Ob Microsoft Teams, weitere Bausteine rund um Office 365 oder das Social Intranet: Ein wesentlicher Erfolgsbaustein auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz ist das Projektteam.
Vorstand oder Geschäftsführung, Führungskräfte, Pilotnutzer und Multiplikatoren, Mitbestimmungsgremien und natürlich die Mitarbeitenden – es gilt, eine Vielzahl von internen Stakeholdern zu überzeugen, zu befähigen und zu begeistern. Budgets und Kapazitäten sind bekanntermaßen stets endlich. Umso wichtiger ist es deshalb, für Akzeptanz zu sorgen und seine Ressourcen fokussiert einsetzen zu können. Der Digital Workplace ist ein Business-Projekt, kein reiner IT-Rollout. Hier einige Empfehlungen, was dabei helfen kann, die Menschen und ihre Fragestellungen in den Mittelpunkt zu rücken:
- Das Big Picture zeichnen. „Warum führen wir eigentlich neue oder weitere digitale Instrumente ein? Was sind die konkreten Vorteile bei den täglichen Aufgaben? Wie hilft uns der digitale Arbeitsplatz, unsere geschäftlichen Ziele zu erreichen oder unsere Attraktivität als Arbeitgeber zu verstärken?“ Nur wer diese und weitere Fragen überzeugend beantworten kann, wird Unterstützer für sein Digitalprojekt aktivieren. Ebenso wichtig: Die künftige Tool-Landschaft aufzuzeigen. Was wofür genutzt werden soll, ist eine der drängendsten Fragen aller Organisationsmitglieder.
- Fortlaufende Kommunikation. Sobald das Projekt beginnt, sollte auch die begleitende Kommunikation hierzu einsetzen. Berichtsanlässe gibt es dabei stets genug: So muss gar nicht von Anfang an jedes Detail erläutert werden. Mit „Making-of-Stories“, Porträts der Projektbeteiligten und klarem Erwartungsmanagement, was die digitalen Instrumente künftig leisten (und was nicht), steigt das Verständnis und damit letztlich auch das Commitment.
- Nahbar sein – offline und online. Natürlich, wann immer es die Gelegenheit gibt, persönlich für sein Projekt auf Veranstaltungen, Meetings o. Ä. zu werben, sollte davon Gebrauch gemacht werden. Doch dies stößt in vielen Organisationen ob Größe, Anzahl der Standorte, Internationalität etc. an die Grenzen. Es braucht Kampagnenmedien wie z. B. Toolboxen für Teammeetings, Teaser-Videos, Hilfe-Communities, „Sprechstunden“ oder Multimedia-Stories, um die Einführung zu unterstützen.
- Leitplanken setzen. Was ist künftig erlaubt? Wer kann welche Aktivitäten von anderen Nutzern sehen? Wer darf wo etwas eröffnen/ablegen/hochladen? Was wird an Aktivität von den Nutzern erwartet, welche „roten Linien“ gelten dabei? Digitale Instrumente am Arbeitsplatz brauchen Regeln. Je eher und transparenter sie erläutert werden, desto größer das Zutrauen in die Kompetenzen der einführenden Arbeitsgruppe.
- Realistische Roadmap skizzieren. „Hat das Projektteam einen Plan, oder tut es nur so?“ Oftmals werden die Verantwortlichen rund um diese Frage „getestet“. Oftmals geht es hierbei überhaupt nicht um tagesgenaue Deadlines, sondern um die Fähigkeit, die einzelnen Etappen nachvollziehbar zu benennen – inkl. zu erwarteter Unterstützungsleistung aus beteiligten Fachabteilungen
- Bei der Nutzung selbst vorangehen. Neue Wege in der Kommunikation, neue Wege in der Zusammenarbeit: Für viele Mitarbeitenden bedeutet die verstärkte Nutzung digitaler Tools eine emotionale Herausforderung. „Kann ich das? Blamiere ich mich? Muss ich das wirklich lernen? Warum Wissen überhaupt teilen und sich an Dialogen beteiligen?“ Belehren und bekehren wirkt dabei nur wenig. Selbst vorangehen und möglichst frühzeitig als Projektteam die neuartigen Instrumente statt E-Mail und Excel-Liste zu verwenden, ist da wesentlich zielführender.
Nur Mut! Lassen Sie es „menscheln“, stellen Sie Kontextinformationen bereit und unterstützen Sie Ihre internen Stakeholder Schritt für Schritt dabei, den digitalen Arbeitsplatz optimal für ihre täglichen Aufgaben zu entdecken. Mit dem Vertrauen in das Können des Projektteams steigt auch die Akzeptanz für die Tools der modernen Arbeitswelt.
