Dieser Beitrag bezieht sich auf Datenmanagement am Digital Workplace. Denn damit ein moderner digitaler Arbeitsplatz erfolgreich genutzt werden kann, ist ein effizientes Datenmanagement unabdingbar.
Datenmanagement: Was ist das?
Generell ist mit Datenmanagement die strukturierte Erfassung, Speicherung, Organisation und Nutzung von Daten in Unternehmen gemeint. Das Ziel, das damit verbunden ist: Jederzeit den Zugriff auf wichtige Informationen ermöglichen, gleichzeitig Sicherheitsrisiken optimieren und die Zusammenarbeit verbessern. Moderne Datenmanagement-Strategien setzen dabei auf Automatisierungen, Cloud-Technologien und KI-gestützte Analysen. Denn diese tragen dazu bei, dass Daten nicht nur effizient verwaltet, sondern geschäftsrelevante Entscheidungen auch besser unterstützt werden und einfacher möglich sind.
Bedeutung des Datenmanagements am Digital Workplace
Gerade in unseren heutigen modernen, digitalen Arbeitsumgebungen spielt das Datenmanagement eine ganz entscheidende Rolle. Folgende Aspekte sollten dabei berücksichtigt werden:
- Zugang zu Daten: In Zeiten hybrider Arbeitsmodelle und Remote Work ist es essenziell, dass relevante Daten für berechtigte Nutzende jederzeit verfügbar sind – egal, wo sich diese gerade befinden und welches Gerät sie nutzen.
- Sicherheit: Dank Datenschutzrichtlinien und Zugriffskontrollen lassen sich sensible Informationen vor Zugriff durch Unbefugte schützen.
- Struktur und Ordnung: Durch die Festlegung einheitlicher Datenstrukturen und die Vergabe von Metadaten wird die Auffindbarkeit und Verwaltung von Dateien erleichtert.
- Integration: Systeme wie ERP, CRM und Collaboration-Tools müssen nahtlos miteinander integriert werden, um so die Entstehung von Datensilos zu vermeiden.
- Compliance: Unternehmen sind an gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO oder auch branchenspezifische Regulierungen gebunden. Es gilt daher, deren Einhaltung sicherzustellen.
Herausforderungen beim Datenmanagement
So wichtig ein strukturiertes Datenmanagement ist, so herausfordernd ist es auch. Herausforderungen, die auftreten können, sind z. B.:
- Große Datenmengen: Es gibt bereits viele Daten in Unternehmen – und es werden jeden Tag mehr. Dieses hohe Datenaufkommen erschwert somit die Organisation und Archivierung von Daten.
- Veraltete Systeme: Je älter die IT-Infrastrukturen, desto schwieriger wird es, moderne Datenmanagement-Ansätze zu verfolgen.
- Auftreten von Schatten-IT: Wenn Mitarbeitende Daten in inoffiziellen Systemen – und somit ohne Zustimmung der IT-Abteilung – speichern, dann bringt dies Sicherheitsrisiken mit sich.
- Mangel an Standards: Uneinheitliche Dateibenennungen, unklare Ordnerstrukturen oder auch fehlende Standards bei der Vergabe von Metadaten erschweren das Suchen und Finden von für den Arbeitsalltag relevanten Informationen.
- Schlechte Datenqualität: Unstrukturierte, doppelte oder fehlerhafte Daten machen Prozesse ineffizient und erschweren fundierte Analysen.
Best Practices für effektives Datenmanagement
Ein gut durchdachtes Datenmanagement steigert die Effizienz und Sicherheit am Digital Workplace. Unternehmen sollten dabei Folgendes berücksichtigen:
Ein gut durchdachtes Datenmanagement steigert die Effizienz und Sicherheit am Digital Workplace. Unternehmen sollten dabei Folgendes berücksichtigen:
- Datenstrategie entwickeln
- Zieldefinition für das Datenmanagement
- Festlegung von Standards für Speicherung, Zugriff und Nutzung von Daten
- Strukturierte Ablage etablieren
- Einführung und Etablierung eines einheitlichen Ordner- und Benennungssystems
- Nutzung von Metadaten zur besseren Kategorisierung von Dateien
- Automatisierung nutzen
- Implementierung von KI-gestützte Tools zur Datenanalyse und -klassifikation
- Einführung von Workflows für Genehmigungen und Datenarchivierung
- Sicherheit und Compliance sicherstellen
- Einsatz von Zugriffskontrollen und Verschlüsselungstechnologien
- Regelmäßige Durchführung von Datenschutzschulungen für Mitarbeitende
- Datenpflege und Archivierung
- Regelmäßige Überprüfung und Bereinigung veralteter Daten
- Implementierung von Archivierungslösungen zur langfristigen Datenspeicherung
Zusammenfassung: Datenmanagement in 3 Sätzen
- Datenmanagement am Digital Workplace bewirkt eine strukturierte, sichere und effiziente Nutzung von Informationen.
- Wichtige Erfolgsfaktoren dabei sind u. a. eine gut durchdachte Datenstrategie, einheitliche Standards für Dateibenennungen, Ordnerstrukturen etc. sowie der Einsatz von Automatisierungen und die Gewährleistung von Sicherheit und Governance.
- Moderne Tools und Best Practices helfen dabei, Herausforderungen wie große Datenmengen, Auftreten von Schatten-IT und mangelnde Datenqualität zu meistern.
Redaktioneller Hinweis: Dieser Text wurde mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) erstellt und redaktionell bearbeitet sowie geprüft.
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