In vielen Unternehmen liegen Dokumente nach wie vor auf alten Fileservern: teils ungeordnet, doppelt gespeichert und fernab der modernen Kollaborationsmöglichkeiten. Doch das Ende klassischer Serverlandschaften ist längst eingeläutet. Denn cloudbasierte Systeme wie Microsoft 365 bieten nicht nur technischen Fortschritt, sondern auch enorme Potenziale für Zusammenarbeit, Effizienz und Nachhaltigkeit. Eine durchdachte Fileserver-Migration ist aber kein reines IT-Projekt, sondern es ist vielmehr ein strategischer Schritt in die Zukunft des digitalen Arbeitsplatzes. Wie das in der Praxis aussehen kann, möchten wir in diesem Magazin-Artikel erläutern.
Vom Server zur Cloud: Ein konsequenter Entwicklungsschritt
Wer heute mit Microsoft 365 arbeitet, nutzt meistens SharePoint, OneDrive und Teams in der täglichen Zusammenarbeit. Wenn das so ist, stellt sich aber folgende Frage: Warum weiterhin auf lokale Server setzen, wenn dieselben Dokumente in der Cloud deutlich flexibler, kostengünstiger und zukunftssicherer abgelegt werden können? Die Vorteile liegen klar auf der Hand:
- Zentraler Zugriff: Dokumente sind direkt in Microsoft Teams und SharePoint verfügbar.
- Kollaboration in Echtzeit: Paralleles Bearbeiten, Versionierung und Kommentierung – und das ohne E-Mail-Pingpong
- Kostenreduktion: Weniger Aufwand für Hardware, Wartung und Rechenzentrumsbetrieb
- Skalierbarkeit und Nachhaltigkeit: Der Cloud-Speicher wächst bei Bedarf mit.
Dokumenten-Lifecycle: Vom Entwurf bis zur Archivierung oder Löschung
Wenn man das Thema „Fileserver-Migration“ betrachtet, ist es wichtig, sich einen Überblick über die vorhandenen Daten zu verschaffen. Denn ein gut durchdachter Dokumenten-Lifecycle ist die Grundlage für eine strukturierte, nachhaltige und nutzerfreundliche Datenablage. Dabei geht es nicht nur um die technische Verschiebung von Dateien in die Cloud, sondern um einen vollständigen Prozess: vom ersten Entwurf über die kollaborative Bearbeitung im Team bis hin zur finalen Ablage, wie etwa als PDF im Intranet.
Moderne Plattformen wie Microsoft 365 ermöglichen diesen Lifecycle problemlos. Denn durch integrierte Versionierung entfällt die Notwendigkeit, unzählige Dateikopien zu speichern: Rohfassungen bleiben im Teamkontext bearbeitbar, während finale Dokumente gezielt veröffentlicht werden. Das schafft Transparenz, reduziert Redundanzen und bringt Struktur in den Umgang mit Unternehmenswissen.
Ein weiterer zentraler und oft unterschätzter Teil dieses Lifecycles ist das „Löschen“. Auch wenn sich einige Mitarbeitende aufgrund von Emotionen oder alten Gewohnheiten schwer damit tun, alte Dateien gehen zu lassen, ist es doch aus Sicht von Governance, Datenschutz und Speicherökonomie essenziell. Um Sorgen und Ängsten entgegenzuwirken, lassen sich klare Aufbewahrungsrichtlinien, automatisierte Löschprozesse und intelligente Archivlösungen nutzen, um den Umgang mit Daten regelkonform und sicher zu gestalten.
Migration erfolgreich durchführen: Menschen mitnehmen und die Technik folgt
Wie Sie lesen konnten, ist die Fileserver-Migration in die Cloud längst kein „Nice-to-have” mehr, sondern eine strategische Notwendigkeit für zukunftsfähige Unternehmen. Doch bei aller Begeisterung für die technischen Möglichkeiten darf eines nicht vergessen werden: Der Erfolg einer Migration steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeitenden.
Viele Beschäftigte haben über Jahre hinweg ihre eigenen Ordnerstrukturen entwickelt und der Wechsel in die Cloud kann zunächst Unsicherheiten hervorrufen. Deshalb ist es entscheidend, die Belegschaft von Anfang an einzubinden: durch transparente Kommunikation, gezielte Schulungen und vor allem durch das Eingehen auf Sorgen und Bedenken sowie das Aufzeigen konkreter Lösungen. Denn das schafft nicht nur Akzeptanz, sondern auch Begeisterung für neue Arbeitsweisen. Wenn die Beschäftigten erleben, wie viel einfacher die Zusammenarbeit wird, werden sie zu den besten Botschafterinnen und Botschaftern des Wandels.
