von Anastasia Christmann
Frontline-Worker brauchen digitale Teilhabe und das heißt auch: Unternehmen müssen ihren Bedarf an digitaler Identität für Frontline-Worker erfassen, Frontline-Gruppen typisieren und daraus eine Strategie für Identity, Access und Device Management ableiten.
Unternehmen investieren in ihre digitale Transformation, in KI-Modelle. Sie setzen auf den Microsoft 365 Kosmos. Doch was die Arbeitsrealität ebenfalls zeigt: In vielen Organisationen sind es in erster Linie die Büroangestellten, die von der digitalen Infrastruktur profitieren. Sie sind es, die dank digitaler Tools, KI und Automatisierung im Arbeitsalltag entlastet werden und so produktiver zusammenarbeiten können.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz, die sogenannten Frontline-Worker, geraten allerdings schnell ins Hintertreffen. So zeigt eine aktuelle YouGov-Umfrage im Auftrag von HIRSCHTEC und Flip z. B., dass 60 Prozent der Frontline-Worker keine mobile Mitarbeiter-App besitzen, die es ihnen ermöglicht, einfach, sicher und direkt auf für sie relevante Informationen, Funktionen und Prozesse zuzugreifen. Konkret bedeutet das: Mitarbeitende mit PC-Arbeitsplatz besitzen eine eindeutige digitale Identität (z. B. E-Mail-Adresse, Single-Sign-On, Self Services). Sie können die für ihren Arbeitsalltag wichtigen Systeme, Informationen und Ressourcen einfach und sicher nutzen.
Digitale Identität: Die einen haben sie, die anderen nicht
Das sieht bei Frontline-Workern jedoch oft noch völlig anders aus: Sie sind häufig darauf angewiesen, dass z. B. ihr Produktions- oder Schichtleitende sie über aktuelle Themen informiert oder dass es ein Schwarzes Brett gibt, auf dem alle wichtigen Informationen zusammengetragen sind. Genau das zeigt: Anders als die Büroangestellten, die sogenannten Knowledge-Worker, haben Frontline-Worker oft entweder gar keinen oder nur eingeschränkten Zugang zu bestimmten Unternehmenssystemen und Informationen.
Dabei bedeutet digitale Identität nicht automatisch einen klassischen Microsoft-Account mit Unternehmens-E-Mail-Adresse. Auch Frontline-Worker können über eine digitale Identität verfügen – entscheidend ist, wie diese Identität ausgestaltet ist und welche Zugriffe und Services damit sicher ermöglicht werden.
Hinzukommt, dass Frontline-Worker nicht gleich Frontline-Worker ist. Je nach Branche sind z. B. ihre Jobprofile und Tätigkeiten sehr unterschiedlich. Da gibt es z. B. Versicherungsmaklerinnen und -makler, die viel von Haus zu Haus unterwegs sind. Es gibt im produzierenden Gewerbe viele Mitarbeitende, die am Fließband, in der Werkshalle arbeiten. In der Logistik sind es wiederum z. B. Lkw-Fahrerinnen und -Fahrer die einen Großteil der Frontline-Belegschaft ausmachen. Demzufolge gibt es auch nicht das eine Frontline-Worker-Konzept für alle, sondern es gilt genau zu analysieren, wer die jeweilige Zielgruppe ist und was ihren Arbeitsalltag ausmacht. Darauf basierend sollte ihr dann ein sicherer und möglichst einfacher Zugang zu den für sie relevanten Unternehmenssystemen und -informationen bereitgestellt werden.
Unterschiedliche Gruppen von Frontline-Workern mit unterschiedlichen Anforderungen
An dieser Stelle ein paar konkrete Beispiele: Für Lkw-Fahrer und -Fahrerinnen ist es wichtig, bei einer Panne schnell telefonieren zu können. Sie haben daher in der Regel ein privates Smartphone. Versicherungsmaklerinnen und -makler und Pflegekräfte im Gesundheitswesen besitzen hingegen oft ein Managed Device, d. h. ein Firmengerät wie Smartphone oder Tablet, über das Verträge eingesehen oder Patientendaten abgerufen werden können. Im Produktionsumfeld sieht man wiederum häufig, dass mehrere Produktionsmitarbeitende an einem Device arbeiten oder Zugriff darauf haben, um logistische Daten einzugeben, Informationen einzuholen oder Bestellungen auszulösen. Ein solches Shared Device kann dabei gleichzeitig ein Managed Device sein.
