Sechs Schritte: So überprüfen Sie Ihren internen Kommunikationsplan

 

Ein Gastbeitrag von  Patrick Hiebert, Accountant DACH bei LumApps

In den letzten Jahren hat sich die Art und Weise, wie wir arbeiten, stark verändert und neue Chancen sowie Herausforderungen für die Kommunikation an die und mit den Mitarbeitenden mitgebracht. Falls Sie noch keinen Plan für Ihre interne Kommunikation haben, dann ist also jetzt genau der richtige Zeitpunkt, um ihn zu erstellen und dabei darauf zu achten, dass er auf die aktuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden zugeschnitten ist.

Sie haben schon einen? Umso besser. Trotzdem ist es auf jeden Fall sinnvoll, Ihre derzeitige Kommunikation noch einmal zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren. Denn so stellen Sie sicher, dass sie immer noch zu Ihrem Unternehmen und zum Kommunikationsverhalten Ihrer Mitarbeitenden passt. Sehen wir uns also einmal genauer an, warum Sie Ihre Kommunikation überprüfen und welche Schritte Sie dabei beachten sollten.

 

Warum Sie ein internes Kommunikation Audit durchführen sollten

Die interne Kommunikation muss sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln, um für Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Ziele relevant zu bleiben. Der Check Ihrer Kommunikationsprozesse sollte daher regelmäßig erfolgen, da er dazu beitragen kann, die Vorteile einer effektiven internen Kommunikation zu maximieren.

So kann ein effektiver Plan für die interne Kommunikation konkret helfen:

• Steigerung der Mitarbeitendenzufriedenheit – Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die einen internen Kommunikationsplan umsetzen, erzielen einen 147 % höheren Employee Net Promoter Score.
• Steigerung des Engagements der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – Hier klafft eine große Lücke, wenn man bedenkt, dass z. B. laut Gallup Engagement Index 2022 rund 18 % der Deutschen schon innerlich eine Kündigung eingereicht haben.
• Stärkung der Beziehungen – Eine transparente interne Kommunikation kann dazu beitragen, die Beziehungen zwischen Mitarbeitenden und Organisation zu fördern und bestehende Unsicherheiten in Zeiten des Wandels zu verringern.

 

6 Schritte, die beim Audit Ihrer internen Kommunikation helfen

Bevor Sie Ihren internen Kommunikationsplan erstellen oder aktualisieren können, sollten Sie ein internes Kommunikations-Audit durchführen. Dabei werden Ihre aktuellen Kommunikationssysteme und -prozesse sowie die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Mitarbeitenden und Ihres Unternehmens untersucht, um Herausforderungen und Verbesserungsmöglichkeiten zu entdecken.

 

Achten Sie bei Ihrem Audit auf die folgenden Schritte:

1. Bestimmen Sie Ihre Ziele

Was sind die Ziele und der Zweck Ihrer internen Kommunikation? Was wollen Sie erreichen? Was hoffen Sie zu kommunizieren? Wie sieht der Erfolg aus?

Mögliche Ziele könnten sein:

• Verbessertes Engagement der Mitarbeitenden
• Gemeinsames Wissen zu bestimmten Themen
• Ausrichtung auf eine zentrale Botschaft, Wert oder Thema
• Höhere Mitarbeitendenbindung

Vielleicht haben Sie bereits Ziele in Ihrem internen Kommunikationsplan festgelegt. Es lohnt sich aber auch, mit Vertreterinnen und Vertretern der wichtigsten internen Interessengruppen zu sprechen, um herauszufinden, was sie von der internen Kommunikation erwarten. Tauschen Sie sich außerdem mit Ihrem internen Kommunikationsteam, der Personalabteilung und den leitenden Angestellten aus – ihre Erkenntnisse und ihre Unterstützung sind unglaublich wertvoll für Ihr Audit.

Und natürlich ist es am besten, wenn Sie SMART-Ziele festlegen können. Definieren Sie, was Sie erreichen wollen und wann Sie es erreichen wollen, damit Sie Ihre Fortschritte kontinuierlich messen können.

2. Verstehen Sie Ihre Zielgruppe

Um Ihre Kommunikation effektiv gestalten zu können, müssen Sie Ihre Zielgruppe, also Ihre Mitarbeitenden, verstehen. Das ist der Schlüssel zum Erfolg. Damit dies gelingt, ist es wichtig, die demografischen Daten, die Ihnen wahrscheinlich bereits vorliegen, zu analysieren. So erhalten Sie Ihre Zielgruppe aufgeschlüsselt nach Alter, Standort, Fachrichtung, Ausbildung und Co.

Eine weitere Möglichkeit, um ein besseres Verständnis Ihrer Zielgruppe zu erlangen, sind Mitarbeiterbefragungen, Einzelinterviews oder Fokusgruppen. Sammeln Sie Feedback zu früheren internen Kommunikationsmaßnahmen, um Präferenzen zu ermitteln und herauszufinden, wie die Mitarbeitenden bestimmte Aspekte der Kommunikation bewerten, z. B.:

• die Qualität der Informationen
• den Umfang der Kommunikation
• die Häufigkeit der Kommunikation
• die Schnelligkeit der Kommunikation nach bestimmten Ereignissen
• die bevorzugten Kommunikationskanäle
• das Wissen zu Informationen, die zuvor kommuniziert wurden
• die Möglichkeit und das sichere Gefühl, das eigene Wissen gut einbringen zu können
• den Zugang zu Informationen und die Möglichkeit, diese mit anderen Abteilungen teilen zu können
• Vorschläge von Mitarbeitende zur zukünftigen Verbesserung der internen Kommunikation

Es ist sinnvoll, diesen Feedback-Prozess etwa alle sechs Monate zu wiederholen. So können Sie feststellen, ob die von Ihnen vorgenommenen Änderungen Wirkung zeigen oder ob sich die Erwartungen und Präferenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ändern. Falls Sie LumApps im Einsatz haben, können Sie z. B. ganz einfach direkt über Umfragen in der Plattform Feedback einholen.

