Verteiltes Arbeiten mit Menschen im Büro und in den eigenen vier Wänden hat sich vom Trend- zum Dauerthema entwickelt. Mittlerweile finden sogar mehrstündige Workshops als reine Remote-Veranstaltungen statt.
Der Microsoft-365-Baukasten bietet für die Planung, Durchführung und Nachbereitung solcher Online-Veranstaltungen eine Reihe praktischer Hilfsmittel. Damit lassen sich Struktur und Flow gleichzeitig sicherstellen. Im Mittelpunkt dabei: Microsoft Teams, das sich immer mehr zu einem Browser des digitalen Arbeitsplatzes entwickelt:
• Besprechungsoptionen und Termin-Maske. Hier ist weit mehr möglich, als bloß einen Terminblocker oder Kalendereintrag an die TeilnehmerInnen zu senden. Nutzen Sie die standardmäßig integrierten Registerkarten: Unter Dateien können Sie ganz einfach Pre-Read-Dateien oder für den Termin relevante Dokumente hinterlegen und verlinken. Das ist für alle bequemer als das Hin- und Hersenden megabytegroßer E-Mailanhänge. Und so ist alles bei der Veranstaltung rasch „griffbereit“. Die Besprechungsnotizen können toll für die Agenda, das Protokoll oder die Ergebnisdokumentation verwendet werden. Hierbei ist das digitale Notizbuch OneNote nahtlos integriert und das anschließende Teilen bzw. Verlinken niedrigschwellig möglich. Nutzen Sie zudem während Ihres Workshops das virtuelle Flipchart Whiteboard – damit können Sie Ideen und Skizzen wunderbar visualisieren und anschließend ebenfalls teilen.
• Blitzumfragen und Adhoc-Abstimmungen. Falls es die Mitbestimmungsregularien in Ihrer Organisation zulassen, sind vorbereitete oder Adhoc-Abstimmungen und One-Click-Votings stets ein bereicherndes Instrument für Lebendigkeit und Interaktion. Die Tools „Polly“ oder „Microsoft Forms“ bieten hierfür zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten, um Stimmen und Stimmungen einzuholen.
• Präsentationen richtig vorführen. In den virtuellen Sitzungen selbst wartet Teams neben der klassischen Bildschirmfreigabe mit einer gesonderten Präsentationsfunktion für PowerPoint auf. Damit können alle TeilnehmerInnen individuell vor- und zurückblättern. Damit nehmen Sie auf unterschiedliche Lesegeschwindigkeiten am Bildschirm Rücksicht. Für die ZuschauerInnen ist es praktisch, um noch einmal eine Folie anzuschauen, ohne den Redefluss des Sprechers oder die übrige Zuhörerschaft zu stören.
• „Breakout Rooms“ für Gruppen-Sessions nutzen. Seit kurzem haben BesprechungsleiterInnen die Möglichkeit, bis zu 49 NutzerInnen separierten virtuellen Räumen („Breakout Rooms“) zuzuordnen. Zwischen diesen können die TeilnehmerInnen auch wechseln. Optional dabei sind Zeitlimits, nach deren Ende sich alle wieder in einem „Haupt-Event“ treffen. Diese Option ist prima, um Gruppenarbeiten digital durchzuführen und für ein wenig Dynamik und Abwechslung zu sorgen.
• Aufzeichnung bereitstellen. Sie konnten am Workshop nicht teilnehmen? Technisch können die virtuellen Meetings bei Bedarf per Mausklick aufgezeichnet werden und im Nachgang den Teams-Mitgliedern zur Verfügung gestellt werden, die an diesem Termin nicht teilnehmen konnten. Auch hierbei sollte vorher kurz geklärt werden, ob die betrieblichen Regularien Videoaufzeichnungen zulassen.
Sie spüren es: Microsoft Teams ist viel mehr als nur Videokonferenz-Tool. Es ermöglicht lebendige Bildschirm-Sessions mit Partizipation und Teilhabe. Wir wünschen produktive Remote-Workshops!
