Automatisierungen mit Microsoft 365: So schonen Sie endlich Zeit und Nerven

von Andy Albrecht und Malte Zimmermann Es zeigt sich immer mehr: Automatisierungen und KI können den Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Richtig und sinnvoll eingesetzt, führen sie zu Effizienzsteigerungen – und sind ein wichtiges Hilfsmittel auf dem Weg zum datengetriebenen Unternehmen. Doch wie lassen sich Automatisierungspotenziale überhaupt heben? Und muss ich dafür ein IT-Spezialist bzw. eine IT-Spezialistin sein? Das sind genau die Fragen, die uns immer wieder gestellt werden. Deshalb direkt die gute Nachricht vorweg: Sie müssen kein IT-Profi sein, um Automatisierungsmöglichkeiten aufzuspüren, Automatisierungen einzusetzen und von ihnen zu profitieren.   Automatisierungspotenziale identifizieren und heben Denn Automatisierungspotenziale im Unternehmen können Sie auch identifizieren, ohne ein IT-Experte bzw. IT-Expertin zu sein. Schauen Sie sich einfach Ihren eigenen Arbeitsalltag an und Sie werden schnell sehen: Da gibt es vieles, was mit Hilfe von Automatisierungen schneller und effizienter gehen könnte. Generell hilft es daher, beim Identifizieren von Automatisierungspotenzialen wie folgt vorzugehen: Schritt 1: Identifikation von Use Cases für Automatisierungen in Abteilungen, die repetitive Aufgaben haben oder Inhalte manuell/einheitlich bearbeiten. Das können z. B. Bereiche wie HR, IT, Sales oder auch Accounting sein. Schritt 2: Gespräche mit Fachabteilungen führen, um einen Überblick zu bekommen, mit welchen Prozessen sie tagtäglich oder wöchentlich konfrontiert sind und festzulegen, welche davon schnell und einfach automatisiert werden zu können. Schritt 3: Machen! Es empfiehlt sich mit einfachen Prozessen loszulegen, erste Erfolge zu feiern und Erfahrungen zu sammeln, die sich dann später auch auf die Automatisierung komplexerer Abläufe anwenden lassen. Dabei gilt es zu beachten: Automatisierung ist ein Prozess und durchläuft verschiedene Phasen, die wir hier im Folgenden einmal kurz skizzieren.   Phasen der Automatisierung von Prozessen am Digital Workplace 1. Analyse Definition von Zielen Identifikation und Priorisierung relevanter Use Cases für Automatisierungen In der Analysephase geht

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Tool-Integration richtig gedacht: Kleine Maßnahmen, große Wirkung

Mitarbeitende jonglieren täglich mit einer Vielzahl an digitalen Tools, Plattformen und Passwörtern. Und der daraus entstehende „digitale Stress“ wirkt sich nicht nur auf die Produktivität, sondern auch auf die Zufriedenheit und Effizienz im digitalen Arbeitsumfeld aus. Eine gezielte Tool-Integration kann hier spürbar entlasten, da sie Reibungsverluste reduziert und mehr Flow im digitalen Arbeitsplatz schafft. Wie das in der Praxis aussehen kann, wollen wir Ihnen in diesem Magazin-Artikel zeigen.    Digitaler Wildwuchs: Wenn Tools zum Hindernis werden  Wie bereits erwähnt, nutzen Mitarbeitende im Durchschnitt mehrere digitale Werkzeuge, was verschiedenste Endgeräte, Log-ins und Systeme beinhaltet. Das führt über die Zeit hinweg zu digitalem Stress. Doch der Grund dafür ist oft nicht die Tool-Vielfalt selbst, sondern die mangelnde Integration: Medienbrüche, isolierte Datensilos und redundante Informationspfade erzeugen Reibung. Um dieser entgegenzuwirken, braucht es digitale Umgebungen, die Menschen dort abholen, wo sie sind und ihnen die nötigen Informationen und Funktionen nahtlos bereitstellen. Das Stichwort an dieser Stelle lautet: Tool-Integration.    Tool-Integration: Ein Hebel für echte Effizienz   Das Ziel einer Tool-Integration ist ein möglichst reibungsloser, konsistenter digitaler Arbeitsplatz. Ein endloses Hin- und Herspringen zwischen Tools und mehrfachen Log-ins soll somit verhindert werden. Stattdessen werden zentrale Zugriffspunkte wie Intranets oder Dashboards, die verschiedene Funktionen und Informationen bündeln, eingerichtet. Natürlich muss hierbei erwähnt werden, dass die „One-App-for-Everything“-Vision Utopie bleibt, aber die Tool-Integration einen spürbaren Mehrwert schafft. Die Vorteile sind unter anderem:   Effizienzsteigerung durch weniger Systemwechsel  höhere Nutzerakzeptanz von Intranet und Digital Workplace  bessere Usability und kürzere Wege zu relevanten Informationen  konsistente Nutzererlebnisse, unabhängig vom Tool-Ökosystem.    Drei Integrationsstufen: Wann lohnt sich welche?   Doch wie gelingt der Einstieg in die Welt der Tool-Integration konkret? Und keine Sorge: Nicht jede Lösung erfordert direkt komplexe Schnittstellen oder Entwicklungsaufwand. Entscheidend ist vielmehr, den passenden Integrationsgrad auf die

