Viele Intranet-Projekte starten mittlerweile mit Sätzen wie: „Wir möchten dieses Projekt unbedingt agil durchführen…“ oder „Lassen Sie uns bitte so schnell wie möglich einen Prototyp bauen…“. So weit so gut, aber was bedeutet das genau für unsere Kunden und für uns als Intranet-Agentur? Welche Voraussetzungen benötigt ein agiles Projekt, damit es erfolgreich verlaufen kann und worauf sollte von Beginn an geachtet werden?
Fest steht: Neben den gewohnten, bei Intranet-Projekten zu berücksichtigenden Punkten wie
• Ressourcenverfügbarkeit,
• Anforderungen,
• technische Rahmenbedingungen oder auch
• Planung,
spielt hierbei vor allem auch das Mindset des Projektteams eine entscheidende Rolle. Es sollte sich daher von Beginn an die folgenden Fragen stellen:
• Sind wir bereit mit einer unfertigen Lösung an den Start, also in die Konfrontation mit echten Endusern, zu gehen?
• Können wir mit einer gesunden 80/20-Herangehensweise hinsichtlich der Erfüllung aller Anforderungen leben?
• Denken wir alle gleich darüber und können wir diese Haltung auch anderen Stakeholdern vermitteln?
Damit es zu einem späteren Zeitpunkt keine bösen Überraschungen gibt, sollten diese Fragen noch vor Projektstart geklärt und die Resultate festgehalten werden. Ist dann die Entscheidung für ein agiles Projektvorgehen gefallen, so sollte allen Beteiligten – auf Dienstleister- und Kundenseite – wissen, was sie nicht machen werden. Gemeint ist damit:
• Keine Dokumentation von Pflichten- und Lastenheften
• Keine unregelmäßigen Projekttermine
• Keine Anforderungen ohne jegliche funktionale Prüfung der Systemabdeckung formulieren
Vielmehr gilt es ein hohes Maß an offener Kommunikation unter allen Projektbeteiligten an den Tag zu legen. Um dies zu gewährleisten, sollte eine Teamgröße gewählt werden, die nicht zu viele Mitglieder umfasst. Eine ideale Größe bewegt sich zwischen vier bis acht Personen. Zudem ist ein regelmäßiger Austausch zwischen Kunde und Dienstleister unabdingbar – vor allem auch, um das so nötige gegenseitige Vertrauen aufzubauen.
Startet das agile Projekt dann, so gilt es dieses in verschiedene Phasen einzuteilen. So hat es sich bewährt, zunächst eine Analysephase voranzustellen, um den Grad der Übereinstimmung der vom Projektteam formulierten Anforderungen mit denen von weiteren zukünftigen Anwendern abzugleichen. Nur so kann herausgefunden werden, ob wirklich alle Wünsche der späteren Intranet-Nutzer bedacht wurden. Wichtig hierbei: Bereits in konkreten Anwendungsfällen von Nutzergruppen zu denken, die später einmal das neue System zur digitalen internen Kommunikation verwenden sollen.
An die Analysephase schließt sich im nächsten Schritt die Konzeptionsphase an. In ihr werden die wichtigsten Aspekte im Hinblick auf Informationsarchitektur, Design, Mehrsprachigkeit, Templates oder auch Personalisierung in einer Basisbeschreibung festgelegt. In der Konzeptionsphase sollten auch die Use Cases formuliert werden, die für ein erstes Release des Intranets mit Priorität bearbeitet werden sollten.
Diese Use Cases werden dann mit der ersten Basisfunktionalität in sogenannten Sprints von zwei bis vier Wochen umgesetzt. Hierfür kann ein Prototyp aufgesetzt werden, der kontinuierlich ausgebaut wird. Die Ausprägung der Anforderungen an das Intranet kann somit sukzessive immer weiter verfeinert werden. Durch das Einbeziehen von Endanwendern erhält das Projektteam dann auch frühzeitig Feedback, das es bei der Optimierung der ausgerollten Funktionalitäten direkt umsetzen kann. So wird das neue Intranet-System Schritt für Schritt bis zum Go-Live aufgebaut. Im laufenden Betrieb kann der agile Ansatz dann weiter verfolgt werden, um neue Use Cases gezielt auszuarbeiten und über Folge-Releases auszurollen.
Unser Fazit: Jedes Projekt verläuft naturgemäß etwas anders und muss sich seiner spezifischen Rahmenbedingungen und vor allem den nicht planbaren Veränderungen im Verlauf stellen. Mit einem agilen Ansatz kann aber die Motivation des Teams erhöht werden, da sie früher ein echtes Produkt zum Anfassen bekommen und dieses kontinuierlich verbessern können. Und das Projektteam erhält sich ein hohes Maß an Flexibilität, um jederzeit mit den sich verändernden Bedingungen umgehen und auf diese reagieren zu können.
