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Case Study – NEW AG

Digital Transfer Management & Lernkultur bei der NEW AG

Art des Projektes: Digital Workplace

Softwarelösung: Microsoft 365

Hauptsitz des Unternehmens: Mönchengladbach

Branche: Kommunales Dienstleistungsunternehmen

Anzahl der Mitarbeitenden: 2.300 

Welche Anforderungen/Erwartungen gab es?

Die NEW AG ist das kommunale Dienstleistungsunternehmen für die Region Niederrhein. 2.300 Mitarbeitende agieren unter dem Dach der Gruppe, die sich das strategische Ziel gesetzt hat, bis 2025 ein digitales Vorzeigeunternehmen zu werden. Hierzu gibt es im Unternehmen auch mehrere interne Initiativen, z. B. rund um das papierlose Büro, die Digitalisierung von Arbeitsschritten oder auch Lösungen für virtuelle Kommunikation und Kollaboration (digitaler Arbeitsplatz auf Basis von Microsoft 365). Die Zielsetzung: Prozesse radikal neu denken, interaktiver in der Zusammenarbeit werden, digitale Themen passgenau kommunizieren. Die Herausforderung: Das „digitale Transformations-Mosaik“ zu einem stimmigen Gesamtbild für die Mitarbeitenden zusammensetzen.

Welche Herausforderungen galt es zu meistern?

Wie in zahlreichen Organisationen sind auch bei der NEW AG in den vergangenen Jahren diverse Instrumente rund um die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit eingeführt worden (u. a. M365 mit Microsoft Teams, Planner, OneDrive & Co.). Es galt, eine komplett vernetzte Arbeitsumgebung für die dezentralen Standorte zu etablieren, hybride Zusammenarbeit zu ermöglichen sowie Menschen und die Organisation dauerhaft fit für den Wandel zu machen und zu halten. Die zentralen kommunikativen Herausforderungen dabei:

Von neuen Tools zu neuen Arbeitsweisen

Neue Tools und ihre Funktionalitäten kennenzulernen ist ähnlich unspektakulär wie „Vokabeln zu pauken“. Wie aber machen sich Menschen jenseits von „Klickanleitungen“ mit neuen digitalen Arbeitsweisen vertraut und lernen die dafür neuartige „Grammatik“ kennen (Kultur des Teilens, verteilte/virtuelle Zusammenarbeit, mehr Transparenz durch gemeinsame Dateiablagen, Notizbücher etc.)?

Pull- statt bloß Push-Kommunikation

Während der diversen Tool-Einführungen ist ein umfangreicher Pool aus Lern- und Erklärhilfen entstanden, z. B. Starter Guides, Tool-Steckbriefe oder auch How-to-Videos. Doch wie gelingt es, dass alle diese wertvollen Informationen aus den ganzen Medien sowie Tipps und Tricks wirklich Verwendung im Arbeitsalltag finden und den vielzitierten Mehrwert stiften?

Evergreening-Kommunikation

Cloud-Software unterliegt der permanenten Weiterentwicklung. In Microsoft 365 werden fortlaufend Updates zu Designs, Features oder auch Sicherheitskomponenten (häufig „stillschweigend“) ausgerollt. Wie gelingt es, sich hier auf die wesentlichen Veränderungen zu fokussieren, Neuerungen einzuordnen und die Menschen dabei nicht zu überfordern?

Wie sah die Lösung aus? Was hat HIRSCHTEC gemacht?

Durch die Zusammenarbeit des Projektteams (inkl. der Unterstützung von HIRSCHTEC) und den intensiven Austausch mit den Mitarbeitenden auf Augenhöhe in den Coaching- und Transfer-Sessions ist der folgende Erfolgskreislauf des internen digitalen Wandels bei der NEW AG entstanden:

Hauseigene Lern- und Erklärmaterialien im hauseigenen Corporate Design und Wording. Hierzu gehören z. B. neben Info- und Erklärgrafiken, Schaubildern und Starter Guides von HIRSCHTEC auch eine umfangreiche Sammlung von Inhouse-Videos der NEW.

Aktives Community Management durch die beiden Digital Transfer Manager. Sie begleiten die Fachbereiche in Coaching-Sessions auf ihrem Weg in die digitale Welt (während der Corona-Zeit remote/virtuell). Stets im Gepäck dabei sind natürlich die o.g. hauseigenen Lern- und Erklärmaterialien.

Hilfe-Community als Wissens-Hub. Orchestriert via Microsoft Teams und co-moderiert von HIRSCHTEC dient sie als zentraler Ankerplatz für zahlreiche Kommunikationsmittel, Tipps und Tricks sowie als Forum für Rückfragen der Mitarbeitenden.

Die zentralen Ergebnisse auf einen Blick

67 % der Mitarbeitenden nutzen MS Teams täglich und überdurchschnittlich intensiv.
Mehr als 65 % der Mitarbeitenden sind überdurchschnittlich zufrieden.
Kontinuierliche Coaching- und Transfer-Sessions durch Digital Transfer Manager.
„Ich freue mich, dass unsere Strategie aufgegangen ist - eine Hilfe-Community als zentraler Ankerplatz, hauseigene Lern- & Erklärmedien sowie aktives Community Management durch unsere DTM (Digital Transfer Manager-)Coaching-Sessions, die Feedbacks und neue Impulse als Erfolgskreislauf liefern. Das alles ist nur durch das Zusammenspiel von Kommunikation, HR und IT mit toller Unterstützung durch die Agentur HIRSCHTEC möglich.“
André Willems
Digital Transfer Manager | NEW AG

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