Die glorreichen 7: Was ein „Digital Workplace“ können muss, Teil 4

Teil 4 der Blogreihe: Der „Digital Workplace“ ermöglicht mobiles Arbeiten

Mobiles Arbeiten wird gerne nur räumlich betrachtet. Die Verfügbarkeit von Informationen, Anwendungen und Kommunikation an jedem Ort und auf jedem (mobilen) Gerät geht allerdings immer mit der Verfügbarkeit zu jedem beliebigen Zeitpunkt einher. Umfassender könnte man den mobilen „Digital Workplace“ mit dem Begriff „Raumzeitliche Verfügbarkeit“ zusammenbringen. Relativ gesehen.

In dieser Artikelserie geht es um sieben Dinge, die ein „Digital Workplace“ – nicht allein technisch – können muss, um Mehrwert für ein Unternehmen zu schaffen – und die Merkmale und Funktionen, die diese Ziele unterstützen.

Der „Digital Workplace“ –

1. hilft, die Arbeit zu erledigen. Jetzt.
2. beachtet Nutzerbedürfnisse und Zielgruppen
3. unterstützt Unternehmensziele
4. ermöglicht mobiles Arbeiten
5. bietet eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit
6. erlaubt soziale Netzwerke und dezentrale Kommunikation
7. braucht die Cloud zur progressiven Anpassung

Der „Digital Workplace“ ermöglicht mobiles Arbeiten

Mobiles Arbeiten ist kein Privileg. Mobiles Arbeiten ist nicht länger ein Konzept der zukünftigen Entwicklung des „Digital Workplace“. Es passiert genau jetzt.

Zwei Überlegungen, warum Mobilität für das Unternehmen sinnvoll sein kann:

Das Unternehmen will es.

Es lassen sich für jedes Unternehmen (fast) immer eindeutige organisatorische Gründe für mobiles Arbeiten aus der notwendigen Verfügbarkeit für MitarbeiterInnen ohne stationären Arbeitsplatz (z. B. in der Produktion, dem Außendienst oder der Logistik) herleiten.

Diese Überlegung greift aber erheblich zu kurz. Die mobile Verfügbarkeit von Informationen, Anwendungen und Kommunikation ist nicht mehr ausschließlich in den Aufgaben der jeweiligen MitarbeiterInnen oder der Branche des Unternehmens zu begründen.

Die Mitarbeiter wollen es.

Verschiedene Arbeitnehmergenerationen gehen aus kulturellen Gründen mit unterschiedlichen Betrachtungsweisen an das Thema heran. Die Meinungen der MitarbeiterInnen zur mobilen Verfügbarkeit des „Digital Workplace“ klaffen auseinander. Der Wunsch nach mobiler Verfügbarkeit entsteht aber oft nicht einfach nur aus der Abwesenheit eines „stationären“ Arbeitsplatzes, sondern weil es kulturell bereits zur Lebensweise der MitarbeiterInnen gehört.

Die Herausforderung ist, beide Überlegungen in einem effektiven und schlüssigen Konzept zu vereinen. Während das unternehmerische Konzept relativ einfach von betrieblichen Notwendigkeiten getragen werden kann, muss der Bedarf der MitarbeiterInnen mit eher weichen Faktoren abgeglichen werden.

Der bei weitem wichtigste Faktor ist dabei der generationsabhängige kulturelle Einfluss des gelebten Kommunikationsverhaltens der MitarbeiterInnen; privat und beruflich.

Was sind die treibenden Ziele und wie stellt sich das mobile Kommunikationsverhalten der heute aktiven Arbeitnehmergenerationen dar?

Boomer (Mitte 1950er bis Ende 1960er Jahre) und Generation X (Mitte 1960er bis frühe 1980er Jahre)

Diese Generationen ist geprägt durch feste Büroanwesenheitszeiten und ein eigenes Büro. Sie schätzt die Sicherheit eines lebenslangen Arbeitsplatzes. Sie ist privat und beruflich mit analoger Kommunikation aufgewachsen (Schnurtelefon, Mobiltelefon und privatem TV). Digitale soziale Kommunikation wird genutzt, ist aber nicht Triebfeder. Sie definiert sich über die Positionierung im Team. Verlässliche Orientierung ist die im analogen Zeitalter gelebte „Top-down“- Kommunikation. Hierarchische Strukturen zeigen sich daher auch in der Zusammenarbeit und in der Organisation digitaler Inhalte.

