Die Einführung eines neuen Intranets ist wie eine Reise

Wo beginnt die Reise mit dem neuen Intranet, wo soll sie hingehen und wie stellen wir sicher, dass wir an unser gewünschtes Ziel kommen? Und vor allem: Wie sorgen wir dafür, dass die Mitreisenden (die Nutzerinnen und Nutzer) dabei nicht auf der Strecke bleiben?

Wenn es darum geht, ein benutzerfreundliches und an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden ausgerichtetes Intranet einzuführen, dann sind Personas eine große Hilfe. Eine Persona ist ein Modell aus dem Bereich der Mensch-Computer-Interaktion (MCI), mit dem man die Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine testet. Es sind fiktive Personen, die unterschiedliche Nutzertypen darstellen und idealtypische Vertreter einer Zielgruppe repräsentieren.*

Bei der Einführung eines neuen Intranets sind Personas sehr hilfreich, um die Bedürfnisse, Reaktionen und Ziele der Nutzerinnen und Nutzer besser vorauszusagen. So kann man zu Beginn der Intraneteinführung durch die Verwendung von Personas potenzielle Zielgruppen erkennen, um dann das Design und die Inhalte des Intranets an diese anzupassen. Machen Sie sich im Vorfeld also Gedanken darüber, welche Personas, also Nutzertypen, es bei Ihnen gibt. Eine Führungskraft in der Verwaltung wird andere Informationsbedürfnisse haben als ein Mitarbeiter in der Produktion und demzufolge andere Anforderungen an das Intranet.

Die Funktion eines Mitarbeitenden ist allerdings nur eines von vielen Unterscheidungskriterien. Auch Faktoren wie Alter, Betriebszugehörigkeit, Social-Media-Affinität, typische Arbeitsaufgaben, Verhaltensmuster oder Arbeitsplatzbedingungen können als Unterscheidungskriterien herangezogen werden. Wenn Sie Ihre Nutzertypen identifiziert haben, erstellen Sie für jeden ein persönliches Profil mit einem Namen, einer Beschreibung sowie typischen Persönlichkeitsmerkmalen – sowohl positiven als auch negativen. Das macht Ihre Personas greifbarer und hilft Ihnen, bei der Entwicklung Ihres Intranets und der Inhalte auch die Bedürfnisse der Gruppen zu berücksichtigen, die der Einführung neuer Tools eher kritisch gegenüberstehen. Damit sind Sie bei der konzeptionellen Gestaltung Ihres Intranets bereits einen sehr wichtigen Schritt in Richtung Adoption gegangen.

Bleibt festzuhalten: Ein Perspektivwechsel lohnt sich. Der Einsatz von Personas eignet sich gut, um Ihr Intranet an die Bedürfnisse, Arbeitsweisen und Präferenzen der Mitarbeitenden anzupassen. Sie sind damit unabdingbar für eine erfolgreiche Entwicklung Ihres Intranets.

*Quelle: https://www.axin.de/Personas