Worauf es ankommt: zielgruppenspezifisch die passende Lösung zu finden
Doch die Ausstattung mit den passenden Geräten ist nur das eine. Das andere ist die digitale Identität. Fakt ist: Ein vollwertiger Microsoft-Account mit einer gewissen Lizenzierung wie E3 ist durchaus sehr kostspielig für Unternehmen – gerade, weil der Funktionsumfang auch entsprechend hoch ist. Fakt ist aber auch: Viele Frontline-Worker benötigen gewisse Funktionen überhaupt nicht. Wichtig ist daher genau zu evaluieren, welche Bedürfnisse und Anforderungen die jeweiligen Frontline-Worker überhaupt haben. Nicht jede Zielgruppe benötigt dieselben Anwendungen, Funktionen oder Zugriffsrechte.
Gehen wir z. B. von einer Servicetechnikerin aus, die ein Shared Device besitzt und auf gewisse interne Informationen zugreifen muss: Hier könnte beispielsweise eine Microsoft-365-F1-Lizenz ausreichen, sofern die benötigten Funktionen, Dienste und Sicherheitsanforderungen mit dem eingeschränkten Funktionsumfang dieser Lizenz abgedeckt werden.
Darüber hinaus gibt es auch außerhalb der Microsoft-Welt gute Lösungen (wie z. B. Flip, Staffbase, LumApps, Haiilo), die Unternehmen dabei unterstützen können, Frontline-Mitarbeitenden einen einfachen und sicheren Zugang zu relevanten Informationen, Kommunikationsangeboten und Services zu ermöglichen. Dabei ist zwischen der digitalen Identität selbst und der darauf aufbauenden Employee-Experience- bzw. Kommunikationslösung zu unterscheiden.
Sicherheit wird zur Pflichtaufgabe für Unternehmen
Unabhängig von der Wahl der Lösung und des Lizenzmodells ist und bleibt eines nicht von der Hand zu weisen: Aufgrund steigender regulatorischer Anforderungen, z. B. durch NIS2, gewinnt der sichere und kontrollierte Zugriff auf Unternehmensinformationen für betroffene Organisationen zunehmend an Bedeutung. Unternehmen müssen heute jederzeit nachvollziehen können, wer auf welche Inhalte zugreift, wie dieser Zugriff abgesichert ist und ob sicherheitsrelevante Informationen wirklich alle Zielgruppen erreichen.
Und das alles ist längst nicht nur ein IT-Thema. Gemeinsam mit Kommunikation, HR und Fachbereichen muss geklärt werden, welche Mitarbeitenden welche Informationen und Anwendungen benötigen – und wie der Zugang zu diesen im Arbeitsalltag sicher und praktikabel funktioniert.
Sichere Anbindung von Frontline-Workern ist kein Einmalprojekt
Geht es darum, Frontline-Worker sicher an Unternehmenssysteme anzubinden, dann ist das also ein fortlaufender Prozess. Rollen, Geräte, Zugriffsbedarfe oder auch Sicherheitsvorgaben verändern sich – und müssen regelmäßig überprüft werden. Was Unternehmen daher tun sollten:
- Sich einen Überblick über Zielgruppen verschaffen: Welche Gruppen von Frontline-Workern gibt es überhaupt im Unternehmen?
- Geräte definieren: Sollen private Geräte, Firmengeräte, Shared Devices oder womöglich gar kein Gerät genutzt werden?
- Digitale Identität schaffen: Welche Account- und Lizenzmodelle passen zu welcher Zielgruppe?
- Zugriffe begrenzen: Nicht jeder Mitarbeitende braucht Zugriff auf alles.
- Multi-Faktor-Authentifizierung vereinfachen: Auf Sicherheit und intuitive Nutzbarkeit/Authentifizierung gleichermaßen achten.
