von Andy Albrecht und Malte Zimmermann

Es zeigt sich immer mehr: Automatisierungen und KI können den Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Richtig und sinnvoll eingesetzt, führen sie zu Effizienzsteigerungen – und sind ein wichtiges Hilfsmittel auf dem Weg zum datengetriebenen Unternehmen. Doch wie lassen sich Automatisierungspotenziale überhaupt heben? Und muss ich dafür ein IT-Spezialist bzw. eine IT-Spezialistin sein? Das sind genau die Fragen, die uns immer wieder gestellt werden. Deshalb direkt die gute Nachricht vorweg: Sie müssen kein IT-Profi sein, um Automatisierungsmöglichkeiten aufzuspüren, Automatisierungen einzusetzen und von ihnen zu profitieren.

 

Automatisierungspotenziale identifizieren und heben

Denn Automatisierungspotenziale im Unternehmen können Sie auch identifizieren, ohne ein IT-Experte bzw. IT-Expertin zu sein. Schauen Sie sich einfach Ihren eigenen Arbeitsalltag an und Sie werden schnell sehen: Da gibt es vieles, was mit Hilfe von Automatisierungen schneller und effizienter gehen könnte. Generell hilft es daher, beim Identifizieren von Automatisierungspotenzialen wie folgt vorzugehen:

Schritt 1: Identifikation von Use Cases für Automatisierungen in Abteilungen, die repetitive Aufgaben haben oder Inhalte manuell/einheitlich bearbeiten. Das können z. B. Bereiche wie HR, IT, Sales oder auch Accounting sein.

Schritt 2: Gespräche mit Fachabteilungen führen, um einen Überblick zu bekommen, mit welchen Prozessen sie tagtäglich oder wöchentlich konfrontiert sind und festzulegen, welche davon schnell und einfach automatisiert werden zu können.

Schritt 3: Machen! Es empfiehlt sich mit einfachen Prozessen loszulegen, erste Erfolge zu feiern und Erfahrungen zu sammeln, die sich dann später auch auf die Automatisierung komplexerer Abläufe anwenden lassen.

Dabei gilt es zu beachten: Automatisierung ist ein Prozess und durchläuft verschiedene Phasen, die wir hier im Folgenden einmal kurz skizzieren.
 

Phasen der Automatisierung von Prozessen am Digital Workplace

1. Analyse

• Definition von Zielen
• Identifikation und Priorisierung relevanter Use Cases für Automatisierungen

In der Analysephase geht es darum, zunächst einmal festzulegen, welche Ziele mit der Automatisierung erreicht werden sollen und darauf basierend zu definieren, welche Use Cases das größte Potenzial für Automatisierungen mitbringen.

2. Design

• Evaluation des bestehenden Prozesses (falls vorhanden)
• Definition von Rollen
• Konzeption der Automatisierung
• Klärung des technischen und organisatorischen Rahmens

In der Designphase beschäftigen wir uns mit dem konkreten Ablauf der Automatisierung und den durchzuführenden Schritten, die damit verbunden sind. Nehmen wir als Beispiel einen Urlaubsantrag: Ein Nutzer oder eine Nutzerin möchte Urlaub beantragen. Dann gilt es u. a. zu definieren, welches Formular der Nutzer/die Nutzerin ausfüllen soll, wer im Anschluss dieses Formular erhält (z. B. kann es in einem Dashboard angezeigt werden oder nur per E-Mail an einen bestimmten Gruppen-Account gehen) und was in der Folge mit diesem Formular geschieht.

3. Umsetzung

• Feinjustierung der Prozessdefinition
• Konfiguration des Konzepts
• Testphase und finale Anpassungen
• Abnahme
• Roll-out und Betrieb

Geht es in die Umsetzungsphase, dann bedeutet das: Mit Hilfe von Microsoft Power Automate wird der Workflow erstellt. Dabei unterstützt z. B. der KI-Assistent Microsoft Copilot. Er lässt sich mit passenden Prompts (Anweisungen) „füttern“ wie z. B.: „Baue mir einen Prozess, in dem der Nutzende ein Formular X ausfüllt, das an Ort Y ausgespielt wird und Aktion Z nach sich zieht.“ Das Gute daran: Man ist hierbei nicht komplett auf sich allein gestellt. Es gibt auch Templates, die für die Erstellung von automatisierten Prozessen genutzt werden können. Und dann heißt es: „Learning by doing“. Je einfacher der Prozess ist, den man automatisieren möchte, desto leichter findet man auch ein Verständnis für Automatisierung, wird schnell gute Erfahrungen machen und kann sich dann nach und nach auch anderen, komplexeren Prozessen widmen.

