Es gibt so einiges, was bei der Einführung von Microsoft Teams beachtet werden kann, um die Akzeptanz und Nutzung effizient und erfolgreich zu gestalten. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf Sie achten sollten.
Die fortdauernden Einschränkungen durch die Corona-Pandemie führen dazu, dass Unternehmen schnell handeln und sich Konzepte überlegen müssen wie sie, wenn ihnen dies möglich ist, die Arbeit im Homeoffice gestalten können. Fällt die Wahl auf Microsoft Teams, ist dieses auch schnell installiert. Doch der Umstieg auf Microsoft Teams sollte gut geplant und vorbereitet sein, damit dieser bestmöglich gelingt. Beachtet ein Unternehmen ein paar hilfreiche Tipps und Planungsschritte, auch in kürzester Vorbereitungszeit, steht einer erfolgreichen Einführung nichts im Weg.
Erfolgsfaktor 1: Einführung von Microsoft Teams ist ein Wandel und nicht nur ein reines IT-Projekt
Mit der Einführung von Microsoft Teams verändert sich auch die Arbeitsweise. Eingeschliffene Verfahren gelten plötzlich nicht mehr und die neuen müssen z. T. mühsam erlernt und trainiert werden bis sie genauso selbstverständlich sind wie die alten. Ebenso hängt die persönliche Produktivität nun davon ab, wie gut die MitarbeiterInnen die neuen Tools nutzen können. Da kann es schnell zu Widerständen beim Erlernen der neuen Tools kommen. Hinzu kommen kulturelle Aspekte, da Werte wie Offenheit, Transparenz und Agilität an Bedeutung gewinnen. Auch die veränderte Art der Kommunikation über Chats oder öffentliche Kanal-Benachrichtigungen bedarf einer kulturellen Anpassung.
Ohne ein begleitendes Veränderungsmanagement, bei dem die MitarbeiterInnen frühzeitig über geplante und notwendige Veränderungen und ihre Vorteile sowie über Funktionalitäten von Microsoft Teams informiert werden, kann es schnell zu Frust und Ablehnung kommen. Mit diversen Hilfs- und Erklärmedien sowie verschiedenen Trainingsformaten, die auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Anwendergruppen zugeschnitten sind, holen Sie Ihre MitarbeiterInnen ab und können Widerständen entgegenwirken.
Erfolgsfaktor 2: IT–Equipment und IT-Infrastruktur
Wenn man erst in einer Schulung oder während eines Meetings feststellt, dass die verwendete Hardware in die Jahre gekommen ist, verliert man durch den Neubeschaffungs- und Austauschprozess unnötig Zeit, was sich nicht nur negativ auf die Produktivität auswirkt, sondern auch für Frust bei den betroffenen MitarberiterInnen sorgt. Definieren Sie daher vorher die Anforderungen an PC- und Laptop-Ausstattung, Headsets, Systemupdates sowie Cloud- bzw. Internetanbindung bis hin zur WLAN-Abdeckung zu Hause und stellen Sie sicher, dass Ihre MitarbeiterInnen arbeitsfähig ausgestattet sind.
Erfolgsfaktor 3: Governance
Legen Sie von Anfang an fest, wer z. B. Teams erstellen kann oder welche Namenskonvention gilt. Ohne Governance ist das Chaos vorprogrammiert, z. B. wenn jeder willkürlich Teams anlegt. Dann entsteht schnell ein Wildwuchs an Teams und sind diese erst mal mit Chats und Inhalten gefüllt, wird das nachträgliche Aufräumen schnell zum Kraftakt.
Erfolgsfaktor 4: Use Cases
Use Cases beschreiben die Interaktionen zwischen NutzerInnen und einem System. Mit ihnen geben Sie Ihren MitarbeiterInnen Orientierung, da sie beschreiben, mit welchem Tool was und wie getan werden kann, und sie helfen, die Tools richtig einzuordnen und anzuwenden. Ohne Use Cases dauert der Lernprozess länger und es herrscht keine Konsistenz in der Nutzung der Tools.
Erfolgsfaktor 5: Verwendung des Adoption-Budgets
Trainings zur Befähigung der MitarbeiterInnen, um die Tools nutzen zu können, sind eine sinnvolle Maßnahme, aber nicht die einzige. Verpulvern Sie Ihr Budget nicht sofort für Trainings, sondern erstellen Sie einen Adoption-Plan, der einen Mix aus verschiedenen Adoption–Maßnahmen enthält. Neben Trainings, bei denen es verschiedene Formate und Module gibt, bieten sich weitere, sehr effiziente Möglichkeiten an, z. B. eine Hilfe Community, offene Sprechstunden oder Showrooms. Überfrachten Sie Ihre MitarbeiterInnen also nicht mit bloßen Trainings. Integrieren Sie die zuvor definierten Use Cases in die Trainings und das Lernen anhand von konkreten Anwendungsfällen und Praxisbeispielen geht schneller von der Hand.
Erfolgsfaktor 6: Einbindung der Geschäftsleitung als Vorbildfunktion
Digital Leadership bedeutet, dass die Geschäftsführung Vorbild ist und die Anwendung neuer Technologien vorleben sollte. Geschieht dies nicht, wird die Einführung von Microsoft Teams zu wenig Akzeptanz unter den MitarbeiterInnen führen. Die Einführung des Tools ist wie eingangs erwähnt, nicht einfach nur ein IT-Projekt, in dem ein neues Tool eingeführt wird. Mit Microsoft Teams ändert sich auch die Art der Zusammenarbeit innerhalb der Organisation und somit die Unternehmenskultur.
Wir hoffen, Ihnen im Beitrag ein paar hilfreiche Tipps für die Planung zur Einführung mitgegeben zu haben und wünschen viel Erfolg mit der neuen, digitalen Art des Arbeitens. Wenn Sie noch mehr zu Microsoft Teams wissen wollen, z. B. wie Sie mehr Raum für Ruhephasen und konzentriertes Arbeiten mit Teams schaffen, dann schauen Sie doch mal in unseren Blogbeitrag zu Fokuszeiten in Teams.
Wenn Sie sich auch dafür interessieren, welche Erwartungen junge Mitarbeitende an ihre digitale Arbeitsumgebung haben und wie Sie diese effektiv in Ihre digitalen Transformationsprojekte einbinden können, empfehlen wir Ihnen die YouGov-Umfrage „Der Hoodie-Check: Erwartungen der Gen Z an den digitalen Arbeitsplatz“, durchgeführt im Auftrag von HIRSCHTEC und Haiilo. Diese Studie bietet wertvolle Einblicke, die Ihnen helfen können, die Akzeptanz von Tools wie Microsoft Teams weiter zu erhöhen.
