Ein Gastbeitrag von Valentine Pradal, Marketing Managerin bei Powell 365

Wer sein Unternehmen heute digital transformieren möchte, für den bedeutet das zunächst vor allem eines: neuen Möglichkeiten offen gegenüberzustehen, traditionelle Arbeitsmethoden zu überdenken und die Art und Weise wie Mitarbeiter im Unternehmenskontext denken und handeln zu verändern. Mittlerweile ist auch vielen Unternehmen die Notwendigkeit einer unternehmensweiten digitalen Transformation bewusst. Allerdings verstehen noch nicht alle den gesamten Prozess, der dahintersteckt. Denn digitale Transformation ist ein Phänomen, das alle Bereiche des Unternehmens betrifft – Marketing, Human Resources, Vertrieb und viele weitere.

Im Folgenden haben wir daher ein paar Erfolgsmethoden zusammengefasst, mit denen Unternehmen ihre digitale Transformation vorantreiben können.

1. Kommunikation als Führungsinstrument

Als erstes ist es wichtig, dass sich der CEO selbst als „Digital Leader“ positioniert, der offen und bereitwillig über die Veränderungen spricht, die die digitale Transformation mit sich bringt. Dann ziehen auch die Mitarbeiter nach und Synergien können erzielt werden. Im Rahmen des Transformationsprozesses ist Kommunikation dabei ein fundamentales Element. Jede einzelne Abteilung spielt hierbei ihre ganz eigene Rolle. Aber um das allen gemeinsame digitale Ziel zu erreichen ist es wichtig, dass alle Abteilungen miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten können. Ist dies nicht der Fall, so verlieren Digitalisierungsprojekte schnell an Fahrt.

Ein digitaler Arbeitsplatz basierend auf Powell 365 kann hier helfen die interne Kommunikation zu verbessern, indem er eine personalisierte und zielgerichtete Kommunikation ermöglicht: Unternehmensnachrichten, Veranstaltungen, Videos, interne Stellenangebote, Beiträge und Veröffentlichungen können ganz einfach geteilt werden. So erhalten die Mitarbeiter die richtige Information zur richtigen Zeit. Zudem unterstützt Powell 365 dabei, die Zusammenarbeit der Mitarbeiter weiterzuentwickeln. Die Lösung ermöglicht einen agilen Zugriff auf Projekte und eine vereinfachte Teamarbeit. In der Cloud können Workspaces erstellt werden, Dokumente geteilt und Aufgaben vergeben werden.

2. Budget bereitstellen

Für die digitale Transformation ist es erforderlich, dass genügend Ressourcen vorhanden sind. Auch wenn es kein festgelegtes Mindestmaß an diesen braucht, um die Reise zum digitalen Arbeitsplatz zu beginnen, so ist es doch wichtig, dass gewisse personelle, finanzielle und technologische Ressourcen bereitgestellt werden können. Dabei sollten sich alle Beteiligten einig sein und sich gern engagieren – sei es in Form von Zeit, Geld oder kreativem Input.

3. Digitale Kultur schaffen

Digitale Kultur bedeutet weit mehr als einfach nur die vorhandenen Tools zu nutzen. Es kommt oft vor, dass bestimmte Instrumente nicht unbedingt zu den Anforderungen des Unternehmens oder der MitarbeiterInnen passen. Umso wichtiger ist es, die verschiedenen digitalen Tools am Markt zu kennen, zu verstehen und im Hinblick darauf zu bewerten, welchen Mehrwert sie mit sich bringen. Es kommt daher darauf an, genau die Tools zu identifizieren, die relevant für das eigene Unternehmen sind. Dann kann auch eine digitale Kultur, basierend auf den Bedürfnissen der MitarbeiterInnen, aufgebaut werden. Als integrierte Intranet-Lösung hilft Powell 365 Unternehmen dabei, eine digitale Kultur zu etablieren, indem sie die User Experience verändert und die berufliche Kommunikation, Zusammenarbeit und Produktivität optimiert.

4. Unternehmensinhalte zugänglich machen

Die Unternehmensinhalte sind ein essenzieller Bestandteil der digitalen Kultur. Konkret heißt das, dass die Inhalte für den digitalen Arbeitsplatz auf den im Unternehmen vorhandenen Daten basieren. Dazu gehören automatisierte Dashboards, CRM-Daten, Informationsarchive, E-Mails, Kalender, Aufgabenzuweisungen und viele mehr. Elementar für die digitale Transformation ist es daher, all diese verschiedenen Inhalte im digitalen Arbeitsplatz zu vereinen.

Den Content digital verfügbar zu machen, bedeutet folglich: Alle Inhalte an einem Ort zu bündeln und für jeden, jederzeit, überall und auf jedem Gerät verfügbar zu machen. Das erleichtert den Arbeitsalltag für die MitarbeiterInnen. Sie bleiben stets auf dem Laufenden und können effizient arbeiten. Powell 365 kann z. B. ein solcher zentralen Einstiegspunkt sein, der Zugriff auf alle Informationen ermöglicht, und in weniger als zwei Wochen eingeführt werden kann. So können Mitarbeiter ihre täglichen Arbeitsaufgaben bestmöglich erledigen und im Gegenzug die Produktivität erhöhen.

5. Eine Roadmap definieren

Wer möchte, dass die digitale Transformation schnell und effizient Gestalt annimmt, der sollte sich klare Ziele setzen. Diese sollten – unabhängig davon, ob es qualitative oder quantitative sind – mit den MitarbeiterInnen geklärt sein. Dabei sollten die Ziele nicht nur stets kommuniziert werden. Es sollte auch sichergestellt werden, dass sie den Bedürfnissen der MitarbeiterInnen entsprechen und mit dem veranschlagten Budget korrespondieren. Sobald dies klar ist, ist es wichtig die einzelnen Punkte in eine präzise Roadmap zu überführen. Hierbei gilt es einen Aktionsplan für einen bestimmten Zeitrahmen zu definieren und diesen einzuhalten.

Denn eines steht fest: Die digitale Transformation ist kein einfacher Prozess. Sie bedeutet ein langfristiges Engagement und sollte stets an sich verändernde digitale Arbeitsgewohnheiten und –methoden angeglichen werden.