4. Evergreening/Support

• Evaluation des Prozesses
• Anforderungsaufnahme und Neumodellierung
• Umsetzung der Verbesserungen

Sobald der automatisierte Prozess in Betrieb ist, ist es wichtig, ihn immer wieder auch zu hinterfragen. Es gilt aufzuspüren, wo Mitarbeitende evtl. noch Probleme bei der Nutzung haben und wo es weitere Optimierungsmöglichkeiten gibt. Und dann heißt es: Verbesserungen umsetzen und die Automatisierungen kontinuierlich weiterentwickeln.
 

Typische Umsetzungsbeispiele für Automatisierungen in der internen Kommunikation und in HR

 

Umsetzungsbeispiel Power Automate – Fragen ans Management Board stellen!

Nähe zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitende herstellen, Raum für Dialog schaffen, Feedback-Kanäle ermöglichen: Das sind Herausforderungen, mit denen die interne Kommunikation immer wieder konfrontiert ist. Hier können Automatisierungen, z. B. via Power Automate, konkret entlasten.

Ein Beispiel: In einem Unternehmen sollen alle Mitarbeitenden weltweit Fragen an das Management Board stellen können. Die technische Basis für den automatisierten Prozess bilden hier das Intranet und ein Formular. Das bedeutet in der Praxis: Sobald ein Mitarbeitender eine Anfrage über das Formular stellt, geht diese im ersten Schritt per MS Teams-Nachricht an das interne Kommunikationsteam. Es bewertet dann, ob die Frage zulässig ist oder gegen Netiquette-Regeln verstößt und ob sie folglich akzeptiert wird oder nicht. Die zugelassenen Fragen werden im Anschluss automatisch im System im Hintergrund angelegt, in Kategorien einsortiert und können direkt anonymisiert im Intranet ausgespielt werden. Damit sehen die Intranet-Nutzerinnen und -Nutzer sofort die Fragen und können für sie voten. Die Fragen, die die meisten Stimmen erhalten, werden dann in einem bestimmten zeitlichen Turnus von der Führungsebene beantwortet. Das mühselige, proaktive Einholen von Themen/Fragen bei den Mitarbeitenden durch Kommunikationsverantwortliche, das Festhalten, Sortieren und Kategorisieren in Form von Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten etc. wird damit hinfällig.

Umsetzungsbeispiele Power Apps – ein Weiterbildungsportal schaffen und Urlaubsanträge einfacher managen

Die Organisation und Koordination von Weiterbildungen ist eine klassische Aufgabe von HR-Managerinnen und -Managern – und zieht eine Menge Aufwand nach sich. Mit Hilfe von Power Apps lässt sich dieser Aufwand drastisch reduzieren und zwar durch die KI-gestützte Umsetzung eines Weiterbildungsportals. Im Portal selbst können dann z. B. Weiterbildungsformate in Form eines E-Learnings einmalig aufgesetzt werden. Der einzelne Mitarbeitende loggt sich wiederum ganz einfach in das Portal ein, stellt sich seine Weiterbildungsmaßnahmen zusammen und kann auf Grundlage dessen an den jeweiligen Trainings teilnehmen. Im Hintergrund werden Anmeldungen etc. verwaltet und gespeichert, sodass der Organisator bzw. Moderator der jeweiligen Veranstaltungen nicht alles einzeln einstellen und auch keine Teilnehmendenlisten etc. checken muss, da die gesamte Verwaltung im Hintergrund ausgelagert ist.

Ein weiteres, konkretes Beispiel aus dem Arbeitsalltag: das Handling von Urlaubsanträgen. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen, die womöglich über kein HR-Tool verfügen, werden Urlaubsanträge häufig noch manuell in Excel-Listen eingetragen. Auch hier lohnt sich der Einsatz von Microsoft Power Apps und zwar, indem Urlaubsanträge (bezahlter Urlaub, Sonderurlaub, Überstundenausgleich etc.) ganz unkompliziert über die Power App eingestellt werden und die jeweils davon betroffenen Kolleginnen und Kollegen bzw. Vorgesetzten direkt informiert werden. Auch können auf Wunsch Freigabeprozesse hinzugefügt werden, da es sich hier um eine einfache Lösung handelt, die kontinuierlich ausbaufähig ist.

Unser Tipp: Denken Sie aber zunächst einmal an die Basis Ihrer automatisierten Lösung. Was muss sie leisten, damit die Nutzenden bzw. Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter direkt einen Mehrwert und eine Erleichterung im Arbeitsalltag spüren? Im Anschluss können Sie Ihre Lösung dann sukzessive weiter ausbauen.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Ausprobieren und Automatisieren und kommen Sie immer gern auf uns zu, wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen!