Wir alle sind geprägt durch die Arbeit mit Ordnerstrukturen und Dateien im Intranet. Viele Wissensarbeiter missbrauchen den E-Mail Client zusätzlich als Dateiablagestruktur. Hier sind Dateien jedoch nicht für Kollegen oder Vorgesetzte zugänglich, da diese nur lokal abgelegt sind. Außerdem vergrößert sich hierdurch die Versionsproblematik:

„Wer hat die neueste Version des Dokuments vorliegen?“ „Wer kann mir diese zuschicken?“ „Bitte per E-Mail!“

Die gemeine Datei hat zwar weiterhin ihre Berechtigung, jedoch gibt es heute die Möglichkeit, neue Formate wie Blogs, Newsfeeds, Wikis, Listen z.B. in SharePoint zu verwenden, die eine Word- oder Excel-Datei ersetzen können, die für alle zugreifbar, lesbar & kommentierbar sind und zudem die Versionsproblematik lösen.

Es ist Zeit zu überlegen, wie man mit dem Wandel der Dateien umgeht und wie sich bestehende Informationen zukünftig am besten in die neuen Mechanismen des Social Intranets migrieren lassen.