Der digitale Arbeitsplatz: Fundament für Mitarbeiterbindung, Baustein für Integration

Die Frankfurter Allgemeine Zeitung vom 26.7.2024 wartet mit einer ganzseitigen Reportage auf, die mich beeindruckt hat: „Bleibeperspektive“ heißt das Stück, in dem am Beispiel der Gesundheitsbranche geschildert wird, wie Fachkräfte (hier: Pflegerinnen und Pfleger, Ärztinnen und Ärzte) im Ausland angeworben werden und welche Höhen und Tiefen sowohl der Arbeitgeber als auch die Arbeitnehmenden dann in Deutschland erleben.

„Wenn wir die ausländischen Mitarbeiter nicht hätten, hätten wir große Schwierigkeiten, den Betrieb aufrechtzuerhalten“, wird darin ein Klinikleiter zitiert. Die im Artikel beispielhaft porträtierten Fachkräfte

• sind hervorragend ausgebildet,
• sprechen nachweislich Deutsch,
• sind für hohe Summe von dafür spezialisierten Dienstleistern rekrutiert worden. Der „Pflegemarkt Report“ nennt die Zahl von 15.000 bis 18.000 Euro je gewonnener Pflegekraft. Auch in anderen Branchen ist von ähnlichen Summen zu lesen.

„Der Arbeitsmarkt in Deutschland ist abgegrast. Auch der Wettbewerb um Fachkräfte aus anderen Staaten der Europäischen Union ist groß“, heißt es weiter. Im Fokus stehen deswegen Länder wie z. B. Türkei, Iran oder Indien. In anderen Berichten ist auch von Mexiko, den Philippinen oder Südamerika die Rede.

Aufwendig rekrutiert, häufig schnell wieder fort

Die Krux, so die FAZ: „Die Rekrutierung ist teuer und aufwendig – die Gefahr, dass die Angeworbenen weiterziehen, groß.“ Zum einen zu anderen Arbeitgebern (Stichwort: Wechselprämien innerhalb Deutschlands von Mitbewerbern). Zum anderen: Viele der teuer und mühsam angeworbenen Fachkräfte werfen nach wenigen Monaten das Handtuch und kehren zurück in ihre Heimatländer. „Konkrete Zahlen hat das Krankenhaus nur für ein EU-Projekt mit portugiesischen Pflegekräften: 15 Prozent der Teilnehmer zogen weiter oder kehrten heim“, schreibt die FAZ. Im „Pflegemarkt Report“ heißt es, nach einem Jahr haben etwa die Hälfte der angeworbenen Kräfte Deutschland bereits wieder verlassen.

Einige Gründe und Beispiele hierfür: 

• „Deutsche Briefkultur“ statt digitaler Kommunikation, die sich z. B. mit Behörden leichter teilen und weiterleiten lässt
• Diskrepanz zwischen erlebter Arbeitsrealität und Hochglanz-Storys auf Instagram (Authentizität der Storys und Erlebnisse)
• Hilfestellung und konkrete Tipps für die eigene Arbeit finden sich eher in selbstrecherchierten YouTube-Videos statt in passgenauen, organisationsspezifischen How-to-Tutorials des eigenen Arbeitgebers
• Fehlende Checklisten, Onboarding-Journeys inkl. Meilensteine im Wechselspiel zwischen Arbeitgeber und Behörden
• Fehlende Informationen des Arbeitgebers in der jeweiligen Muttersprache; teilweise sind diese nur auf Deutsch, häufig höchstens noch auf Englisch verfügbar
• Informationsangebote des Arbeitgebers sind nicht über das private Smartphone nutz- und erreichbar. Der „Umweg“ für Menschen ohne eigenen PC am Arbeitsplatz via Terminal-Lösungen etc. mühselig und zeitraubend.

Bindungsfaktor digitaler Arbeitsplatz, Intranet & Co.

Nun will ich nicht allzu naiv sein und in Beraterromantik schwelgen: Digitale Tools des Arbeitgebers inkl. eines modernen Intranets als zentralem Ort der personalisierten Informationsgewinnung sind nun wahrlich nicht der alleinige Hebel, um die o.g. Herausforderungen zu überwinden. Wirklich niemand in der Arbeitswelt sagt zu sich selbst: „Bei diesem Arbeitgeber bleibe ich! Hier sind die Mitarbeitermedien so toll und das Intranet auf mich persönlich zugeschnitten und so wunderbar einfach erreichbar“ …

Ich bin aber der festen Überzeugung, dass niedrigschwellig nutzbare Informations- und Vernetzungsmöglichkeiten des Arbeitgebers ein nicht zu unterschätzender Bindungsfaktor sind und sich positiv auf die Arbeitgeberattraktivität auswirken. Ihr Fehlen kann hingegen weitreichende Konsequenzen und „Abstimmung mit den Füßen“ zur Folge haben. Wenn Bindung, Commitment oder (Neudeutsch) Employer Branding mehr als nur Buzzwords sein sollen, ist ein leistungsstarker digitaler Arbeitsplatz dafür das Fundament, ohne das alle weiteren Bemühungen rasch wackelig und halbherzig wirken.