Digitale Mobilität wird als Ergänzung zur bewährten Kommunikation, aber nicht als treibende Kraft verstanden. Gerne wird Mobilität zugunsten einer ausgewogenen „Work-Life-Balance“ abgelehnt.

Das Internet ist auf dem Computer, Tablet oder Smartphone immer dabei. Soziale Netzwerke sind wichtig für die Persönlichkeitsentwicklung. Web 2.0 ist der Bereich, in dem sich diese Generation wohl fühlt und persönliche und gesellschaftliche Akzente setzt.

Der Chef als „Alpha-Aufpasser“ ebenso wie die „Entwicklungsbremse“ in Form eines lebenslangen Arbeitsplatzes behindern die individuelle berufliche Entfaltung. Wechselnde Positionen, in denen sie sich genauso intuitiv ausprobieren, wie sie es mit digitalen Tools tun, sind existenziell.

Die Flexibilität der Arbeitsgestaltung ist Motto. Digitale Mobilität wird daher als Unterstützung der beruflichen Selbstverwirklichung gefordert und gelebt. Arbeit findet nicht mehr nur bis 17 Uhr statt, sondern dann, wenn es passt.

Generation Z (Mitte 1990er Jahre bis ca. 2010)

Diese Generation ist digital jederzeit vollständig vernetzt. Virtuelle und persönliche Kommunikation besitzen den gleichen Stellenwert. Sie ist extrem multitaskingfähig. Im Meeting wird im Internet recherchiert und Ergebnisse werden unmittelbar verwertet. Sie ist realistisch, kann eigene Schwächen reflektieren und weiß, dass Multitasking und permanente Erreichbarkeit nicht unbedingt effektiv sind. Sehr viele sehen im persönlichen Gespräch die wichtigste Ergänzung in der Kommunikation.

Bilder, Emoticons, Memes, Sprachnachrichten, GIFs, kurze Videos oder Live-Streaming sind effizienter als endlose Texte. Diese Kommunikation wünscht sich Generation Z auch im Beruf. Digital mobil und damit räumlich und zeitlich unabhängig zu sein, ist unmittelbar mit dem Lebensgefühl verknüpft.

Gibt es also ausreichend Schnittmengen in den Wunschszenarien der MitarbeiterInnen und des Unternehmens, gilt es die kontextuellen Rahmenbedingungen mobiler Anwendungsszenarien unbedingt zu hinterfragen. Zum Beispiel die Frage, was mobil Arbeiten im jeweiligen Unternehmensumfeld eigentlich bedeutet:

1. Sind nur NutzerInnen von Tablets und Smartphones „Mobile MitarbeiterInnen“ oder ist die Mobilität auch mit Notebooks weitgehend gewährleistet?
2. Welche Prozesse und Informationen machen in welchem mobilen Kontext für welche MitarbeiterInnen Sinn?
3. Welche Aufgaben sind auf mobilen Geräten mit kleinen Bildschirmgrößen und Touchdisplay effizient und zielführend lösbar?

Zu klären ist auch, wie weit sich das Unternehmen bezüglich der nachrückenden Arbeitnehmergenerationen heute, mittel- und langfristig „raumzeitlich“ in die Zukunft orientieren möchte oder muss.

Je nach strategischen Anforderungen und den Bedingungen, die MitarbeiterInnen brauchen und sich wünschen, reicht die notwendige mobile Abdeckungsbreite dabei von gelegentlichem Chatten bis „Mobile First“, also der Verfügbarkeit von allen Inhalten und Funktionen auf dem optimalen mobilen Arbeitsplatz.

Fazit:

Der „Digital Workplace“ ermöglicht mobiles Arbeiten, wenn die angebotene Mobilität auf die Anforderungen der MitarbeiterInnen eingeht und zu deren Aufgaben passt.

Ausblick:

Dieser und die folgenden Artikel dieser Serie sollen anregen, sich mit wichtigen Faktoren bei der Konzeption eines „Digital Workplace“ auseinanderzusetzen. Die Artikel sollen helfen, die für Ihr Unternehmen wichtigsten Merkmale Ihres individuellen „Digital Workplace“ zu suchen.

Im nächsten Artikel „5. Der ‚Digital Workplace‘ bietet eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit“ geht es um die Notwendigkeit, komplexe Aufgaben zu vereinfachen und ineffiziente Strukturen zu eliminieren.