In Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen gewinnt die Gestaltung von Büros und Arbeitsplätzen ganz neue Bedeutung. Mitarbeitende sollen produktiv und effizient arbeiten, sich aber auch gerne im Büro aufhalten und sich dort wohlfühlen. In diesem Blogbeitrag erläutern wir, was Unternehmen beachten sollten, wenn es darum geht neue Räume für die hybride Arbeitswelt zu schaffen.
Raumbedarfsanalyse: Was brauchen Sie überhaupt für Räume?
Bevor Sie überhaupt in die Raumplanung und -gestaltung gehen, empfehlen wir zuerst eine Raumbedarfsanalyse zu machen. Im Detail bedeutet das, dass Sie Ihre Bedürfnisse und Anforderungen an Ihre Büroräume genau unter die Lupe nehmen. Stellen Sie sich Fragen wie „Macht die Größe des Meetingraumes so überhaupt noch Sinn?“, „Brauchen wir mehrere kleine Meetingräume, um einen Workshop abzuhalten?“, „Wie viele Stunden verbringen wir täglich in Videocalls?”. Wichtig hierbei: Arbeiten Sie mit den Räumen, die Sie haben und optimieren Sie diese. Es ist oftmals nicht notwendig, Wände einzureißen oder neue Flächen anzumieten.
Hinzukommt, dass bei einer solchen Analyse auch die Unternehmenskultur, Werte und Vision berücksichtigt werden sollten. Denn auch das kann durch die passenden Räume unterstützt werden. Hier ein Beispiel: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen „Offenheit“ fördern und vorleben möchten, sollte das Bürolayout ebenfalls einen offenen und kommunikativen Austausch der Mitarbeitenden ermöglichen.
Mitarbeitendenzufriedenheit durch Raumgestaltung
Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Und die richtige Raumgestaltung sorgt dafür, dass Ihre Kolleginnen und Kollegen sich wohlfühlen und trotzdem produktiv arbeiten können. Von daher ist es wichtig, auch die Mitarbeitenden in die Raumbedarfsanalyse und Gestaltung mit einzubeziehen. Denn die unterschiedlichen Abteilungen und Teams werden gemeinsame, aber auch komplett verschiedene Anforderungen haben. Die einen benötigen zwei Bildschirme und schallgeschützte Räume, um fokussiert arbeiten zu können. Andere brauchen einen eigenen Raum, da sie mit sensiblen Dokumenten zu tun haben usw. Gehen Sie also offen auf die Mitarbeitenden zu und fordern Sie aktiv Wünsche, Anforderungen, Feedback für die optimale Arbeitsumgebung ein. In der YouGov-Studie „Der Hoodie-Check: Erwartungen der Gen Z an den digitalen Arbeitsplatz“, durchgeführt im Auftrag von HIRSCHTEC und Haiilo, zeigt sich deutlich, wie wichtig eine ansprechende und funktionale Arbeitsumgebung für junge Talente ist. Das Büro sollte nicht nur ein Ort für produktives Arbeiten sein, sondern auch die Werte und Kultur des Unternehmens widerspiegeln.
Die Raumausstattung ist stetig im Wandel – genauso wie die hybride Arbeitswelt
Nachdem Sie die Raumbedarfsanalyse gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden abgeschlossen, ein Konzept erstellt und die Räume dementsprechend ausgestattet haben, geht es an das tatsächliche Arbeiten in dieser Umgebung. Doch genauso wie die hybride Arbeitswelt sich stetig weiterentwickelt, verändern sich auch die Bedürfnisse an die Arbeitsumgebung. Daher unser Tipp: Gehen Sie auch hier mit Ihren Mitarbeitenden ins Gespräch und fragen, was sich bewährt hat, was obsolet geworden ist oder verbessert werden kann.
Neue Räume kommunikativ begleiten
Da Räume heutzutage immer mehr als Medien verstanden werden, werfen diese Fragen auf und können mit gewissen Hemmschwellen verbunden sein. Deshalb empfiehlt es sich den Mitarbeitenden Verhaltenstipps bezüglich der Nutzung der Räume mit auf den Weg zu geben. Hier geht es u. a. darum, den Kolleginnen und Kollegen aufzuzeigen, welcher Raum für welche Art und Weise der Arbeit genutzt werden kann. Beispiel: Die Loungeecke mit Sofas, Sesseln und einem E-Screen lädt dazu ein, in einer Gruppe zu Brainstormen oder aber Team Jour Fixe abzuhalten. Eine schallgeschützte Telefonkabine bietet hingegen die Möglichkeit, kurze Telefonate durchzuführen oder aber ein bis zwei Stunden Workshops ungestört abzuhalten etc. Indem den Mitarbeitenden die verschiedenen Möglichkeiten aufzeigt werden, bauen sich Hemmschwellen ab, diese auch wirklich zu benutzen. Ein anderer Punkt, der erneut ins Gedächtnis gerufen werden sollte, ist das Thema Datenschutz. Denn in hybriden Arbeitsszenarios verwischt die Grenze zwischen Datensicherheit im Homeoffice und Büro. Hier ein Beispiel: Im privaten Umfeld ist es nicht immer notwendig, seinen Arbeitslaptop zu sperren, wenn man sich von diesem entfernt. Im Büro hingegen, wo ggf. auch externe Personen vor Ort sind, schon. Sprechen Sie deshalb einmal mit Ihrem Datenschutzbeauftragten, um festzulegen, welche Vorgaben den Mitarbeitenden mit auf dem Weg gegeben werden sollten.
Ich hoffe, dass wir Ihnen den Mehrwert von Räumen, die an die hybride Arbeitsumgebung angepasst sind, aufzeigen konnten. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie wir Unternehmen dabei unterstützen, dann schauen Sie gerne unter https://hirschtec.eu/raeume/ vorbei.
