Automatisierung: Die kleine, mächtige “Schwester” der KI

„Die papierlose Behörde“ lautet der Titel einer starken Reportage aus der „Frankfurter Allgemeine Sonntagszeitung“ vom 29. Dezember 2024. Der Beitrag schildert eindrucksvoll, welche Schmerzen papiergebundene Arbeitsprozesse anno 2025 für diverse Stakeholder nach wie vor verursachen. Und er richtet indirekt den Fokus auf Aspekte, die meiner Meinung nach jenseits des Hype-Themas KI, viel stärker betont werden sollten: die Chancen der Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen für bisher papiergebundene Arbeitsweisen.

Ein Auszug der anschaulich geschilderten Punkte in dem FAS-Beitrag:

• Lange Beschwerliche Wege für den Bürger zu der Behörde, wo die papiergebundene Akte physisch lagert. „Die Akten müssen sonst ständig hin- und her transportiert werden. Es bedeutet auch, dass fast alle Leistungen der Behörde nur persönlich in Anspruch genommen werden können. (…) Weil die Mitarbeiter ständig in Terminen stecken, braucht es dafür aber Vorlauf.“
• Flexibilität für Mitarbeitende = Fehlanzeige. Fehlt diese Flexibiliät und die Möglichkeit, von digitalen Arbeitsweisen zu profitieren, wird es für Arbeitgeber aller Größen und Branchen schwierig, bei der Rekrutierung und (nicht nur) bei jungen Menschen zu punkten. „Selbst an Tagen ohne Publikumsverkehr können die Mitarbeiter kein Homeoffice machen, weil sie die Akten nicht mitnehmen dürfen und digital keinen Zugriff haben“, heißt es in dem Artikel. Mehr zu diesem Thema finden Sie auch in der Studie “Der Hoodie-Check”, für die YouGov im Auftrag von HIRSCHTEC und Haiilo 501 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aus der Gen Z zu ihren Erwartungen an den Digital Workplace befragt hatte.
• Digitalisierung im Schneckentempo, fehlende Software-Standards, mühsame Tool-Integrationen. „Weil es (…) keine verbindliche Software gibt, muss sich jede Behörde selbst überlegen, für welches Programm sie sich entscheidet. Das kostet Zeit.“

Effizienzpotenziale mit Microsoft 365 und der Power Platform heben

Nun will ich kein Behörden-Bashing betreiben. Auch in der freien Wirtschaft gibt es rund um die Themen Digitalisierung von Prozessen, Workflows, Formularen & Co. genug Nachholbedarf. Viel zu oft bleibt das „papierlose Büro“ oftmals noch leeres Versprechen und hohle Phrase. Einmal mehr möchte ich – gerade auch in Richtung der IK-Community und Kommunikationsprofis – dazu ermuntern, die Chancen der „kleinen Schwester der KI“ zu ergreifen: der Automatisierung im Besonderen und CommTech im Allgemeinen.

• Wer z. B. Microsoft 365 nutzt, hat mit der Power Platform ein mächtiges Werkzeug-Set an seiner Seite, um Redaktions- und Veröffentlichungsprozesse intelligenter sowie zeit- und nervenschonender zu orchestieren.
• Automatisierte zentrale Bildablage, Alternativen zur bisher händisch gepflegten Excel-Liste, digitalisierte & automatisierte Themenabfragen statt Rund-E-mails – es gibt zig Beispiele rund um cleveres Redaktionsmanagement.
• Konkrete Lösung für naheliegende Anwendungsfälle aus dem eigenen, unmittelbaren Arbeitsumfeld statt aufwendiger zentraler „IT-Projekte“: Wer die eigenen Arbeitsabläufe optimieren, Effizienzpotenziale heben, wertvolle Ressourcen handfest schonen und datenbasierte Zusammenarbeit stärken will, begibt sich mit Low-Code-Lösungen auf einen prima Weg – selbstbestimmt und in Eigenregie, aber mit klarer IT-Compliance und -Governance.

Eigene Arbeitsweisen kritisch hinterfragen und optimieren

Das kritische Hinterfragen der eigenen Arbeitsprozesse und bisherigen Arbeitsweisen (teilweise jahrzehntelang gelebte Klickwege, althergebrachte Dateiablagen usw.) kann zunächst schmerzen. Klar ist aber: Budgets und Ressourcen stagnieren zurzeit im besten Fall. Wer neue Handlungsspielräume für „wichtige“ Aufgaben erschließen will, sollte mutig wiederkehrende Prozeduren, lästige Routinen etc. auf den Prüfstand stellen. Das kann sehr befreiend sein und Schmerzen nachhaltig lindern.

Und mal ehrlich: Jeder von uns führt pro Arbeitswoche zig Schritte aus, von denen er innerlich weiß: „Das könnte man heutzutage bestimmt smarter lösen“ … Wenn es gelingt, durch Automatisierung & Co. wöchentlich nur eine halbe Stunde Arbeitszeit, z. B. von unnützen „Copy & Paste“ oder manueller Listenpflege zu sparen, kommen pro Person rasch mehr als drei volle Arbeitstage jährlich zusammen.

Nicht mehr ganz taufrisch, aber nach wie vor auch nicht „falsch“ sind diese Hinweise, rund um die kommunikative Begleitung von Automatisierungs-Initiativen. Nur Mut, Automatisierung wirkt und setzt Potenziale frei. Auf geht’s!