Bevor wir mit unserer kleinen Hitliste beginnen, möchte ich kurz skizzieren, was wir unter „Social Media“ im Intranet verstehen: Es ist die Unterstützung der Kommunikation und der individuellen Arbeitsabläufe der Mitarbeiter mit modernen Web 2.0 – Technologien. Insbesondere umfasst dies den Einsatz von Blog- und Wiki-Plattformen und die Möglichkeit, sich mit anderen Kollegen digital zu vernetzen und Aktivitäten und Statusmeldungen zu teilen („internes Facebook“). Das Intranet entwickelt sich damit von einer rein redaktionell gepflegten Plattform zu einem Mitmach-Intranet mit einem hohen Anteil an ‚user generated content‘.

Nun zu unseren Erfahrungen, die wir aus den Projekten der letzten 24 Monate kurz zusammenfassen möchten. Die Klassiker, wie z.B. Einbezug von Promotoren, dem Betriebsrat etc., habe ich einmal außen vor gelassen, da dies nicht typisch für Social Media – Projekte ist, sondern von jedem unternehmensweiten Projekt berücksichtigt werden sollte.

1. Starten Sie mit Vernetzung, Projektarbeitern und Leuchtturm-Blogs

Die wichtigste Funktion überhaupt ist die Vernetzungsfunktion („Kollegen zu meinem Netzwerk hinzufügen“). Nur dieses Feature bringt den Aha-Effekt und fördert den Informations- und Wissensaustausch. über 600 Millionen Facebook-Nutzer können nicht irren!

Weiter zeigt sich, dass Social Media in Intranets sehr erfolgreich für die Unterstützung von Projektarbeit eingesetzt werden kann. Projektteams arbeiten oft übergreifend in immer wieder unterschiedlichen Zusammensetzungen. Die Projektarbeiter kommunizieren stark untereinander und haben einen hohen Bedarf an einer gemeinsamen digitalen Arbeitsplattform. Daher sind sie die idealen Multiplikatoren, die das Potential von Social Media für Ihren täglichen Arbeitsablauf nutzen werden. Von da aus verbreitet sich die Idee in Abteilungen, Arbeitskreise und das gesamte Unternehmen. Sinnvolle technische Module sind daher:

  • Projekträume mit Dateiablagen, Bildablagen und elektronischen Listen
  • Blogs für Besprechungsprotokolle oder Projekttagebücher
  • Wikis für die gemeinsame Erstellung von Fachkonzepten, Handbüchern und Schulungsunterlagen

Die Unternehmenskommunikation sollte mit ausgewählten ‚Leuchtturm-Blogs‘ beginnen und darin Themen abbilden, die alle Mitarbeiter interessieren (CEO-Blog, Strategie-Blog etc.). Nischenthemen fördern nicht die Vernetzung und erreichen nicht die kritische Masse an Nutzern, die zu Feedback und kontroversen Diskussionen (und damit zu user generated content) führen.

2. Setzen Sie die Interaktivität auf die oberste Priorität!

Soziale Plattformen leben von Interaktivität. Achten Sie daher bei der Einführung des Intranets darauf, dass Inhalte mit möglichst vielen und unterschiedlichen Rückkanälen ausgestattet sind. Dazu gehören Kommentare, Bewertungen, Empfehlungen und Weiterleitungen, die für alle und von allen Nutzern gesehen werden können.

3. Achten Sie auf die Balance zwischen Input und Output

Bei erfolgreichen Plattformen wie Twitter, Facebook und XING spürt der Nutzer ein Gleichgewicht zwischen Geben und Nehmen. Er gibt etwas ins Netzwerk und erhält dafür aber auch viel an Informationen und neue Kontakten. Plattformen, die uni-direktional positioniert sind („Sie müssen ab heute alles nur noch in unsere Datenbank eintragen“) werden abgelehnt, enthalten veraltete und unvollständige Daten und versanden in der Nutzung. Die Plattform muss die Neugier stillen („mal sehen, was mein Netzwerk so alles macht“) und Spass bei der Benutzung machen („Toll, wie einfach ich jetzt Dokumente teilen und wiederfinden kann“). Die Kommunikation muss offen, transparent und fair geführt werden, damit das Geben gefördert und irgendwann das Nehmen auch möglich wird.

4. Gestalten Sie die Plattform für den Nutzer schlicht und einfach, achten Sie auf ausgefeilte Lösungen im Hintergrund

Die Barriere für den Einstieg muss niedrig liegen, da alle Nutzer angesprochen werden sollen (nur so kommt dann die erwünschte Vernetzung zu Stande). Das bedeutet: einfache Nutzerführung geht vor Funktionsvielfalt. Die bereitgestellten Funktionen müssen jedoch ausgefeilt und perfekt angeboten werden. Hier gilt immer noch das ‚Prinzip Google‘: Ein einziges Eingabefeld, aber eine im Hintergrund perfekt arbeitende Suchmaschine.

5. Bei der Einführung des Intranets starten Sie mit einem warmen Motor

Stellen Sie sich vor, sie launchen Ihr „Social Media Intranet“, aber niemand findet Kollegen, Profilbilder sind nicht gepflegt und die Suche liefert wieder nur veraltete Ergebnisse. Achten Sie daher darauf, dass gerade für die Vernetzungsfunktion alle Daten aktuell sind, Personen über Ihr Profilbild in Erscheinung treten und Daten vor Start der Plattform maximal vorbefüllt sind. Lassen Sie Pilotnutzer in der Testphase vor dem Go-Live schon Inhalte bewerten und Kommentare anlegen. Dadurch kommt die Vernetzung in Schwung und neue Nutzer sehen, dass Sie in ein belebtes Haus einziehen.