„Simplify, make it relevant, engage, trust“. Das waren die immer wiederkehrenden Schlagworte der Intranet-Manager auf der Interact Intranet Conference (Twitter: #IIC13) in London. Die Vortragenden kamen von Unternehmen aus England und Schottland, Analysten von Interact Intranet, des Intranet Benchmarking Forum, des World Intranet Challenge und von IBM. Wir waren vor Ort und möchten unsere Erfahrungen teilen. Daher starten wir in unserem Blog eine kleine Reihe von Beiträgen, die unsere Highlights zusammenfassen und für den deutschen Intranet-Markt ‚einordnen’.
Zu Beginn hier einige Social Intranet Startseiten, die Besucher mit “Sternchen” bewerten konnten:
Simplify:
In den Einführungsphasen raten die Kommunikationsverantwortlichen zu einer grundlegenden Vereinfachung der Informationsstruktur und der angebotenen Funktionen. Der Trend geht zwar klar in Richtung ‚Social’ und ‚Sharing’, allerdings monieren Nutzer oft überladene Seiten und irrelevanten Content. Bei der Überarbeitung der Inhalte und Strukturen wurden folgende Kriterien vorgeschlagen:
- Die Startseite sollte nicht mehr als 6-8 Widgets enthalten
- Für den Nutzer relevanter Inhalt sollte immer ‚über dem Knick’ erscheinen
- Folgender Inhalt ist zu überprüfen
- Erstellung des Inhalts liegt 12 Monate zurück
- Letzter Aufruf liegt 6 Monate zurück
- Inhalt ist nicht empfohlen / bewertet / kommentiert
- Maximal 3 Seiten-Templates
Interessant ist auch, wie sich in diesem Prozess die Kommunikationsverantwortlichen eingeordnet haben: Wendy Jordan möchte gerne ‚Intranet Queen’ sein, die alle von den neuen tollen Inhalten und Features begeistert. Jason Comer von NSL hingegen sieht sich als ‚Intranet Dictator’, der leidige Abstimmungen durch schnelle Entscheidungen umgeht.
‚Simplify’ bezieht sich aber aber nicht nur auf den Content, sondern auch auf die Anzahl und die Art der angebotenen Funktionen. Es wurde wiederholt darauf hingewiesen, daß ein Intranet immer dann erfolgreich ist, wenn es wenige, aber dafür für den Nutzer relevante Funktionen hat, „implement, what the user want – make their life easier“. Interessant auch folgende Aussage, die dazu anregt, Anforderungen auf den Grund zu gehen: „Implement, what the user want, not what they need“. „I need a teamsite“ „Really? Or do you rather want to share documents easily?“
Hier zwei Bilder des sehr schönen Vortrages von Steven Osborne (“How clean is your Intranet?”)
Make it relevant
Ein Intranet wird dann genutzt, wenn es für den Nutzer relevant ist. In allen dargestellten Fällen bedeutet dies: Das Intranet hat Bezug zum Tagesgeschäft der Anwender. Es werden nicht nur einfach ‚Prozesse’ unterstützt, sondern genau die Prozesse, die mit Kunden, Produkten und Dienstleistungen verbunden sind, „support business initiatives and business operation, then the CEO will love the Intranet“.
Engage
Als größte Herausforderung wurde die Motivation der Mitarbeiter eingeschätzt:
- Arbeiten die Mitarbeiter gerne und beständig mit dem Intranet (siehe ‚make it relevant’)?
- Tragen Nutzer permanent Inhalte selbst bei?
- Hilft das Intranet, die Identifikation mit dem Unternehmen zu steigern?
Engagement wurde also nicht nur als reine ‚Akzeptanz’ aufgefasst. Vielmehr sollte ein Intranet die Verbundenheit mit dem Unternehmen steigern und das Intranet tief im Alltag der Mitarbeiter verankern. Als Beispiel wurde ein ‚Breaking the barriers portal“ vorgestellt, das über alle Hierarchien hinweg den Mitarbeitern im Intranet erlaubt, die typischen Hürden und Barrieren im Arbeitsprozess und –alltag zu melden. Das Ergebnis nach 6 Monaten: Über 100 Vorschläge wurden eingereicht, über 20 Verbesserungen wurden umgesetzt und das mittlere Management wurde dafür sensibilisiert, Vorschläge der Mitarbeiter nicht einfach zu ignorieren, sondern offen nach einer Umsetzung hin zu analysieren.
Analysen vom “Worldwide Intranet Challenge” mit über 150 Unternehmen haben ergeben, dass erfolgreiche Intranets immer einen hohen Grad an Interaktivität anbieten und damit das Engagement fördern.
Trust
Alle vorgestellten Intranets beinhalten soziale Funktionen wie kommentieren, bloggen, empfehlen, vernetzen. Die Frage nach Guidelines wurde unterschiedlich beantwortet. Bei Unternehmen mit sehr formal definierten Geschäftsabläufen und einer starken Neigung zur ‚Intranet Governance’ wurden auch sehr formale Vorgaben entwickelt (welches Foto ist erlaubt, welche Ansprache soll gewählt werden, welcher Kanal ist wann zu nutzen). Andere hingegen, die aus personellen Gründen überhaupt nicht die Zeit für eine Governance aufbringen können, überlassen es Mitarbeitern weitgehend selbst, die ‚richtigen’ Anwendungsfälle auszuprägen. Allen gemeinsam ist jedoch das Credo „trust your employees“. Den Mitarbeiter zu vertrauen, bringt den Erfahrungswerten nach auch das größte Engagement. ‚Unfälle’ oder ‚Missbräuche’ bei der Nutzung von sozialen Kanälen hat kein Unternehmen feststellen können.
In den nächsten Beiträgen widmen wir uns den vorgestellten Intranet Benchmarks und der Messbarkeit des Intranet-Erfolges.