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Fileserver-Migration in die Cloud: Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist

In vielen Unternehmen liegen Dokumente nach wie vor auf alten Fileservern: teils ungeordnet, doppelt gespeichert und fernab der modernen Kollaborationsmöglichkeiten. Doch das Ende klassischer Serverlandschaften ist längst eingeläutet. Denn cloudbasierte Systeme wie Microsoft 365 bieten nicht nur technischen Fortschritt, sondern auch enorme Potenziale für Zusammenarbeit, Effizienz und Nachhaltigkeit. Eine durchdachte Fileserver-Migration ist aber kein reines IT-Projekt, sondern es ist vielmehr ein strategischer Schritt in die Zukunft des digitalen Arbeitsplatzes. Wie das in der Praxis aussehen kann, möchten wir in diesem Magazin-Artikel erläutern.   Vom Server zur Cloud: Ein konsequenter Entwicklungsschritt Wer heute mit Microsoft 365 arbeitet, nutzt meistens SharePoint, OneDrive und Teams in der täglichen Zusammenarbeit. Wenn das so ist, stellt sich aber folgende Frage: Warum weiterhin auf lokale Server setzen, wenn dieselben Dokumente in der Cloud deutlich flexibler, kostengünstiger und zukunftssicherer abgelegt werden können? Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Zentraler Zugriff: Dokumente sind direkt in Microsoft Teams und SharePoint verfügbar. Kollaboration in Echtzeit: Paralleles Bearbeiten, Versionierung und Kommentierung – und das ohne E-Mail-Pingpong Kostenreduktion: Weniger Aufwand für Hardware, Wartung und Rechenzentrumsbetrieb Skalierbarkeit und Nachhaltigkeit: Der Cloud-Speicher wächst bei Bedarf mit.   Dokumenten-Lifecycle: Vom Entwurf bis zur Archivierung oder Löschung Wenn man das Thema „Fileserver-Migration“ betrachtet, ist es wichtig, sich einen Überblick über die vorhandenen Daten zu verschaffen. Denn ein gut durchdachter Dokumenten-Lifecycle ist die Grundlage für eine strukturierte, nachhaltige und nutzerfreundliche Datenablage. Dabei geht es nicht nur um die technische Verschiebung von Dateien in die Cloud, sondern um einen vollständigen Prozess: vom ersten Entwurf über die kollaborative Bearbeitung im Team bis hin zur finalen Ablage, wie etwa als PDF im Intranet. Moderne Plattformen wie Microsoft 365 ermöglichen diesen Lifecycle problemlos. Denn durch integrierte Versionierung entfällt die Notwendigkeit, unzählige Dateikopien zu speichern: Rohfassungen

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Pressemitteilung: Studie zeigt: Technische Probleme, ständige Updates und zu wenig Schulungen sorgen für Stress am Digital Workplace

