Obwohl Microsoft Teams inzwischen schon für viele zum Standard-Tool bei der Arbeit im Mobile Office geworden ist, beschäftigt u. a. die Frage „Wie ändere ich den Hintergrund in Teams?“ noch immer viele NutzerInnen. Diese und weitere Fragen, die in der täglichen Nutzung von Teams auftreten, möchte ich in diesem Beitrag daher gerne einmal beantworten. Starten wir mit „Tipp Nr. 1“.
Tipp 1: Hintergrund ändern in Microsoft Teams
In Microsoft Teams kann man einfach den eigenen Hintergrund ändern und bei Bedarf sogar noch mit eigenen Bildern individualisieren. Tritt ein Teilnehmer oder eine Teilnehmerin einer Teams-Besprechung bei und aktiviert die Kamera, wird ein Bild des Teilnehmenden gezeigt. In der Bedienleiste am oberen Rand gibt es links neben dem Kamerasymbol „drei Punkte“.
Microsoft Teams Besprechung: Über die Schaltfläche mit den drei Punkten öffnet man die Hintergrundeinstellungen.
Klickt man auf diese „drei Punkte“, so öffnet sich ein Menü, in dem man etwas unterhalb der Mitte den Punkt „Hintergrundeffekte anwenden“ findet. Jetzt befindet man sich in der Schaltzentrale der Hintergrundoptionen. Durch einen einfachen Klick auf eines der Standardbilder können diese als Hintergrund ausgewählt werden. Alternativ kann auch die Option „Weichzeichnen“ ausgewählt werden, bei der der echte Hintergrund der Person verschwommen dargestellt wird.
Microsoft Teams Übersicht zu Bild-Optionen.
Vor dem Schließen des Menüs nicht vergessen, unten auf „Anwenden und Video aktivieren“ zu klicken. Über die Schaltfläche „+ Neuen hinzufügen“ kann auch eigenes Bildmaterial oder z. B. Bilder in CI-Farben des Unternehmens hochgeladen werden. Die minimale Größe der Bilder beträgt dabei 360 x 360 px und die maximale Größe 2.048 x 2.048 px. Als Dateitypen sind möglich: jpeg, jpg, png und bmp.
Tipp 2: Bildschirm teilen in einer Teams-Besprechung
Die Funktion „Bildschirm teilen“ ist sehr hilfreich in einem Onlinemeeting. Denn so können alle Teilnehmenden an der Besprechung gleichzeitig den Bildschirm der Person sehen, die ihren Bildschirm teilt und wissen genau, worüber gesprochen wird. Die Funktion ist wieder über die Bedienleiste am oberen Rand in der Teams-Besprechung erreichbar. Sie befindet sich direkt neben dem „Verlassen-Button“ und wird symbolisch durch einen kleinen Bildschirm mit Pfeil dargestellt.
Microsoft Teams Besprechung: Die Funktion „Bildschirm teilen“ ist über das Symbol „kleiner Bildschirm mit Pfeil“ erreichbar.
Im sich öffnenden Fenster kann man dann auswählen, welchen Bildschirm man – für den Fall, dass man mehrere Monitore benutzt – teilen möchte. Zusätzlich kann die Nutzerin bzw. der Nutzer beim Moderatormodus noch auswählen, ob sie bzw. er die reinen Inhalte teilen oder sich selbst mit dem Inhalt im Hintergrund zeigen möchte.
Microsoft Teams Besprechung: Moderatormodus mit Inhalt im Hintergrund und Referentin im Vordergrund.
Tipp 3: Chat-Funktionen in Microsoft Teams
Während eines Videocalls mit Microsoft Teams gleichzeitig die Chat-Funktion zu nutzen, kann praktisch sein, wenn man z. B. kurz einen Link teilen oder die wichtigsten Punkte des Austausches parallel für alle festhalten möchte. Die Chat-Funktion (symbolisiert durch eine Sprechblase) erreicht man über die zentrale Bedienleiste am oberen Rand.
Microsoft Teams Besprechungschat.
Es öffnet sich ein Fenster, in das dann jede und jeder TeilnehmerIn die eigenen Chat-Beiträge eingeben kann. Natürlich können im Chat, wie sonst auch, Social Icons und GIFs genutzt werden. Auch das Teilen von Dokumenten über die „Klammer“ ist einfach möglich.
Microsoft Teams Besprechung: Über das Symbol „Smiley und Hand“ sind die Social Icons erreichbar.
Tipp 4: Social Icons in Microsoft Teams Besprechung nutzen
Eine noch recht neue Funktion in Microsoft Teams Besprechungen sind die Social Icons. Mit diesen Icons kann man wie z. B. bei einem Facebook-Live-Event während eines Vortrages live seine Zustimmung äußern, in dem man applaudiert oder Smileys, „Daumen hoch“ und Herzen sendet. Dies gibt dem Vortragenden ein positives und motivierendes Feedback, ohne ihn oder sie zu unterbrechen. Durch Klick auf das „Handheben“-Symbol ganz rechts können Teilnehmende zudem signalisieren, dass sie einen Redebeitrag leisten wollen.
Microsoft Teams Besprechung: Über das Symbol „Smiley und Hand“ sind die Social Icons erreichbar.
Tipp 5: Menüpunkt „Aktivität“ in Microsoft Teams
Wir verlassen nun einmal das Microsoft Teams Meeting und schauen noch einmal kurz auf den Punkt „Aktivität“ in Teams, der durch eine Glocke dargestellt wird und sich oben links in der Teams Navigationsleiste befindet. Man sieht unter „Aktivität“ den Feed aller Benachrichtigungen aus Teams-Chats, an denen man beteiligt ist.
Microsoft Teams: Ansicht des Aktivitäten-Feeds
Über das Zahnrad-Symbol kann man die Benachrichtigungen konfigurieren. Dazu klickt der Nutzer bzw. die Nutzerin im Bereich „Chat“ auf „Bearbeiten“. Jetzt kann eingestellt werden, wie man über @Erwähnungen, Antworten sowie Likes und Reaktionen informiert werden möchte .
Microsoft Teams: Menü für benutzerdefinierte Einstellungen zu Chat-Benachrichtigungen.
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