Top Secret!? Private Kanäle in Microsoft Teams

 

Warum es bei privaten Kanälen in Microsoft Teams vielmehr um den Respekt zu den MitarbeiterInnen geht als um das Vorenthalten von Informationen und was das mit gutem Führungsverhalten zu tun hat, beleuchtet der folgende Beitrag.

Als ich zuletzt in einer Microsoft-365-Schulung nach einem Best Practice für die Kanalstruktur in Microsoft Teams gefragt wurde und mir der Teilnehmer den bisherigen Entwurf präsentierte, war ich kurz etwas sprachlos, weil diese genau dem entsprach, was wir nicht empfehlen. Aber gut, man lernt nie aus, dachte ich mir, man kann ja mal drüber nachdenken…

Microsoft Teams ist mindestens seit der Corona-Pandemie aus den meisten Büros nicht mehr wegzudenken und gerade durch die fehlende persönliche Nähe sollte das Tool so transparent wie möglich gestaltet werden und die Informationen in öffentlichen Teams und Kanälen bis auf Ausnahmefälle jedem zugänglich gemacht werden.

Welche Ausnahmefälle sind dies genau?

In einigen Abteilungen besteht sicherlich der Bedarf, sich innerhalb eines kleineren Kreises auszutauschen, zum Beispiel innerhalb einer Führungskräfterunde, in der auch hin und wieder sensiblere Informationen geteilt werden. Aber braucht diese Konstellation immer ein eigenes Team? Die klare Antwort lautet: Nein! Insofern es Sinn macht und einem Thema in einem bestehenden Team zugeordnet werden kann, sollte man aus Gründen der Übersichtlichkeit auf einen privaten Kanal zurückgreifen. Man wählt also explizit TeilnehmerInnen innerhalb eines Teams aus, die Zugang zu diesem Kanal haben und kann dort ungestört vom Rest des Teams zusammenarbeiten. Und das Beste ist: Dieser private Kanal ist für alle anderen unsichtbar, kein Grund also für schlechte Stimmung, dass womöglich etwas verheimlicht wird.

Aber Moment, bei Microsoft Teams geht es doch um Transparenz?!

Ja, geht es! Und genau deshalb bin ich bei dem oben genannten Schulungsteilnehmer auch zunächst stutzig geworden und musste überlegen, welche Strategie er genau mit dieser Kanalstruktur verfolgt, denn dort befanden sich fast ausschließlich private Kanäle.Nach einer Weile des Nachdenkens und einem kurzen Austausch dazu fand ich dieses Vorgehen jedoch ziemlich klug. Warum?

Komplexitätsreduktion als Zeichen von Respekt

In einer Welt der absoluten Überinformation auf allen Ebenen und in diversen Netzwerken fällt es uns am Arbeitsplatz auch nicht immer leicht, die wirklich wichtigen und für uns relevanten Informationen von den optionalen zu trennen. Das ist mit einem enormen Zeitverlust und – nicht zu verachten – einer gewissen Müdigkeit verbunden, dir wir womöglich alle nach diesem Jahr am Bildschirm im Homeoffice verspüren dürften. Wie wäre es also, wenn es jemanden gäbe, der nicht versucht, uns mit Informationen zu bombardieren, damit hoffentlich irgendetwas davon bei uns ankommt, sondern jemanden, der schon von Beginn an für uns selektiert, was wir wissen müssen und was nicht. Wäre das nicht eine enorme Erleichterung?

Genau das wird nämlich mit dem Prinzip der privaten Kanäle in Teams verfolgt: Ich kann als Führungskraft einschätzen, zu welchen Informationen und Dateien meine MitarbeiterInnen Zugriff haben müssen, die Kanalstruktur dementsprechend aufbauen und alle MitarbeiterInnen nur zu den Kanälen hinzufügen, die für sie relevant sind. Ich finde, das ist auf eine Art und Weise eine Handlung der Achtsamkeit und des Respekts gegenüber meinen MitarbeiternInnen. Und genau das ist eine Eigenschaft, die eine gute Führungskraft auszeichnet.

Und in einer Umgebung, in der ich weiß, dass mein Vorgesetzter oder meine Vorgesetzte solche Dinge im Blick hat, muss ich mir auch in der Regel keine Sorgen machen, dass etwas vor mir verheimlicht wird. Darüber informieren würde ich dennoch, sodass jedem klar ist, dass er nicht auf alle Kanäle Zugriff hat, dies aber auch nicht erforderlich ist.
Wie so oft sind private Kanäle in Teams also nichts anderes als eine Frage der guten Kommunikation!

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