42 Prozent der Beschäftigten fühlen sich – zumindest teilweise – vom Digital Workplace überfordert Größte Stressfaktoren am digitalen Arbeitsplatz sind technische Probleme, permanente Updates und ein Mangel an Unterstützung Mehr als ein Viertel der digital arbeitenden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer fühlt sich vom Arbeitgeber nicht gut über KI informiert Hamburg/Köln, 25. Juni 2025 – Ein moderner Digital Workplace ist heute erfolgsentscheidend für Unternehmen. Über die Hälfte (58 Prozent) der digital arbeitenden Beschäftigten in Deutschland kann diesen offenbar auch bereits problemlos im Arbeitsalltag nutzen. Allerdings geben auch 18 Prozent an, sich oft vom digitalen Arbeitsplatz überfordert zu fühlen, ein Viertel empfindet dies zumindest teilweise so. Damit scheint der Digital Workplace bei rund 42 Prozent der digital Arbeitenden nicht sein volles Potenzial entfalten zu können. Das zeigt eine aktuelle repräsentative YouGov-Umfrage im Auftrag von HIRSCHTEC und Powell. Befragt wurden insgesamt 504 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ohne Führungsverantwortung in Deutschland. Unter den Befragten arbeiten 392 teils oder gänzlich digital, auf diese Gruppe beziehen sich die dargestellten Ergebnisse.

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Magazingrafik German CEO Award 2025

HIRSCHTEC CEO Lutz Hirsch als „Digital Workplace Automation CEO of the Year 2025“ ausgezeichnet

  Der Frühling beginnt für HIRSCHTEC mit großartigen Neuigkeiten: Am 1. April 2025 wurde HIRSCHTEC CEO Lutz Hirsch vom Magazin „EU Business News” mit dem German CEO Excellence Award 2025 als „Digital Workplace Automation CEO of the Year” ausgezeichnet. Die German CEO Excellence Awards 2025, veranstaltet von EU Business News, finden bereits zum vierten Mal in Folge statt. Sie zeichnen jährlich Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer aus, die sich durch unternehmerische Exzellenz, strategische Weitsicht und außergewöhnliche Führungsqualität hervortun. Im Fokus stehen Persönlichkeiten, die nicht nur Wachstum und Innovation vorantreiben, sondern auch kulturellen Wandel und nachhaltige Entwicklungen in ihren Unternehmen fördern. Trotz wirtschaftlicher Herausforderungen im vergangenen Jahr, wie z. B. rückläufiger Inlandsnachfrage, Investitionszurückhaltung und Kapazitätsreduzierungen im produzierenden Gewerbe – insbesondere im Maschinenbau und der Automobilindustrie – bleibt Innovation nach wie vor ein wichtiges Thema für Unternehmen in Deutschland. Dadurch, dass die digitale Transformation ganze Industrien verändert, wird es für Organisationen umso wichtiger, auf fortschrittliche Technologien zu setzen, die die Effizienz verbessern und es Unternehmen ermöglichen, sich an veränderte Marktgegebenheiten anzupassen. Dabei spielt der Digital Workplace mit seinen modernen Tools für Kommunikation und Kollaboration, die eine produktivere Zusammenarbeit fördern, eine entscheidende Rolle. Gleichzeitig sorgt er dafür, dass Mitarbeitende dank der Automatisierung von Arbeitsabläufen in ihrem Arbeitsalltag entlastet werden und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Zu seiner Auszeichnung als „Digital Workplace Automation CEO of the Year” sagt Lutz Hirsch daher: „Ich bin sehr dankbar für diese Anerkennung, die unsere Expertise im Bereich Automatisierungen am Digital Workplace hervorhebt. Vor allem bin ich aber stolz auf unser Team. Denn nur durch das Engagement, die Kreativität und das Know-how jeder und jedes Einzelnen können wir Arbeitswelten gestalten, die zukunftsfähig sind und den Menschen in den Fokus rücken. Diese Auszeichnung gehört uns allen!“

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