möglichkeit, Interessierte und Mitarbeitende zu ausgewählten Themen via Communitys zu finden und zu binden sowie neue Lernformate zu unterstützen und Arbeitsergebnisse darzustellen.

Informationsflüsse kanalisieren

Mehr eigene, authentische Geschichten aus den Fachabteilungen und Segmenten, z. B. auf definierten Themenseiten oder durch eigenständige interne Vermarktung von Nachrichten, Leistungen und Terminen.

Strategie-Fokus der Unternehmenskommunikation

Mit der eigenständigen Kommunikation durch Segmente und Bereiche werden neue Spielräume für die Unternehmenskommunikation erschlossen. Da sie hierbei weniger redaktionell unterstützen muss, kann sie ihren Fokus auf Highlight-Content und die Etablierung neuartiger Erzählformate richten.

Welche Ziele wurden mit dem neuen Intranet-
bzw. Digital Workplace-Projekt verfolgt?

Zentraler Einstieg
Mit dem Social Intranet wird ein „Fixstern“ für Kommunikation und Information von Union Investment geschaffen. Es ist zentraler Einstieg der Mitarbeitenden bei der Browseröffnung und hält Absprünge zu zahlreichen Anwendungen bereit, die die tägliche Arbeit erleichtern.

Verbesserte User Experience
Die Plattform ist eine Stütze für moderne Mediennutzung inkl. verstärkter Bewegtbildkommunikation. Das übergreifende Credo: „Mit maximal drei Klicks zum Ziel“, z. B. zu Wissenswertem, zu Vorlagen oder zu Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern.

Mobiler Zugriff
Sämtliche Inhalte sind über eine mobile App auch über dienstliche Endgeräte rasch aufrufbar.

Inhalte von Mitarbeitenden für Mitarbeitende
Nutzergenerierte Inhalte sind ausdrücklich erwünscht mit entsprechender Befähigung, eben diese zu erstellen, zu veröffentlichen und trittsicher auf der internen Plattform zu agieren.

Wie sah die Lösung aus? Was hat HIRSCHTEC gemacht?

Analyse. Wer genau braucht was für seine tägliche Arbeit? Was sind die größten Schmerzpunkte dabei und wie sehen die Anwendungsfälle aus, um diese zu lindern? Antworten hierauf gab das Kernprojektteam gemeinsam mit Mitarbeitenden aus allen Segmenten und Bereichen sowie Stakeholdern aus IT, Kommunikation, Personal und in Abstimmung mit Vorstand und Betriebsrat in einer umfangreichen Discovery-Phase 2021. Zur Umsetzung seiner Anforderungen entschied sich Union Investment nach gemeinsamer Analysephase mit HIRSCHTEC für den Software-Partner Haiilo.

Konfiguration, UX, Inhaltserstellung- und Migration. Beim Aufbau der Plattform und ihrer Informationsarchitektur lag der Fokus auf Lösungen, die sich rasch die Bedarfe der Nutzer anpassen lassen. Maxime: „Mit maximal drei Klicks zum Ziel.“ Statt die „Baumstruktur“ der Organisation abzubilden, wurde auf Inhalts-Clusterung nach Themen gesetzt. Der Review von Bestandsinhalten, der Migration sowie Neuerstellung von Content wurde gemeinsam mit rund 350 Redakteuren im Haus sowie dem Agenturpartner orchestriert. Die Zahl der Inhaltsseiten ist dabei von vormals 2.000 signifikant auf rund 160 reduziert worden. Bei der technischen Konfiguration wurde die reibungslose AD-Anbindung, Single-Sign-On für die Mitarbeitenden sowie die nahtlose Integration der hauseigenen Videoplattform „UniTube“ und einer Bilddatenbank für Redakteurinnen und Redakteure sichergestellt.

Befähigung und Launch-Kommunikation. Neben „klassischen“ Launch-Materialien und Handouts zum Go-live („Deine ersten 10 Minuten im UniVersum“, Netiquette, Video-Tutorials, „Clickbooks“ etc.), ist auch bei der Befähigung und dem Pre-Marketing auf den Vernetzungs-Gedanken gesetzt worden. Beispiele: Interaktive Remote-Trainings für die Redakteurinnen und Redakteuere/UniNauten und Mitarbeitende mit Trainern, „Offene Sprechstunden“ für individuelle Deep-Dive-Fragen, Frage-Antwort-Foren in Hilfe-Communities. So wurden kollaborative, dialogorientierte Arbeitsweisen bzw. die „Grammatik“ eines Social Intranets noch stärker bei den Bezugsgruppen verankert.

Die zentralen Ergebnisse auf einen Blick

400.000 weniger versendete E-Mails durch Ablösung von vier Newslettern bzw. ca. 100 „Everyone-Mails“.
Auflösung von Wissensinseln: 160 statt vormals 2.000 Inhaltsseiten.

350 Redakteurinnen und Redakteure aus allen Segmenten/Bereichen für die Erstellung von nutzerrelevanten Inhalten.

„60 % der Intranet-Beiträge erstellen die Fachabteilungen alleine, 10 % der Beiträge von Fachabteilungen redigieren wir noch, 30 % der Energie verwenden wir auf Strategie-, Change- und Kulturthemen als Highlight-Content.“
Stefan Kantzenbach
Leiter Unternehmenskommunikation | Union Investment

Die Case Study hat Ihnen gefallen und Sie sind neugierig auf mehr?