Teil 6 der Blogreihe: Der „Digital Workplace“ erlaubt soziale Netzwerke und dezentrale Kommunikation

Wie viel Wissen und Erfahrung stecken in einem Unternehmen? Was davon existiert in den Köpfen der MitarbeiterInnen? Wie viel Zeit wird von MitarbeiterInnen damit verbracht, KollegInnen mit einer bestimmten Expertise zu finden? Wie oft wird eine Lösung von einem Mitarbeiter oder Team erneut erarbeitet?

Viel? Sehr viel? Oft? Sehr oft? Sie werden das nicht mit Zahlen nachvollziehen können, weil der Produktivitätsverlust nicht objektiv zu beziffern ist. Trotzdem möchte jedes Unternehmen die Kommunikation optimieren. Um besser zu werden.

In dieser Artikelserie geht es um sieben Dinge, die ein „Digital Workplace“ – nicht allein technisch – können muss, um Mehrwert für ein Unternehmen zu schaffen – und die Merkmale und Funktionen, die diese Ziele unterstützen.

Der „Digital Workplace“ –

  1. hilft, die Arbeit zu erledigen. Jetzt.
  2. beachtet Nutzerbedürfnisse und Zielgruppen
  3. unterstützt Unternehmensziele
  4. ermöglicht mobiles Arbeiten
  5. bietet eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit
  6. erlaubt soziale Netzwerke und dezentrale Kommunikation
  7. braucht die Cloud zur progressiven Anpassung

Der „Digital Workplace“ erlaubt soziale Netzwerke und dezentrale Kommunikation

Wenn Sie soziale Netzwerke mit „Likes“, „Shares“ und „Comments“ gleichsetzen, trifft das nur sehr am Rande das tatsächlich vorhandene Potential. Es geht vor allem um dezentral unterstützte Informationsflüsse.

Zentral verteilte Informationen machen nur den Bruchteil der Informationsflüsse eines Unternehmens aus. Der Informationsbedarf der MitarbeiterInnen ist wesentlich durch tägliche Anforderungen und Aufgabenlösungen geprägt.

An dieser Stelle der Hinweis auf den ersten Artikel dieser Serie:

Kern- und Grundsatzfrage: Mit welchen Anforderungen nutzen MitarbeiterInnen den „Digital Workplace“?

  • Um relevante Informationen zu finden
  • Um eine Aufgabe zu erledigen
  • Um Personen zu finden, die bei 1. oder 2. helfen können

Das Schlüsselwort ist „Relevanz“. Das, was für den einen Mitarbeiter wichtig ist, ist für den anderen Informationsballast. Zentral verteilte Informationen können das individuelle Informationsbedürfnis nur grob abdecken. Bei der Erfüllung von Aufgaben besteht der Großteil des täglichen Informationsbedürfnisses aus detaillierten, kontextuellen Sachinformationen.

Dezentralisieren Sie den „Digital Workspace“

Soziale Kommunikation ist bidirektional und interaktiv. Was der eine weiß, teilt er den anderen mit. Die anderen kommentieren, korrigieren und ergänzen.

Allen KollegInnen, die sich daran beteiligen, ist eines gemeinsam: Die hohe Relevanz des Themas, zu dem sie alle zusammen etwas beitragen. Sonst würden sie sich nicht aktiv daran beteiligen.

Mit der Dezentralisierung bei der Erstellung und Verteilung von Informationen gewinnt das Unternehmen in mehrfacher Hinsicht:

  • Die MitarbeiterInnen tragen aktiv zur Wissenserhaltung und -weitergabe bei
  • Die Motivation der MitarbeiterInnen, zum Wissen des Unternehmens beizutragen, erhält durch die einfachen publizistischen Möglichkeiten einer sozialen Kommunikationsplattform sowie durch das Feedback der KollegInnen erheblichen Auftrieb
  • Der „Digital Workspace“ wird zu einer der relevantesten Informationsquellen und damit enorm attraktiv als Quelle für die Unternehmenskommunikation insgesamt
  • Die Kooperation zwischen den KollegInnen wird durch die Verfügbarkeit einer interaktiven Kommunikationsplattform aktiv gefördert – auch mit anderen Standorten oder Ländern
  • „Aus dem (Arbeits)Leben gegriffene“ Erfahrungen, Innovationen, Ideen und Erfolge können direkt kommuniziert werden und sind für alle interessierten Kollegen sichtbar. Fehler werden seltener wiederholt und Synergien sind schneller nutzbar
  • Die transparente Diskussions- und Informationskultur ermöglicht, Unternehmensstärken zu maximieren und -schwächen effizienter zu eliminieren
  • Nicht zuletzt kann jeder Mitarbeiter durch sein Wissen glänzen. Für alle sichtbar

All das funktioniert im Wesentlichen als Selbstläufer, bedarf aber auch der Unterstützung durch zentral gesteuerte, offizielle Ergänzungen. Einerseits in der Festlegung von verbindlichen Prozessen oder Arbeitsanweisungen, andererseits in der Korrektur und Ergänzung von sozial verbreiteten (Fehl)Informationen.

Beziehen Sie das Management in den „Digital Workspace“ ein

Das Schlüsselwort hier ist „Transparenz“. Die Geschäftsführung darf und soll aktiv an der sozialen Kommunikation teilhaben. Die Mentalität, Rundschreiben zu verteilen und dann für Feedback im Wesentlichen unerreichbar zu sein, erzeugt große Distanz zur Führungsebene, demotiviert die MitarbeiterInnen und ist einem offenen und transparenten Arbeitsumfeld nicht förderlich.

Präsenz zu zeigen – egal in welchem Medium – ist sehr wichtig, um das Vertrauen in die Geschäftsführung und die Akzeptanz der Führungskräfte signifikant zu erhöhen. Nicht notwendigerweise muss dabei immer der Management-Blog selbst geschrieben oder die letzte Vertragsverhandlung ausführlich gepostet werden. Nachhaltiger wirkt – auch weil es schnell geht und daher öfter vorkommt – die aktive Beteiligung an Diskussionen. „Der Chef liest mit“ wirkt bei einem temperierten Beitrag tatsächlich motivierend. Denn wenn der Chef den Beitrag des Mitarbeiters mit der Investition seiner Zeit würdigt, ist das Gefühl der Wahrnehmung und Anerkennung bei den Diskussionsteilnehmern einfach da.

Natürlich erfordert eine derart offene Kommunikation die Bereitschaft zu einer hohen Transparenz, nicht nur beim Management, sondern bei allen KollegInnen. Das Gefühl, verstärkt unter Beobachtung zu stehen, tritt vor allem bei den MitarbeiterInnen auf, die diese Art der gesellschaftlichen Kommunikation nicht kennen oder ablehnen. Soziale Kommunikation ist aber nicht allein transparente Kommunikation, sondern durch die Dezentralität faktisch ein Produktivitäts- und Vertrauensgewinn.

Fazit:

Der „Digital Workplace“ erlaubt soziale Netzwerke und dezentrale Kommunikation, wenn alle MitarbeiterInnen gemeinsam und transparent an den Prozessen und dem Wissen des Unternehmens arbeiten können.

Ausblick:

Dieser und die folgenden Artikel dieser Serie sollen anregen, sich mit wichtigen Faktoren bei der Konzeption eines „Digital Workplace“ auseinanderzusetzen. Die Artikel sollen helfen, die für Ihr Unternehmen wichtigsten Merkmale Ihres individuellen „Digital Workplace“ zu suchen.

Im nächsten Artikel „7. Der ‚Digital Workplace‘ braucht die Cloud zur progressiven Anpassung“ geht es um die zukünftigen Entwicklungsmöglichkeiten des „Digital Workspace“ mit den Mitteln, die heute schon zur Verfügung stehen.