Sicherlich haben Sie auch schon mal vor der Herausforderung gestanden, dass Sie Ihren Beitrag innerhalb eines Microsoft Teams Kanals einem gewissen Personenkreis übermitteln wollten, ohne gleich alle zu benachrichtigen oder jede Person einzeln zu markieren.
Ende 2020 hat Microsoft die Verwendung von Tags in Teams eingeführt. Mit diesen Tags haben Sie die Möglichkeit, einen bestimmten Personenkreis zu definieren und mit nur wenigen Schritten schnell zu benachrichtigen.
Diese Tags (auch bekannt als Hashtags) funktionieren etwas anders und bieten einige Vorteile gegenüber dem, was Sie auf anderen Social-Media-Plattformen gewohnt sind.
In diesem Beitrag zeige ich Ihnen nicht nur, wie Sie Tags erstellen und verwenden, sondern auch, wie Sie auf einfache Weise eine neue Unterhaltung mit allen Personen beginnen, die einem vorhandenen Tag zugeordnet ist und auf was Sie achten sollten.
Was ist anders?
Sie kennen bereits die Verwendung von Tags in Facebook, Twitter und anderen Social-Network-Tools, welche mit einem Hash-Zeichen dargestellt werden. Wenn also jemand einem Tag (= Thema) folgt, erhält er entsprechende Benachrichtigungen.
Die Verwendung von Tags in Microsoft Teams ist allerdings etwas anders – zunächst einmal ist es keine Raute, sondern das „@“ (at) – Zeichen.
Standardmäßig können nur die Teambesitzer Tags verwalten (Kontakte erstellen, hinzufügen usw.). Wenn in Microsoft Teams ein Tag erstellt wird, kann der Besitzer dem neuen Tag Kontakte zuordnen. Sobald das Tag erstellt ist, kann jedes Teammitglied das Tag über die Eingabe von @ und dem jeweiligen Thema erwähnen und alle mit diesem Tag verknüpften Kontakte erhalten eine Benachrichtigung.
1. So erstellen Sie ein neues Tag in Ihrem Team
– Klicken Sie oben rechts in der Symbolleiste Ihres Teams auf die drei Punkte und es öffnet sich das Dropdown-Menü mit den weiteren Optionen (…)
– Wählen Sie Tags verwalten
– Im neuen Fenster klicken Sie auf Tag erstellen
– Geben Sie Ihrem neuen Tag einen Namen
– Fügen Sie dem Tag Personen hinzu (Vergessen Sie sich selbst nicht, falls Sie ein Teil des Tag-Teams sind )
– Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen
Hinweis:
– Es können nur die Personen ausgewählt werden, die diesem Microsoft Teams Team folgen.
– Personen, die dem Tag hinzugefügt wurden, erhalten Benachrichtigungen, wenn das Tag in einer Teamunterhaltung „@ erwähnt“ ist.
1. So verwenden Sie vorhandene Tags
Um ein Tag zu verwenden, müssen Sie sich in einer Kanalunterhaltung des Teams befinden:
– Geben Sie @ ein. Sobald Sie den ersten Buchstaben eines vorhandenen Tags eingeben, wird der Name des Tags in den Vorschlägen angezeigt. Klicken Sie abschließend auf das Tag, das Sie verwenden möchten.
– Sobald Sie Ihre Unterhaltung gesendet haben, erhalten alle Benutzer, die dem Tag hinzugefügt wurden, eine Benachrichtigung. Diese Markierung kennen Sie, wenn Sie auch eine Person direkt mit @ markieren.
1. Verwenden Sie ein Tag, um eine neue Gruppenchat zu starten
Jedes Teammitglied kann auch ein Tag verwenden, um einen neuen Gruppenchat mit allen Personen zu starten, die diesem Tag zugeordnet sind. Auf diese Weise können Sie schnell einen Chat mit den relevanten Personen starten, ohne die Personen einzeln einem Chat hinzuzufügen.
So starten Sie eine neuen Gruppenchat mit den Personen, die dem Tag zugeordnet sind:
– Klicken Sie oben rechts in der Symbolleiste Ihres Teams auf die drei Punkte und es öffnet sich das Dropdown-Menü mit den weiteren Optionen (…)
– Klicken Sie auf Tags verwalten
– Klicken Sie auf das Tag, mit den relevanten Personen
– Klicken Sie auf „Mit Gruppe chatten“
Berechtigungen
Standardmäßig können nur Teambesitzer neue Tags hinzufügen. Besitzer können diese Berechtigung jedoch ändern, damit alle Teammitglieder neue Tags hinzufügen können.
Mit den folgenden Schritten können Sie festlegen, wer Ihrem Team neue Tags hinzufügen darf:
– Klicken Sie oben rechts in der Symbolleiste Ihres Teams auf die drei Punkte und es öffnet sich das Dropdown-Menü mit den weiteren Optionen (…)
– Klicken Sie auf Team verwalten
– Auf der Seite Teams verwalten
– Klicken Sie in der Registerkarte „Einstellungen“ im unteren Abschnitt auf „Tags“
– Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter „Wer kann Tags hinzufügen?“ und Wählen Sie „Teambesiter/-mitglieder“
Hinweis:
Die obige Option, mit der Teambesitzer festlegen können, wer Tags anwenden darf, kann von Ihrem Teamadministrator global deaktiviert werden. Wenn diese Option für Sie nicht funktioniert, müssen Sie sich möglicherweise an Ihren Administrator wenden.
Fazit:
Tags haben viele Vorteile und bieten eine Möglichkeit, eine Teilmenge an Personen innerhalb eines Microsoft Teams, z.B. nur das Team Controlling, anzusprechen. Somit ist es sinnvoller, um die Benachrichtigungsflut zu minimieren, als den ganzen Kanal zu erwähnen. Allerdings sollten Sie beachten, dass
– ein Tag-Name nicht länger als 25 Zeichen sein darf.
– die Liste der Tags gilt nur pro Microsoft Teams Team. Sie können die erstellten Tags nicht Microsoft Teams Team übergreifend einsetzen, d.h. die in Team A erstellten Tags können nicht in Team B verwendet werden.
– der gleiche Tag-Name in verschiedenen Teams verwendet werden kann. Die Benachrichtigungen erfolgen allerdings Innerhalb des einzelnen Teams und die Tag-Mitgliedergruppe kann unterschiedlich sein. Dies liegt daran, dass jedes Tag spezifisch für sein eigenes Team ist – auch wenn es denselben Tag-Namen hat und jeder Tagbesitzer ist für seinen Tag verantwortlich.
– Tags in privaten Kanälen noch nicht unterstützt werden.
