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Art des Projektes: Social Intranet
Softwarelösung: Haiilo
Die Vorwerk Gruppe beschäftigt rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist in mehr als 60 Ländern vertreten. Mit der Einführung von Microsoft Teams wurde 2019 bereits eine kollaborative Umgebung für die Zusammenarbeit und den Austausch innerhalb einzelner Teams geschaffen. Eine übergreifende Plattform für Information und Kommunikation, ein transparenter Feedback-Kanal und Partizipationsmöglichkeiten für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der gesamten Unternehmensgruppe fehlten jedoch bisher und sollten mit dem Einsatz eines neuen Social Intranets geschaffen werden.
Die rund 10.000 festangestellten Mitarbeitenden, davon rund 1.500 ohne Desktop-Arbeitsplatz, verteilen sich auf Deutschland, China, Frankreich, Großbritannien, Singapur, Italien, Kanada, Mexiko, Österreich, Polen, Portugal, Schweiz, Spanien, Taiwan, Tschechien, Türkei und die Vereinigten Staaten. Eine der größten kommunikativen Herausforderungen im Rahmen des Social-Intranet-Projektes war, die unterschiedlichen Standorte und Zielgruppen gleichermaßen an Bord zu holen und somit auch ein maßgeschneidertes Schulungskonzept zu entwickeln – mit strukturierten Informationen, in mehreren Sprachen und unter Berücksichtigung lokaler Besonderheiten.
Die Einführung des nutzerfreundlichen Tools Haiilo Home, zusammen mit der Einführung von Microsoft Office 365, sollte dazu beitragen, die Ziele von Vorwerk zu erreichen und den Weg für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft zu ebnen. Das neue Intranet der Vorwerk Gruppe sollte wichtiger Treiber für die Erreichung der Unternehmensziele sein.
Ein State-of-the-Art-Intranet sollte den agilen, selbstorganisierten Zugang zu Informationen, wie auch aus dem privaten Umfeld gelernt, unterstützen. Aber nicht nur für die „regulären“ Mitarbeitenden, sondern auch für das Management.
Führungskräfte sollten durch das Intranet mehr interne Sichtbarkeit erlangen und einen Vertrauenszuwachs erleben, HR und Change Managern sollten in den Bereichen Employer Branding, Employee Experience, internes Recruiting und Organisationsentwicklung passende Funktionen zur Verfügung stehen und so Prozesse vorangetrieben sowie unterstützt werden.
Die Zielerreichung sollte durch direkte, zielgruppengesteuerte Kommunikation gefördert werden.
Dabei sollte erstmals ein Ort geschaffen werden, an dem alle wichtigen Informationen zusammenlaufen – egal, wo ein Mitarbeitender in der Gruppe angestellt ist.
Gestartet wurde im August 2019 mit der Analysephase. Inhaltlich galt für Vorwerk der Leitsatz: „Das Intranet soll die Wirbelsäule unseres Kulturwandels sein”. Im Zuge der Analysephase wurden die Anforderungen an das Social Intranet unter Berücksichtigung der technischen Rahmenbedingungen auch funktional im Detail ermittelt. Der Fokus lag vor allem darauf, ein Tool mit stark ausgeprägter Nutzerfreundlichkeit einzuführen, das Intranet mobil für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugänglich zu machen und allen Mitarbeitenden zu ermöglichen, Inhalte zu erstellen sowie eine Informationsarchitektur zu schaffen, die sich schnell an organisatorische Veränderungen anpassen lässt.
Von der Konzeption bis hin zur Durchführung der Migration ausgewählter Inhalte und des Einbringens der Anforderungen aus den einzelnen Zielgruppen wurde stets das Ziel, nämlich den Launch-Termin im Januar 2020 einzuhalten, im Blick behalten und auch erfolgreich gemeistert. Migriert wurden über 1.000 Seiten und 12.000 Inhalte vom alten in das neue Vorwerk Intranet. Die im Projektverlauf peu á peu geschulten Redakteurinnen und Redakteure wurden aktiv in die Inhaltserstellung eingebunden.
Gemeinsam mit den Bereichen HR, Corporate Policies, IT, Marketing sowie den lokalen Abteilungen und Kontaktpersonen wurde nach dem Aufbau der Struktur auch inhaltlich für den großen Launch vorgesorgt. Um den Nutzerinnen und Nutzern möglichst viel Hilfestellung beim Eingewöhnen ins und Stöbern im neuen Intranet zu geben, wurde von Blogbeiträgen (inkl. Videobotschaften des Managements) zum Launch oder zu ersten Schritten im System, über Webinare und eine inhaltlich starke Hilfe-Community sowie How-to-Content (wie etwa Screencasts) viel geboten. Besonders erwähnenswert ist hier auch die Umsetzung der Z-Card (Printmedium im Visitenkartenformat zum Auffalten), in der 20 Elemente des neuen Intranets in elf Sprachen erläutert wurden – und all das im praktischen Format zum Mitnehmen.
Seit Anfang 2022 unterstützt HIRSCHTEC Vorwerk bei seiner Corporate-Influencer-Initiative: Interne Ambassadoren sollen sich in einer Art „Club“ als große Community begreifen. Das Ziel: Internen Schlüssel-Themen höheres Gewicht und Sichtbarkeit in der gesamten Belegschaft verleihen. Mittlerweile sind die Corporate Influencer in über 60 Ländern aktiv, lokales und globales Denken und Handeln gehen dabei Hand in Hand. Das Vorwerk-Intranet ist dabei zentrale „Drehscheibe“ für Themen, Trends und authentische Stories und hat völlig neue Möglichkeiten geschaffen, die kulturelle Vielfalt und Internationalität digital abzubilden.
täglich 6.500 aktive Nutzerinnen und Nutzer
>75 % Reichweite
7,5 Min. durchschnittliche Besuchszeit
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