Im Endeffekt gilt dabei immer: Die passende Lösung pro Frontline-Worker-Gruppe ergibt sich aus deren Arbeitsalltag. Ein Lkw-Fahrer mit privatem Smartphone braucht andere Zugänge als ein Team, das sich im Schichtbetrieb ein Terminal teilt.
Wer Akzeptanz will, muss auf Einfachheit setzen
Damit die Notwendigkeit von Sicherheitsmaßnahmen erkannt wird und eine breite Akzeptanz erfährt, braucht es vor allem aber auch einfache Anmeldeprozesse. Authentifizierung muss leicht verständlich, schnell und zuverlässig sein. Je nach Zielgruppe können QR-Codes, Passkey, biometrische Verfahren (z. B. Face-ID, Fingerprint), SMS-Token, Telefonanrufe oder vereinfachte MFA-Varianten sinnvoll sein. Entscheidend ist, was die Frontline-Worker im Arbeitsalltag wirklich nutzen.
Fazit: Ein strukturierter Einstieg ist das A und O
Halten wir abschließend fest: Damit es mit der Sicherheit und Akzeptanz auch wirklich klappt, ist eines entscheidend: dass Unternehmen zunächst ihren Bedarf im Hinblick auf Frontline-Worker und digitale Identität erfassen, dass sie Frontline-Gruppen typisieren und daraus dann eine Strategie für Identity, Access und Device Management ableiten.
Wer all das macht, der stellt genau die richtigen Weichen für eine digitale Transformation, die Frontline-Worker nicht ausschließt, sondern aktiv einbezieht. Und Unternehmen, die Frontline-Workern eine sichere, digitale Teilhabe ermöglichen, stärken nicht nur IT-Sicherheit und Compliance, sondern fördern auch Reichweite und Vertrauen im Unternehmen.
FAQs
Was versteht man eigentlich unter digitaler Identität?
Eine digitale Identität umfasst die Gesamtheit an Informationen, Merkmalen und Nachweisen, die eine Person im digitalen Raum eindeutig identifizierbar macht. Dazu gehören z. B. Name, E-Mail-Adresse, Benutzername, Authentifizierungsmerkmale wie Passwörter oder Passkey, Geräteinformationen etc.
Was ist der Unterschied zwischen Shared Device und Managed Device?
Shared Device meint, dass ein Gerät von mehreren Nutzerinnen und Nutzern verwendet wird. Managed Device bedeutet, dass ein Gerät zentral von der IT-Abteilung verwaltet wird. Während es beim Shared Device also darum geht, wer das Gerät nutzt, geht es beim Managed Device darum, wer es verwaltet. Damit kann ein Shared Device z. B. gleichzeitig auch ein Managed Device sein.
Was soll mit der NIS2-Richtlinie bewirkt werden?
Die NIS2-Richtlinie soll einen einheitlichen Rechtsrahmen zur Wahrung der Cybersicherheit in der EU schaffen. Sie verpflichtet die von ihr erfassten Organisationen unter anderem zu geeigneten Maßnahmen im Bereich des Cybersecurity-Risikomanagements. Nähere Informationen dazu finden Sie auf https://digital-strategy.ec.europa.eu/de/policies/nis2-directive.
Was ist mit Multi-Faktor-Authentifizierung genau gemeint?
Bei Multi-Faktor-Authentifizierung handelt es sich um ein Sicherheitsverfahren, bei dem Nutzende ihre Identität mithilfe von mindestens zwei voneinander unabhängigen Authentifizierungsfaktoren bestätigen. Dabei kann beispielsweise zwischen Wissen (z. B. Passwort oder PIN), Besitz (z. B. Smartphone oder Sicherheitsschlüssel) und einem persönlichen Merkmal (z. B. Fingerabdruck oder Gesichtserkennung) unterschieden werden. Mehr dazu auf https://learn.microsoft.com/de-de/entra/identity/authentication/concept-mfa-howitworks.
Redaktioneller Hinweis: Dieser Text wurde mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) erstellt und redaktionell bearbeitet sowie geprüft.