3. Überprüfen Sie Ihre bisherige Kommunikation

Nun ist es an der Zeit, ausgewählte Mitteilungen einmal genauer zu überprüfen. Achten Sie auf folgende Aspekte:

• Qualität – Ist die Meldung gut geschrieben? Ausführlich? Relevant? Fesselnd?
• Format – In welchem Format wurde sie veröffentlicht? Und auf welchem Kanal verbreitet?
• Feedback – Wie war die Resonanz? Wurden die Informationen gesehen oder mit ihnen interagiert ?
• Häufigkeit – Wie oft wurde die Kommunikation produziert und weitergegeben?
• Kommunikationsstil – Von oben nach unten oder von unten nach oben? Formell oder informell?
• Zweck – Ging es um Veränderungsmanagement, Projektmanagement, Onboarding oder Unternehmenskultur? Wie sieht Ihre Krisenkommunikation aus?

Zur Unterstützung Ihres Audits kann es hilfreich sein, die historischen Daten in Ihren Kommunikationskanälen zu überprüfen (wie LumApps es bspw. auch anbietet), z. B. die Anzahl der gesendeten internen E-Mails, der Teilnehmenden an Telefonkonferenzen, der gesendeten Chat-Nachrichten und andere relevante Kennzahlen.

4. Überprüfen Sie Ihre Systeme und Prozesse

Checken Sie im Zuge Ihres internen Kommunikation Audits Ihre derzeitigen Systeme und Prozesse. Notieren Sie sich zunächst alle Kommunikationskanäle, die Sie momentan nutzen. Zum Beispiel:

• E-Mails (Unternehmen, Abteilung, Einzelperson)
• Plattform für Employee Experience
• Intranet
• Slack-Kanal
• Microsoft Teams oder Zoom-Besprechungen
• Soziale Medien
• Telefonanrufe
• Persönliche Treffen
• Physische Anschlagtafeln oder Broschüren

Berücksichtigen Sie Governance, Regeln, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Freigabe- und Genehmigungsprozesse, die sich auf Ihre interne Kommunikation auswirken.

5. Herausforderungen entdecken

Nachdem Sie nun Strategie, Zielgruppe, Kommunikation und Systeme überprüft haben, ist es an der Zeit, alles einmal kritisch zu betrachten.

 

Fragen, die helfen, Herausforderungen zu erkennen:

• Wo bleibt unsere Kommunikation hinter dem zurück, was sie in Bezug auf Qualität, Quantität oder Kanal sein sollte? Inwiefern erfüllt sie die Erwartungen nicht?
• Wie können wir unsere Kommunikation besser auf unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zuschneiden oder ausrichten, um ihnen ein persönlicheres Erlebnis zu bieten?
• Wie können wir Hürden abbauen, um die interne Kommunikation zwischen Abteilungen, Regionen und sogar Kontinenten zu verbessern und so eine einfachere Abstimmung innerhalb des Unternehmens zu erreichen?
• Wie können wir all unsere Mitarbeitenden stärker einbeziehen und dabei Behinderungen, kulturelle Unterschiede, unterschiedliche Rollen, verschiedene Standorte und individuelle Vorlieben berücksichtigen?
• Wie können wir ein besseres digitales Wohlbefinden fördern und die Überforderung der Mitarbeitenden verringern?
• Welche neuen, aufkommenden Technologien könnten wir erforschen?
• Welche Ressourcen fehlen uns noch – Tools, Schulungen, Redaktion, Grafiken?
• Wie können wir unsere Messungen verbessern, um festzustellen, ob wir unsere Ziele erreichen?
• Wie können wir die Arbeit vereinfachen oder automatisieren, um sie effizienter zu gestalten?

Messung ist wichtig!

Eine Umfrage ergab, dass eines von drei Unternehmen seine interne Kommunikation nicht misst, während 78 % der Befragten mit der Fähigkeit ihrer Organisation, die interne Kommunikation zu messen, unzufrieden waren. Wenn das eine Herausforderung in Ihrem Unternehmen ist, dann sollten Sie die Quantifizierung und Analyse von Kennzahlen wie Sichtbarkeit, Reichweite, Interesse, Mitarbeiterengagement, Mitarbeitendenzufriedenheit, Zeitaufwand für die Suche nach Informationen, Zeitaufwand für Kommunikations-Tools und Verhaltensänderungen in Betracht ziehen.

6. Teilen Sie Ihren Bericht

Nach Abschluss Ihres Audits der internen Kommunikation können Sie einen Bericht erstellen, in dem Ihre Ziele, Ergebnisse, Herausforderungen und Maßnahmen hervorgehoben werden.

Dieser Bericht hilft Ihnen, die Zustimmung aller Teammitglieder einzuholen, die die empfohlenen Änderungen genehmigen müssen. Und natürlich können Sie Ihren Bericht auch innerhalb Ihrer Organisation weitergeben, damit die Mitarbeitenden wissen, was sie erwartet und wie sie sich einbringen können.

In der YouGov-Studie „Der Hoodie-Check: Erwartungen der Gen Z an den digitalen Arbeitsplatz“, durchgeführt im Auftrag von HIRSCHTEC und Haiilo, wird betont, wie wichtig eine transparente und zielgerichtete Kommunikation für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden in der digitalen Arbeitswelt ist. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Ihre interne Kommunikationsstrategie zukunftsfähig zu gestalten.