Seien wir mal ehrlich: Den einen richtigen Weg gibt es oft nicht – auch nicht in der Kommunikation. Meist führen dann doch viele Wege nach Rom. Die Frage ist nur: Sind sie auch wirklich alle gleich effizient? Wie viel Anstrengung braucht es, um ans Ziel zu kommen?
Klar ist: In unserer hybriden Arbeitswelt gibt es viele verschiedene Kommunikationskanäle. Die folgenden gehören dabei u. a. zu den bekanntesten: Einzel- und Gruppenchat, Kanalunterhaltung, Postings in Communitys inklusive der Möglichkeit zu liken und zu kommentieren, Ankündigungen im Intranet, Video- und Telefonanrufe, E-Mails mit diversen Versandoptionen (Sammel-E-Mail, Cc, Bcc) usw. Klar ist auch: Je nach Kommunikationsanlass kommen nur wenige der genannten Kommunikationskanäle infrage. Dennoch reichen oft schon allein zwei verschiedene Kommunikationskanäle, die ähnlichen Zwecken dienen, um im Team oder gar teamübergreifend aneinander vorbeizureden. Was nun also tun, damit genau das nicht passiert?
Guidelines für Kanalschnittstellen festlegen und auf ihre Einhaltung achten
Es führt kein Weg daran vorbei: Wer eine effiziente interne Kommunikation sicherstellen will, der braucht ein Konzept, das zugleich eng mit der Digitalstrategie im Unternehmen verknüpft ist. Die Faustregel, die hierbei gilt: Je mehr Flexibilität und Komplexität Ihr hybrides Teamwork benötigt, desto prägnanter, konsistenter und auch verbindlicher sollten Sie das Konzept für Ihre Interne Kommunikation auch gestalten. Denn wer denkt, dass sich bei der Fülle an unterschiedlichen Kommunikationswegen und -anlässen schon irgendwie eine selbstorganisierte, überzeugende Kommunikationspraxis, die von allen gelebt wird, herauskristallisiert, der irrt leider.
Ein gutes Beispiel dafür liefert die YouGov-Studie „Der Hoodie-Check: Erwartungen der Gen Z an den digitalen Arbeitsplatz“, durchgeführt im Auftrag von HIRSCHTEC und Haiilo. Darin gaben nur 35 Prozent der befragten 18- bis 19-Jährigen an, dass sie über die richtigen Tools und ausreichend Möglichkeiten zur digitalen Kommunikation, Zusammenarbeit und Vernetzung verfügen. Wir beobachten immer wieder, dass Kommunikationskonzepte entweder gänzlich fehlen oder nur halbherzig umgesetzt werden. Dies wirkt sich negativ auf die Effizienz aus und führt zu Missverständnissen und Informationsverlusten unter den Mitarbeitenden. All das erhöht letzten Endes auch die mentale Belastung. Was es für ein durchdachtes Kommunikationskonzept braucht, damit es sich gut und nachhaltig im Arbeitsalltag verankern lässt, haben wir deshalb einmal für Sie zusammengefasst.
Das braucht es: Die wichtigsten Bestandteile eines Kommunikationskonzeptes
- verbindliche Kommunikationsstruktur für das hybride Set-up – und zwar ausgerichtet an der Digitalstrategie und den damit verbundenen Kommunikations- und Kollaborations-Tools
- klare und sortierte Tool-Landschaft, die sich an Use Cases orientiert
- festgelegte Kriterien und Prozesse für eine zielgruppengenaue Adressierung, plattform- und anlassspezifische Reaktionszeiten und -arten
- klares Rollenprofil der Editorinnen und Editoren
- qualitative und quantitative Rahmung von user-generiertem Content – je nach Plattform
- verbindliches Qualitätsmanagement
Denn Fakt ist: Eine effiziente interne Kommunikation erreicht, wer es schafft, ein Kommunikationskonzept im hybriden Set-up zu verankern und zu leben, das an die Ziele, Prozesse und Rahmenbedingungen im Unternehmen angepasst ist. Sie brauchen Hilfe dabei? Gar kein Problem! Wir unterstützen Sie gern auf Ihrem Weg.
