Momentan stellen immer mehr Unternehmen ihre gesamte Organisation auf agile Managementmethoden um – Tendenz steigend. Denn laut einer aktuellen „Boston Consulting Group“-Studie erzielen Unternehmen, die agil arbeiten (z. B. mit Scrum oder Kanban), fünfmal häufiger überdurchschnittliche Margen und wachsen auch deutlich stärker als der Durchschnitt.
Dabei sind es längst nicht mehr nur kleine Agenturen und Start-ups, die agiles Projektmanagement erfolgreich einsetzen. Viele Großkonzerne leisten sich zunehmend herausgelöste Labs, in denen sich Projektteams auf direkte Branchenherausforderungen vorbereiten oder wandeln einzelne Abteilungen in wendigere, flexiblere und nicht zuletzt schnellere Projektteams um.
Was ist dran an der Agile-Offensive?
Agile Managementmethoden sind zunächst einmal nicht neu. So wurde die Methode Kanban bereits um 1947 im Rahmen der Produktionsprozesssteuerung bei Toyota entwickelt. Scrum als Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements stammt hingegen aus der japanischen Softwareentwicklung um 1995. Beide Methoden ermöglichen es, nicht nur Entwicklungsprojekte effizient zu gestalten, sondern auch die daraus resultierende Qualität zu steigern.
Die Verbesserung, die durch Scrum erzielt wird, fußt dabei auf drei Säulen:
- Transparenz
Fortschritte und Hürden bei einem Projekt werden regelmäßig und für alle sichtbar festgehalten. - Überprüfung
In regelmäßigen Abständen werden Produktfunktionalitäten geliefert und sowohl das Produkt als auch das Vorgehen beurteilt. - Anpassung
Anforderungen an das Produkt, Pläne und Vorgehen werden nicht ein für alle Mal festgelegt, sondern kontinuierlich präzisiert und angepasst.
Dabei reduzieren diese Methoden nicht die Komplexität der Aufgabe, strukturieren sie jedoch in kleinere und weitaus weniger komplexe Bestandteile, die sogenannten Inkremente. Scrum verkörpert die Werte der agilen Software-Entwicklung laut Ken Schwaber und Jeff Sutherland dabei folgendermaßen:
- Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge.
- Funktionierende Software ist wichtiger als umfassende Dokumentation.
- Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen.
- Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans.
Aber wie kann ein modernes Intranet auf diese Methodenziele einzahlen?
Klassische Intranets – oder auch Dokumentenmanagementsysteme wie SharePoint – decken die Ansprüche agiler Managementmethoden in ihrer Basiskonfiguration oft nur unzureichend bis gar nicht ab.
Ein Social Intranet als zentaler Einstiegspunkt für den digitalen Arbeisplatz sollte daher neben der klassischen Top/Down-Kommunikation auch Anlaufstelle und Plattform für Mitarbeiter und Projektteams sein, die sich ohne großen Schulungs- und Entwicklungsaufwand schnell und tiefgreifend vernetzen und agil zusammenarbeiten möchten.
Somit ist ein modernes Intranet idealerweise:
- schnell und einfach implementiert
- nutzt dabei offene Webstandards
- bietet bekannte APIs
- ist Mobile First gedacht
- passt sich responsiv an
- verfügt über eine mobile Web-App und/oder eine native Smartphone-App
- bietet einen mobilen Chat inkl. Chaträume
- lässt die Gründung von Ad-Hoc-Projekt-Workspaces zu
- verfügt über ein WYSIWUG-User-Frontend für die einfache Verwaltung von Inhalten
- ist stark im Bereich Volltextsuche, Filterung, Verschlagwortung und Hashtags
- und bietet eine Timeline für das Erstellen, Teilen und Folgen globaler und individuell erstellter Informationen.
Schaut man sich das folgende Beispiel einer Scrum-Ablaufbeschreibung an, so wird deutlich, wie ein gut funktionierendes, modernes Social-Intranet das agile Projektmanagement unterstützen kann. Denn hier ist das Zusammenspiel vieler Einzelfunktionen innerhalb der Plattform entscheidender als kleinteilige, systemübergreifende Einzeltools, auf die sich alle Teilnehmer im Vorwege zunächst einmal verständigen müssen.
Ein Beispiel:
Am Anfang eines jeden Scrum-Sprints – gemeint ist damit ein regelmäßiger, wiederholbarer Arbeitsablauf – wird ein Sprint Planning Meeting abgehalten, das idealerweise in einem abgeschlossenen Intranet-Projektraum umgesetzt wird. In diesem befragt das eingeladene Entwicklerteam den Product Owner und Gruppenadministrator, wie viele Prio-1-Anforderungen das Entwicklerteam zur Realisierung in den neuen Sprint maximal aufnehmen kann. Zudem sollte bei der Systemkonzeption sowohl die Möglichkeit einer schnellen Ergebnisdokumentation im Projektraum als auch das Einbinden externer Teilnehmer wie Freelancer und Berater mitgedacht werden.
Ebenso wichtig ist das tägliche Abhalten des Daily Scrum. Dabei handelt es sich um ein ca. 15-minütiges Standup Meeting des Entwicklerteams, bei dem jedes Teammitglied den vergangenen Tag resümiert, mögliche Arbeitshemmnisse benennt und ausstehende Aufgaben formuliert. Der Scrum Master führt durch dieses Meeting, das idealerweise über einen integrierten Videochat gelöst werden kann.
Am Ende eines Sprints findet das Sprint Review statt. In diesem Abschlussmeeting werden die Sprint-Ergebnisse vom Entwicklerteam präsentiert und vom Product Owner entweder abgenommen oder verworfen. Weitere anwesende Stakeholder liefern wertvolles zusätzliches Feedback. Der Scrum Master hält dieses für den Product Owner fest und moderiert im Anschluss noch eine Retrospektive des Entwicklungsteams zur Entdeckung von Optimierungspotentialen.
Ein modernes Intranet kann somit zweifelsohne auf die vielfältigen Anforderungen agiler Projektmanagementmethoden einzahlen, diese befördern und schneller in der Unternehmenskultur verankern. Zudem kommt diese Lösung in Summe oft wesentlich günstiger als eine Umsetzung auf Basis vieler Einzeltools, die tendenziell administrative Mehraufwände erfordern, nicht zwingend global verfügbar sind und zunächst intelligent orchestriert werden müssen.
