Ein neues Intranet ist gut und schön – aber was bringt es, wenn es keinen Inhalt gibt? Mehr zu den Tücken und Vorbedingungen für eine erfolgreiche Migration lesen Sie im Artikel Ach ja, die Migration“. Im aktuellen Beitrag geht es um die Möglichkeiten und Unterschiede bei einer manuellen oder automatischen Migration. Und um ein vergleichbares Beispiel aus dem realen Leben…

Möglichkeiten der Migration – manuell oder automatisiert? 

Generell gibt es zwei Arten der Migration, die möglich sind und diskutiert werden können: Ein automatisiertes Vorgehen, bei dem die Inhalte aus dem alten System quasi per Knopfdruck ins neue eingespeist werden und das System so – vermeintlich ohne viel Aufwand – von Anfang an befüllt ist. Die Alternative hierzu ist eine händische Migration, bei der alle Inhalte zuerst betrachtet und bewertet werden.  

Im Prinzip klingt eine automatisierte Migration wahnsinnig verlockend. Man könnte meinen, dass es mit den heutigen technischen Möglichkeiten doch kein Problem sein sollte, Inhalte aus einem System in das andere zu übertragen. Damit das aber auch wirklich gelingt, spielen mehrere Faktoren eine Rolle. Dabei geht es nicht nur um technische Herausforderungen (z. B. Kompatibilitätsprobleme, komplexe Formatierungen, Änderungen in der alten und neuen Software-Version). Das alte System sollte auch so gut gepflegt sein, dass alle Inhalte 1:1 übernommen werden können. In der Praxis ist das jedoch oft nicht der Fall. 

Da verhält es sich mit dem bestehenden Intranet ähnlich wie mit der eigenen Wohnung. Ist die wirklich immer aufgeräumt? Selbst wenn dem so sein sollte und Sie in einer extrem ordentlichen und perfekt eingerichteten Wohnung leben, dann bemerken Sie sicher, dass im Laufe der Jahre wie von Zauberhand immer mehr Einrichtungsgegenstände hinzukommen. Kurz vor dem Umzug fragen Sie sich dann: Wer hat das alles gekauft und warum nur? 

Genauso ist es mit dem Intranet. Sie starten mit einem frischen System, lernen, wie Sie Ihre Seiten aufbauen und machen sich Gedanken über die Struktur. Aber über die Jahre kommt eben immer mehr Inhalt dazu, der nicht mehr benötigt wird.   

Das Ausmisten vor dem Umzug 

Es soll ja Menschen geben, die sich genau deshalb auf Umzüge freuen. Endlich mal wieder ausmisten, aufräumen, sich von alten Dingen und Erinnerungen befreien. Bezogen auf das Intranet bedeutet das: Jede Überschrift, jedes Bild, jeder Text und jede Datei muss einmal angesehen und strukturell erfasst werden. Dann wird entschieden, welche Inhalte ins neue System migriert werden. HIRSCHTEC führt dazu in Projekten eine IST-Aufnahme (Inventarisierung) durch und macht Vorschläge, wie der Inhalt besser und strukturierter dargestellt werden kann (Content-Analyse). Ein Ergebnis aus diesem Prozess ist die Konsolidierungsliste, in der alle Inhalte erfasst sind. Auf Basis dieser Liste entscheiden die Kunden, welcher Inhalt ins neue System übernommen wird. Oft gilt dabei: Weniger ist mehr. 

Die relevanten und zu migrierenden Inhalte werden dann in die neue Informationsarchitektur eingegliedert. Die Grundregel für eine gute Informationsarchitektur sollte sein, dass Mitarbeiter schnell und einfach die für sie relevanten Inhalte finden. Die neue Zielarchitektur wird dann mit dem Projektteam und den entsprechenden Fachabteilungen besprochen. Sobald alle Beteiligten zugestimmt haben, kann die Migration starten. Dementsprechend ist sie in einem Intranet-Projekt – abhängig von dem bisherigen und dem zukünftigen System des Kunden – ein großes und umfangreiches Teilprojekt. 

Migration von klar strukturierten Daten 

Wenn strukturierte und klar geordnete Daten vorliegen, die in ein neues Zielsystem überführt werden müssen, kann es sich lohnen, diese maschinell zu übertragen. Beispielsweise wurde in einem HIRSCHTEC-Projekt ein Software-Update auf eine höhere Version durchgeführt und die Daten automatisiert übertragen. Prinzipiell hat dies auch viel Arbeit erspart und gut funktioniert. Und dennoch hatten viele Überschriften nicht die richtige Größe, Formatierungen wurden nicht übernommen oder falsch gesetzt, Dateien waren nicht angefügt oder gelöschte Inhalte sind plötzlich wieder aufgetaucht. HIRSCHTEC wurde daher damit beauftragt, die automatisch überführten Seiten händisch zu überprüfen und so sicherzustellen, dass alles richtig formatiert ist und die gewünschte Qualität der Seiten gegeben ist.  

Ein weiteres Beispiel: In einem Unternehmen gab es in dem alten System eine umfangreiche Liste mit strukturierten Informationen. Zudem gab es zu jedem Listeneintrag eine oder mehrere Dateianhänge. Die Informationen aus der Liste konnten sodann mit einem von unseren Entwicklern geschriebenen Skript in die entsprechende App des Zielsystems überführt werden. Die dazugehörigen Dateien mussten allerdings händisch angefügt werden. Eine manuelle Qualitätssicherung war somit auch bei diesem Projekt unerlässlich. Insgesamt ließ sich durch dieses Vorgehen der Zeitaufwand deutlich reduzieren. Zu bedenken gilt es dabei aber immer, dass auf diese Weise keine Verbesserungen und Optimierungen in der Darstellung der Informationen möglich sind. 

Den Königsweg gibt es nicht 

Was bedeutet das nun aber für die Migration? Kurzum: Den einen richtigen Weg bei der Migration gibt es nicht, sondern er hängt immer von Ihren ganz spezifischen Anforderungen ab. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihre Informationen gut strukturieren und vom alten ins neue Intranet überführen können!