Die Realität zeigt jedoch, dass hier noch deutlich Luft nach oben ist. Laut der YouGov-Studie „Der Hoodie-Check: Erwartungen der Gen Z an den digitalen Arbeitsplatz“ im Auftrag von HIRSCHTEC und Haiilo finden gerade mal 35 Prozent der befragten 18- bis 19-Jährigen die digitalen Tools vor, die sie sich wünschen. Und wenn jemand Ahnung von der digitalen Welt hat, dann ja wohl die Generation Z.

Vorteile von mobiler Kommunikation, KI und Personalisierung nutzen

Punkte, die (nicht nur) Organisationen mit einem hohen Anteil an Firstline Workers im Blick behalten sollten:

• Mobiles Intranet bzw. Mitarbeiter-App. Viele Menschen wollen auf freiwilliger Basis News, Wissen, Informationen etc. ihres Arbeitgebers über ihr privates Smartphone aufrufen. Technisch lässt sich die gebotene Balance zwischen Transparenz, Informationstiefe und hoher Usability auf der einen und Datensicherheit, IT-Compliance & Co. auf der anderen Seite sicherstellen.
• Personalisierte Informationen und Mehrsprachigkeit. Arbeitszeit ist ein wertvolles Gut. Eine saubere Informationsarchitektur, Rollen-und-Rechte-Konzepte oder Möglichkeiten der passiven und aktiven Personalisierung verhindern Wildwuchs, steigern die Relevanz und vermeiden Informationsüberflutung. Automatisierte Übersetzungen in zeitgemäßen, cloudbasierten Intranets sind heutzutage von erstaunlicher Sprachqualität, präzise, schnell – ohne, dass dabei gewünschte Layouts, „Formatierungen“ etc. zerschossen werden.
• Community Building. Moderne Plattformen rund um Kommunikation und Kollaboration haben das Potenzial zur „digitalen Heimat“. Das digitale schwarze Brett, Freizeittipps oder Vereinssuche in der unmittelbaren Umgebung, die Vernetzung zum Lunch mit Kolleginnen und Kollegen – es gibt unzählige Beispiele aus Unternehmen, in denen digitale Instrumente helfen, analoge Erlebnisse zu schaffen, die Menschen nicht mehr missen möchten.
• Bewegtbildkommunikation. Bewegtbild bewegt! Videostatements, emotionale Videostorys und How-to’s bleiben Beschäftigten länger im Gedächtnis und erhöhen Bindung und Verständnis für Arbeitsprozesse. Die technischen Hürden, Kosten und Aufwände für die Produktion z. B. von Selfmade-Videos sind in den vergangenen Jahren erfreulich gesunken. Dank KI & Co. sind automatisierte Untertitelung in mehreren Sprachen oder auch Voice-Over-Übersetzungen in diverse Zielsprachen alles, nur kein Hexenwerk mehr. Das übrigens hat nichts mit „Deepfakes“ und Manipulation des Zuschauenden zu tun, sondern ist mittlerweile ein „State-of-the-Art“-Anforderung an Content Creators und interne Kommunikationsmanagerinnen und -manager.

Übrigens: Pauschale Aussagen wie „Unser Betriebsrat spielt bei der Einführung und Nutzung solcher Lösungen nicht mit“ oder „Solche Dokumente/Daten/Informationen dürfen wir nicht in die Cloud hieven“ entpuppen sich anno 2024 häufig als Schutzbehauptungen. Wir bei HIRSCHTEC jedenfalls durften für zig Organisationen aller Größen und Branchen gemeinsam mit Verantwortlichen aus Kommunikation, Personal/People&Culture, IT oder auch Mitarbeitergremien Lösungen finden, die gleichsam den Belangen der Unternehmensverantwortlichen wie der Nutzerinnen und Nutzer Rechnung tragen und einen essenziellen Beitrag für die Bindung von Mitarbeitenden leisten. Tag für Tag.