Interne Stakeholder besser steuern
Die Erfüllung der Ansprüche von Investoren oder auch Kreditoren steht im Mittelpunkt der Aktivitäten einer Investor Relations-Abteilung (IR). Doch in immer mehr Unternehmen setzt sich die Erkenntnis durch, dass es nicht mehr ausreicht, sich nur auf die externe Berichterstattung und Finanzkommunikation zu fokussieren. Auch interne Entscheidungsträger benötigen solide Informationsgrundlagen. Deshalb müssen Vorstand und Führungskräfte fortlaufend sprechfähig gegenüber ihren Mitarbeitern bleiben. Sie müssen die Geschäftsentwicklung und den finanziellen Kontext verständlich erläutern können und das Zutrauen in das Top-Management und seine Strategie aufrechterhalten.
Was zudem die „Studie zur internen Organisation der IR in börsennotierten Unternehmen“ des Deutschen Investor Relations Verbandes (DIRK) und der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young zeigt: Um den vielfältigen Informationsanforderungen gerecht zu werden, halten die Reporting-Spezialisten typischerweise Berichts- und Informationslinien zu diesen weiteren Abteilungen und Funktionen:
- zu Kollegen im Bereich Marketing und PR, um die Presseaktivitäten zu koordinieren
- zum Risiko- und Compliance-Management, um aktuelle und erwartete Risiken abzuklären
- zur Rechtsabteilung, um die Hauptversammlung vorzubereiten
- zu Vertrieb und Produktion, um aktuell über die Produktstrategie zu informieren
- zur Personalabteilung, um sich zu Management- und Mitarbeiterbeteiligungsprogrammen auszutauschen.
Das Steuern dieser Aufgaben ist eine komplexe Aufgabe. Durch ein modernes Intranet steht IR-Managern allerdings ein leistungsstarkes Hilfsmittel zur Verfügung:
- In geschützten virtuellen Teamräumen können sensible Informationen und Finanzkennzahlen sicherer mitgeteilt werden, als über das berüchtigte E-Mail-Ping-Pong und durch das Hin- und Herschieben von Dateianhängen.
- Adhoc-Mitteilungen, Conference Calls zu den Quartalszahlen, die Vorbereitung einer Roadshow, die näher rückende Hauptversammlung: Für diese und weitere Anlässe müssen eine Vielzahl von Powerpoint-Foliensets und Reden mit internen Stakeholdern und Experten vorbereitet werden. Das Versionieren und parallele Bearbeiten von Dokumenten sowie die zentrale Ablage in geschlossenen Teamräumen spart Zeit und schont die Nerven aller Beteiligten.
- Chats sind nützlich, um kurzfristig Antworten aus Fachabteilungen zu erhalten (zum Beispiel Details zu angebotenen Produkten und Dienstleistungen). Darüber hinaus helfen die Angaben zu Expertise und Fachkenntnissen in den persönlichen Mitarbeiterprofilen, um den richtigen Ansprechpartner schnell zu identifizieren und zu finden.
- Das IR-Manual, das laut Studie in einem Viertel der börsennotierten Unternehmen existiert, muss nicht mehr als statisches, schwerfälliges PDF-Handbuch gepflegt werden. Wiki-Lösungen versprechen mehr Flexibilität, sind schneller aktualisierbar und bieten eine höhere Nutzerfreundlichkeit, zum Beispiel durch Querverlinkungen.
- Ein gemeinsamer IR-Kalender mit wichtigen Terminen, Erinnerungsfunktionen, Daten zu Veröffentlichungspflichten und den damit verbundenen internen Lieferfristen sowie Ansprechpartnern ersetzt die berüchtigte Excel-Liste. Er sorgt für mehr Transparenz und ist zudem weniger pflegeaufwändig und fehleranfällig.
Diese Beispiele verdeutlichen: Auch die Arbeit von IR-Managern und von Finanzkommunikatoren kann durch ein Social Intranet und den damit verbundenen Möglichkeiten für eine effiziente digitale Zusammenarbeit deutlich erleichtert werden. Und das alles unter voller Beachtung von Governance und Anforderungen durch regulatorische Vorgaben.
