Teil 5 der Blogreihe: Der „Digital Workplace“ bietet eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit

Benutzerfreundlichkeit (auch Usability genannt) wird sehr gerne mit Schlagwörtern wie einfach, intuitiv, übersichtlich und funktional beschrieben. Auf der Suche nach Informationen, Anwendungen und Kommunikationsmöglichkeiten sowie bei der Bearbeitung von simplen Aufgaben geben sich allerdings gerne „historisch gewachsene“, verschlungene Prozesse, unlogische Bedienelemente, verwirrende Inhaltsdarstellungen und unsinnige Beschreibungen die Klinke in die Hand. Dann entsteht der Eindruck, dass inhaltliche und funktionale Anforderungen praktisch ignoriert wurden.

Wahrscheinlich ist genau das NICHT passiert.

In dieser Artikelserie geht es um sieben Dinge, die ein „Digital Workplace“ – nicht allein technisch – können muss, um Mehrwert für ein Unternehmen zu schaffen – und die Merkmale und Funktionen, die diese Ziele unterstützen.

Der „Digital Workplace“ –

  1. hilft, die Arbeit zu erledigen. Jetzt.
  2. beachtet Nutzerbedürfnisse und Zielgruppen
  3. unterstützt Unternehmensziele
  4. ermöglicht mobiles Arbeiten
  5. bietet eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit
  6. erlaubt soziale Netzwerke und dezentrale Kommunikation
  7. braucht die Cloud zur progressiven Anpassung

Der „Digital Workplace“ bietet eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit

Das richtige Maß an Informationen und Funktionen ist entscheidend für die Benutzerfreundlichkeit.

Wenn für den Mitarbeiter der Eindruck einer undurchschaubaren Benutzbarkeit entsteht, ist es sehr wahrscheinlich, dass tatsächlich ALLE inhaltlichen und funktionalen Anforderungen bereitgestellt wurden.

Inhaltliche und funktionale Anforderungen definiert jeder Mitarbeiter individuell. Jeder Kollege organisiert die Schritte und Prozesse, die er zur Erreichung der Ziele unternimmt, ein wenig anders. Und natürlich verfolgt die Geschäftsführung vorrangig unternehmerische Ziele bei den Anforderungen zur Prozess- und Gewinnoptimierung.

Individualität hat daher nachvollziehbar keinen Vorrang. Gewöhnlich zeigt der „Digital Workplace“ also eine umfassende generische Abbildung der zu erfüllenden Aufgaben. Das ist so, weil alle KollegInnen Informationen, Anwendungen und Kommunikationsmöglichkeiten mit allen anderen KollegInnen des Unternehmens teilen.

Dadurch können aber auch Informationen und Funktionen in den Fokus eines Nutzers geraten, die er für die Erfüllung seiner Aufgaben eigentlich nicht benötigt.

Das Dilemma: Bildet man ungefiltert das ganze Unternehmen in Informationen und Prozessen ab, kommt es zwangsläufig generell zu Irritationen und überladenen Benutzeroberflächen.

Und wenn für einen Mitarbeiter etwas nicht so funktioniert, wie es Aufgrund der persönlichen Erfahrung und Arbeitsweise „richtig“ erscheint, entsteht der Eindruck, dass persönliche inhaltliche und funktionale Anforderungen praktisch ignoriert wurden.

Das Ziel einer Aufgabe ist in der Regel sonnenklar, aber der Weg dahin ist die Hürde. Simpel gesagt will jeder Mitarbeiter einfache, nachvollziehbare Funktionen zur Lösung der Aufgabe.

Was ist entscheidend für die Benutzerfreundlichkeit?

Benutzerfreundlichkeit hat nur oberflächlich etwas mit der visuellen Gestaltung der Benutzeroberfläche zu tun. Im beruflichen Kontext ist die benutzerfreundliche Gestaltung von Prozessen und damit verbundener Funktionen ein vorrangiges Ziel. Visuelle Gestaltung unterstützt diesen Anspruch, aber trägt ihn nicht alleine.

Reduktion, sowohl auf inhaltlicher und funktionaler Ebene bringt erhebliche Erleichterung bei der Bewältigung dieser Problemstellung.

Ein agiler Ansatz schafft bessere Vorrausetzungen für eine optimierte Benutzerfreundlichkeit

Ziel bei der agilen Konzeption und Umsetzung eines benutzerfreundlichen „Digital Workplace“ ist die Reduktion des Funktionsumfangs zur Erfüllung einer Aufgabe auf den notwendig kleinsten gemeinsamen Nenner. Zunächst.

Gewöhnlich wird dies als Minimum Viable Produkt (MVP) bezeichnet. Das ist laut Wikipedia: „Die erste minimal funktionsfähige Iteration eines Produkts, das entwickelt werden muss, um mit minimalem Aufwand den Kunden-, Markt- oder Funktionsbedarf zu decken und handlungsrelevantes Feedback zu gewährleisten“.

Prozessschritte werden vereinfacht, um die Komplexität der Aufgabe herabzusetzen.

Funktionselemente werden reduziert, damit eine intuitivere Benutzeroberfläche angeboten werden kann.

Warum ist eine intuitive Benutzeroberfläche benutzerfreundlicher?

Intuitiv ist alles, was man als Nutzer aus dem Kontext heraus bedienen kann, ohne nachdenken zu müssen („Don’t make me think“). Oberstes Ziel ist es zu vermeiden, nach Funktionen suchen zu müssen. Dadurch muss man sich nicht mit der Anwendung auseinandersetzen und kann Aufgaben effizienter lösen.

Die Reduktion des Funktionsumfangs der ersten Iteration bedeutet aber auch, eine einfache und funktionsfähige Applikation in kurzer Zeit bereitstellen zu können. Weitere Ausbaustufen werden in sogenannten „Sprints“ ergänzt und erweitern den Funktionsumfang schrittweise.

Die im „Sprint 0“ als MVP geschaffene Lösung soll und wird agil fortlaufend wachsen und modifiziert werden. Dieser Ansatz entbindet keineswegs davon, strategisch zu denken und konzeptionell zu planen. Nur wird die Lösung dann nicht durch einen statischen Fünfjahresplan definiert, sondern bedarfsgerecht dann, wenn Funktionen durch geänderte oder erweiterte Prozesse aus unternehmerischen Gründen oder aus Gründen der Benutzerfreundlichkeit erforderlich werden.

Wächst oder wandelt sich das Unternehmen, wachsen oder ändern sich auch die Aufgaben. Wachsen oder ändern sich die Aufgaben, wachsen oder ändern sich die Funktionen des „Digital Workplace“. MitarbeiterInnen können dann mit der erweiterten oder geänderten Komplexität der Funktionen viel einfacher umgehen.

Fazit:

Der „Digital Workplace“ bietet eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit, wenn die Funktionen zur Verfügung gestellt werden, die im jeweiligen unternehmerischen Kontext zur Aufgabenbewältigung benötigt werden.

Ausblick:

Dieser und die folgenden Artikel dieser Serie sollen anregen, sich mit wichtigen Faktoren bei der Konzeption eines „Digital Workplace“ auseinanderzusetzen. Die Artikel sollen helfen, die für Ihr Unternehmen wichtigsten Merkmale Ihres individuellen „Digital Workplace“ zu suchen.

Im nächsten Artikel „6. Der „Digital Workplace“ erlaubt soziale Netzwerke und dezentrale Kommunikation“ geht es um die Etablierung einer transparenten Unternehmenskultur für die effiziente Nutzung des Wissens der MitarbeiterInnen.