Interne Kommunikations-Tools richtig einführen und abgrenzen

Kollaboration am digitalen Arbeitsplatz führt zu Konstellationen und Resultaten, die unlängst noch undenkbar schienen. Darüber hinaus ermöglichen digitale Arbeitsplätze ein Mehr an Flexibilität in den Dimensionen Raum, Zeit, Methodik und Prozess.

Ich weiß: die Spannung meines Beitrags ist bisher überschaubar. Das ändert sich, wenn wir einen Blick darauf werfen, dass flexible Zusammenarbeit in hybriden Settings nur dann gelingt, wenn diese über eine effiziente und effektive interne Kommunikation organisiert wird. Und was das betrifft, wetteifern diverse digitale Tools gerade miteinander auf dem Markt. Was sie eint: Keines von ihnen deckt alle kommunikativen Anwendungsfälle hybriden Teamworks ab. Die Kunst besteht deshalb darin, eine möglichst stringente Tool-Auswahl für die maßgeblichen Anwendungsfälle der internen Kommunikation zu treffen – wobei die Nutzung der Werkzeuge selbsterklärend und ihre Abgrenzung untereinander intuitiv sein sollte. Ist diese Tool-Kombination einmal gefunden, wären eigentlich alle dem kommunikativen Ziel einen großen Schritt näher – tja, wäre da nicht der einflussreiche Faktor Mensch.

Drei Schritte zur Einführung eines digitalen Kommunikations-Tools

Viel zu oft glauben wir nämlich, dass digitale Kommunikations-Tools wie selbstverständlich genutzt werden und die interne Kommunikation am digitalen Arbeitsplatz sauber getrennt wird – je nach Anwendungsfall und Tool. Das ist aber nicht nur leider völlig naiv, sondern wird auch der Tatsache nicht gerecht, dass die Nutzung digitaler Kommunikations-Tools eben oft doch nicht so einfach und selbsterklärend ist, wie wir vielleicht meinen. Vielmehr müssen drei Dinge zusammenkommen, damit am digitalen Arbeitsplatz auch wirklich anwendungsbezogen und erfolgreich kommuniziert wird:

  1. Vor der Einführung eines digitalen Kommunikations-Tools muss Klarheit über die Zwecke und Ziele dieses Tools bestehen. Klarheit ist dann erreicht, wenn potenziell jedem Mitglied der Organisation in maximal drei kurzen Sätzen zweifelsfrei erklärt werden kann, wofür das interne Kommunikations-Tool gebraucht wird und wofür nicht. Und weil mit jedem zuvor bereits eingeführten Instrument diese Aufgabe schwieriger wird, darf zur Abgrenzung pro bisherigem Tool ein Satz mehr in die Erklärung aufgenommen werden.
  2.  Den Roll-out des neuen digitalen Kommunikations-Tools müssen unterstützende Angebote flankieren. Denkbar wären erklärende Sketchnotes oder Screencasts, eine prägnante Visualisierung der Tool-Landschaft, ein kurzer Clip… Die meisten Organisationen schlagen allerdings einen anderen Weg ein: Sie rollen die neuen Tools aus – begleitet nur von wenigen dürftigen Nutzungshinweisen. Eher setzt man auf Schwarmintelligenz und Selbstlerneffekte. Nach einiger Zeit müssen diese Organisationen dann den kommunikativen Wildwuchs einhegen bzw. ein brach liegendes Kommunikationsfeld neu bestellen. Beides ist aufwendig, kostspielig, aber möglich. Persönlich rate ich dazu, diesem Trend nicht zu folgen und lieber den Roll-out zu neuen Kommunikationsformen auch kommunikativ zu begleiten.
  3. Wer Kinder hat, weiß um die Wirksamkeit des Modelllernens. Überträgt man dieses Lernkonstrukt auf Organisationen, so ist nichts lernwirksamer als eine Führungskraft, die souverän die digitalen Tools der internen Kommunikation entsprechend ihrer Bestimmung nutzt. Da eine Schwalbe noch keinen Sommer und eine Führungskraft keinen Wandel macht, sollten nach Möglichkeit alle Führungskräfte die digitalen Tools der internen Kommunikation stimmig beherrschen und zielführend gebrauchen.

Wenn diese drei Schritte konsequent umgesetzt werden, verbessern digitale Kommunikations-Tools die hybride Kollaboration am digitalen Arbeitsplatz qualitativ und quantitativ. Dabei fungieren alle NutzerInnen der digitalen Arbeitsinstrumente als Vorbild und zugleich als Korrektiv.

 

 

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