Art des Projektes: Digital Workplace
Softwarelösung: Microsoft 365
Die NEW AG ist das kommunale Dienstleistungsunternehmen für die Region Niederrhein. 2.300 Mitarbeitende agieren unter dem Dach der Gruppe, die sich das strategische Ziel gesetzt hat, bis 2025 ein digitales Vorzeigeunternehmen zu werden. Hierzu gibt es im Unternehmen auch mehrere interne Initiativen, z. B. rund um das papierlose Büro, die Digitalisierung von Arbeitsschritten oder auch Lösungen für virtuelle Kommunikation und Kollaboration (digitaler Arbeitsplatz auf Basis von Microsoft 365). Die Zielsetzung: Prozesse radikal neu denken, interaktiver in der Zusammenarbeit werden, digitale Themen passgenau kommunizieren. Die Herausforderung: Das „digitale Transformations-Mosaik“ zu einem stimmigen Gesamtbild für die Mitarbeitenden zusammensetzen.
Wie in zahlreichen Organisationen sind auch bei der NEW AG in den vergangenen Jahren diverse Instrumente rund um die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit eingeführt worden (u. a. M365 mit Microsoft Teams, Planner, OneDrive & Co.). Es galt, eine komplett vernetzte Arbeitsumgebung für die dezentralen Standorte zu etablieren, hybride Zusammenarbeit zu ermöglichen sowie Menschen und die Organisation dauerhaft fit für den Wandel zu machen und zu halten. Die zentralen kommunikativen Herausforderungen dabei:
Neue Tools und ihre Funktionalitäten kennenzulernen ist ähnlich unspektakulär wie „Vokabeln zu pauken“. Wie aber machen sich Menschen jenseits von „Klickanleitungen“ mit neuen digitalen Arbeitsweisen vertraut und lernen die dafür neuartige „Grammatik“ kennen (Kultur des Teilens, verteilte/virtuelle Zusammenarbeit, mehr Transparenz durch gemeinsame Dateiablagen, Notizbücher etc.)?
Während der diversen Tool-Einführungen ist ein umfangreicher Pool aus Lern- und Erklärhilfen entstanden, z. B. Starter Guides, Tool-Steckbriefe oder auch How-to-Videos. Doch wie gelingt es, dass alle diese wertvollen Informationen aus den ganzen Medien sowie Tipps und Tricks wirklich Verwendung im Arbeitsalltag finden und den vielzitierten Mehrwert stiften?
Cloud-Software unterliegt der permanenten Weiterentwicklung. In Microsoft 365 werden fortlaufend Updates zu Designs, Features oder auch Sicherheitskomponenten (häufig „stillschweigend“) ausgerollt. Wie gelingt es, sich hier auf die wesentlichen Veränderungen zu fokussieren, Neuerungen einzuordnen und die Menschen dabei nicht zu überfordern?
Hauseigene Lern- und Erklärmaterialien im hauseigenen Corporate Design und Wording. Hierzu gehören z. B. neben Info- und Erklärgrafiken, Schaubildern und Starter Guides von HIRSCHTEC auch eine umfangreiche Sammlung von Inhouse-Videos der NEW.
Aktives Community Management durch die beiden Digital Transfer Manager. Sie begleiten die Fachbereiche in Coaching-Sessions auf ihrem Weg in die digitale Welt (während der Corona-Zeit remote/virtuell). Stets im Gepäck dabei sind natürlich die o.g. hauseigenen Lern- und Erklärmaterialien.
Hilfe-Community als Wissens-Hub. Orchestriert via Microsoft Teams und co-moderiert von HIRSCHTEC dient sie als zentraler Ankerplatz für zahlreiche Kommunikationsmittel, Tipps und Tricks sowie als Forum für Rückfragen der Mitarbeitenden.
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