Ziele, Status, Verantwortlichkeiten und die nächsten Schritte – Projektkommunikation muss faktenorientiert sein. Schließlich geht es um Prozesssicherheit und Transparenz für alle Beteiligten. Kann und darf darüber hinaus emotionalisiert werden? Ist es angemessen, durch Stories und subjektive Einschätzungen der Protagonisten das Projekt voranzutreiben? Oder lenkt das alles nur ab?
Laut Wikipedia gehören zu den möglichen Zielsetzungen von Projektkommunikation u. a.
- die Einbindung und Motivation der Nutzer und Betroffenen zu etablieren
- die Nutzer rechtzeitig und nachhaltig vom Projekt und seinen Ergebnissen zu begeistern
- die Beachtung oder Anerkennung für das Projekt bei Mitarbeitern und Management zu gewinnen.
Bei diesen Punkten wird deutlich, dass der Schritt vom Management zum Marketing eines Projektes gering ist und von Kommunikationsverantwortlichen für Intranet-Projekte konsequent getätigt werden sollte. Ansatzpunkte und mediale Formate bieten sich dafür reichlich, z. B.
- (Video-)Porträts der Projektverantwortlichen, um abstrakten Zielen „Gesicht und Stimme“ zu verleihen und Erwartungsmanagement zu betreiben
- „Making of“-Stories und Bildergalerien, um Kontextinformationen zu liefern, Hürden und Arbeitsweisen zu erläutern und Belege für den Fortschritt zu liefern
- Pfad- und Infografiken, um Zahlen und Fakten charmant zu inszenieren und die Komplexität eines Projekts bzw. die Umstellung auf neue Systeme/Prozesse zu veranschaulichen.
Dr. Annika Schach ist Verwaltungsprofessorin für Angewandte Public Relations an der Hochschule Hannover. Wir haben sie um ihre Einschätzung zum Für und Wider von Stories in Projekten gebeten:
Projektkommunikation und Storytelling – passt das aus Ihrer Sicht zusammen?
Das Storytelling steht in der Unternehmenskommunikation ja immer etwas der Skepsis gegenüber, dass man fiktiv wird, nicht sachlich bleibt. Gerade beim Projektmanagement sollte man das Geschichtenerzählen deshalb mit Fingerspitzengefühl einsetzen. Die Entwicklung einer Dramaturgie für die interne Motivation oder die Kommunikation des Projektes nach außen kann allerdings hilfreich sein, wenn sie den Arbeitsprozess nicht stört.
Worin liegt der Nutzen?
In der Sinnstiftung. Ein Projekt kann man stets als Gesamtgeschichte verstehen, die sich aus verschiedenen narrativen Höhepunkten und Meilensteinen zusammensetzt. Für die Motivation aller Beteiligten ist es überlegenswert, den Projektverlauf parallel in einer Geschichte zu spiegeln, damit jeder weiß, an welcher Stelle im Prozess man steht.
Wie funktioniert so etwas konkret?
Grundsätzlich bietet der Prozess des Projektmanagements viele Ansatzpunkte für Narration, denn es handelt sich ja um einen Veränderungsprozess, in dem ein Anfangs- und ein Endzustand mit Bezug auf das gleiche handelnde Subjekt angelegt ist. Zu Beginn gibt es eine Problemdefinition, die durch das Projekt gelöst wird. Und auch die Segmentierung in Projektphasen hat einen Bezug zu typischen narrativen Sequenzen wie Komplikation und Auflösung. Mit der nötigen Sachlichkeit in Bezug auf das Wording lässt sich der Projektverlauf sicherlich überzeugend darstellen, ohne zu sehr in eine eher literarisch geprägte Heldenreise abzudriften.
