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Know-how-Transfer mit Microsoft 365

Wie wird digitale Fitness aufrechterhalten? Wie gelingt Know-how-Transfer im Zeitalter des verteilten Arbeitens? Wie wird verstreutes Wissen gebündelt, gut aufbereitet, transparent und für andere Menschen nutzbar? In einem unserer Teams-Kanäle bin ich kürzlich auf folgenden Dialog gestoßen:

Was ist hier geschehen? Meine Kollegin Alana soll eine Aufgabe für einen Kunden erledigen. Dafür bittet sie um Unterstützung. Ihre Frage platziert sie in unserem öffentlichen Teams-Kanal – hier kann jeder, der es will, Mitglied werden und mitlesen. Alana stellt ihre Frage aber dennoch zielgerichtet an ihre unmittelbaren TeamkollegInnen – über den Tag „Team Comms. & Change“ und nicht etwa über das @mention „Allgemein“. So werden andere MitarbeiterInnen nicht gestört – und haben dennoch die Gelegenheit, von dem Dialog und dem Wissensaustausch in unserem Team zu profitieren.

Die Bereitschaft zur Hilfe ist da. Julia & Katrin bieten sie ganz konkret an – via Link mit weiterführendem Material und inspirierenden Beispielen sowie mit einem kurzen Gesprächsangebot inkl. Raum für Rückfragen. Zwischen Alanas Anfrage (10:17 Uhr) und der zufriedenstellenden Antwort (11:10 Uhr) sind weniger als eine Stunde vergangen. Alana kann danach produktiv weitermachen und fühlt sich „aufgeschlaut“.

Kommen wir noch kurz auf eine weitere Kollegin zu sprechen, die an diesem Dialog gar nicht unmittelbar beteiligt ist. Auf sie und ihre Erfahrungen bzw. ihren Yammer-Post wird nämlich verwiesen: Pia hat vor einiger Zeit in unserer virtuellen Yammer-Community „Methode“ eine kurze Anleitung bzw. ein „How to“ erstellt: „Handybildschirm in Workshops präsentieren“. Sie hat ihn vor über einem halben Jahr dort veröffentlicht. Nun ist der Zeitpunkt gekommen, wo er einen tollen, konkreten Nutzen stiftet. Pia und Alana sitzen weit voneinander entfernt, die eine Kollegin in Hamburg, die andere in Berlin. Ich fürchte, sie haben sich pandemiebedingt noch niemals persönlich treffen können … und doch arbeiten sie in diesem Moment remote zusammen und profitieren voneinander. Der Digitale Arbeitsplatz macht’s möglich.

Warum hat Pia im Sommer diesen Tipp gepostet? Das ist doch mit Mehrarbeit verbunden gewesen … Der Grund: Pias Commitment, ihr Spaß an neuen Lösungen und daran, nachahmenswerte Beispiele für andere zu teilen.

Die Learnings für den niedrigschwelligen Wissenstransfer mit Microsoft 365:

  1. Nutzen Sie Microsoft Teams als „operative Werkbank“, zur teaminternen Kommunikation und zur Bearbeitung Ihrer täglichen Aufgaben.
  2. Etablieren Sie Yammer als „Marktplatz der Ideen“ und Anlaufstelle Nr. 1 für Austausch von Wissen, Best Practices und Meinungen.
  3. Dateien, Vorlagen und Arbeitsbeispiele sind für alle MitarbeiterInnen verlässlich über SharePoint online verfügbar und können so rasch geteilt werden, um ihren Nutzen zu entfalten.
  4. Sein Wissen mit anderen zu teilen, ist nicht Last, sondern Lust. „Geben & Nehmen“ lautet die Erfolgsformel am digitalen Arbeitsplatz.
  5. „Öffentliche“ Kanäle und Communities schlagen „private“ und „geschlossene“. Unterstützen Sie Ihre MitarbeiterInnen dabei, digital fit und resilient zu bleiben: Was ist für meine Aufgaben relevant und was nicht? Wie intensiv will ich über neue Inhalte benachrichtigt werden, ohne dass ich mich dadurch belästigt fühle?

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